Genehmigungsprozesse für Krankheit und Atteste einrichten

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie für bestimmte Abwesenheiten (z.B. Krankheit) automatisiert Atteste anfragen und entsprechende Genehmigungsprozesse einstellen können. Dazu sehen wir uns zunächst an, wie Sie Atteste für eine Abwesenheit aktivieren, danach wie Sie den Genehmigungsprozess für das Attest anlegen und durchlaufen schlussendlich einen beispielhaften Prozess von der Anfrage bis zur Genehmigung.

Atteste für eine Abwesenheit aktivieren

Navigieren Sie in Ihrem Personio Account zu Einstellungen > Abwesenheit, wählen Sie eine Abwesenheitsart (z.B. Krankheit) aus und klicken Sie auf Editieren. Über das Auswählen der Checkbox Attest benötigt aktivieren Sie Atteste für diese Abwesenheit und können folgend einstellen, ab wie vielen (Krankheits-)Tagen ein Attest angefragt werden soll.

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Genehmigungsprozess einrichten

Sobald Sie Atteste für eine Abwesenheit aktiviert haben, wird Ihnen unter Einstellungen > Genehmigungen > Abwesenheit/{Abwesenheitsart} angezeigt, dass parallel zu einer Abwesenheitsanfrage nun auch eine Anfrage für ein Attest ausgelöst wird. Der Genehmigungsprozess für das Attest ist der gleiche wie der für die Abwesenheit. In folgendem Beispiel muss der im Mitarbeiterprofil eingetragene Vorgesetzte eine Anfrage für eine Krankheit und ein dazugehöriges Attest genehmigen. 

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Die Genehmigungsprozesse für die Abwesenheit und für das Attest sind die selben.

Die Genehmigung von Krankheitsperioden kann eher als Benachrichtigung über eine Abwesenheit gesehen werden, da i.d.R. krankheitsbedingte Abwesenheiten keiner Genehmigung unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass dem Mitarbeiter das Vorschlagsrecht unter dem Reiter Dokumente gegeben werden muss. Nur so stellen Sie sicher, das der Mitarbeiter sein Attest importieren kann.

 

Beispielhafter Ablauf einer Anfrage

In folgendem Beispiel beziehen wir uns auf die Einstellungen der obigen Screenshots. Der Mitarbeiter Ludwig Krause ist krank und übermittelt diese Information über Personio.

 

(1) Zunächst trägt der Mitarbeiter Ludwig Krause unter Mein Profil > Abwesenheiten einen Krankheitszeitraum ein.

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(2) Ludwig Krause erhält auf seinem Dashboard die Aufgabe ein Attest für den angegeben Zeitraum hochzuladen.

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Gleichzeitig erhält seine Vorgesetzte Emma Roth zwei ToDos, (a) eine Aufgabe zum Bestätigen der krankheitsbedingten Abwesenheit und (b) eine Information bzgl. des fehlenden Attests hierfür.

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(3) Ludwig Krause lädt nun, sobald er das Attest vorliegen hat, einen Scan oder ein Bild von dem Attest hoch. Das Attest wird in Ludwig Krause's Profil unter Dokumente > Atteste gespeichert.

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Auf seinem Dashboard erscheint eine Information, dass die Genehmigung hierfür noch aussteht.

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(4) Emma Roth sieht nun in Ihrem Dashboard, dass ein Attest hochgeladen wurde, kann sich dieses über die Vorschau ansehen und dann das Attest genehmigen.

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Damit ist der Prozess abgeschlossen und sowohl die Abwesenheit als auch das Attest wurden genehmigt. Natürlich lässt sich der Prozess so erweitern, dass bspw. auch die Personalabteilung Teil des Genehmigungsprozesses wird. Hierfür muss nur der Genehmigungsprozess selbst angepasst werden. 

Damit eine Attest Anfrage ausgelöst wird, muss die Abwesenheit am Stück eingetragen werden. Sollte ein Mitarbeiter bspw. 3 Tage krank sein und die Tage einzeln anfragen, wird keine Attest ausgelöst (wenn eingestellt ist, dass ein Attest ab 3 Tagen angefragt werden soll).

In folgendem Fall wird eine Attest Anfrage ausgelöst (bei Attest ab 3 Tagen).

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 In folgendem Fall wird keine Attest Anfrage ausgelöst (bei Attest ab 3 Tagen).

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