Genehmigungsprozesse für Krankheit und Atteste einrichten

 

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie für bestimmte Abwesenheiten (z. B. Krankheit) automatisiert Atteste anfragen und entsprechende Genehmigungsprozesse einstellen können. Dazu sehen wir uns zunächst an, wie Sie Atteste für eine Abwesenheit aktivieren, danach wie Sie den Genehmigungsprozess für das Attest anlegen und durchlaufen schlussendlich einen beispielhaften Prozess von der Anfrage bis zur Genehmigung.

 

Atteste für eine Abwesenheit aktivieren

Navigieren Sie in Ihrem Personio Account zu Einstellungen > Abwesenheit, wählen Sie eine Abwesenheitsart (z. B. Krankheit) aus und klicken Sie auf Editieren. Über das Auswählen der Checkbox Attest benötigt aktivieren Sie Atteste für diese Abwesenheit und können folgend einstellen, ab dem wievielten (Krankheits-)Tag ein Attest angefragt werden soll.

Tragen Sie beispielsweise 3 Abwesenheitstage ein, so wird der Mitarbeiter ab dem dritten Abwesenheitstag (nach Tag zwei, also am Morgen des dritten Tages) aufgefordert das Attest hochzuladen. Das Wochenende wird in der Berechnung nicht inkludiert.

Approval-Activate_de.png

 

Genehmigungsprozess einrichten

Sobald Sie Atteste für eine Abwesenheit aktiviert haben, wird Ihnen unter Einstellungen > Genehmigungen > Abwesenheit / "Abwesenheitsart" angezeigt, dass parallel zur Abwesenheitsanfrage nun auch ein Genehmigungsprozess für ein Attest ausgelöst wird. Dies geschieht automatisch, sobald die in den Einstellungen definierte Attest-Frist abgelaufen ist. Der Prozess beinhaltet grundsätzlich die gleichen Genehmigungsschritte wie der entsprechende Abwesenheitsprozess.

Im ersten Schritt wird allerdings zunächst der Mitarbeiter selbst über sein Dashboard (Meine Aufgaben) aufgefordert, ein Attest hochzuladen. Der Genehmigende (also z. B. der Vorgesetzte) erhält parallel eine Dashboard-Information, dass ein Attest für den Mitarbeiter aussteht. Sobald der Mitarbeiter sein Attest in Personio hochgeladen hat, erhält der Genehmigende eine entsprechende Information und kann das Attest nun prüfen und genehmigen (oder ablehnen).

Approval_Activateapproval_de.png

Die Genehmigung von Krankheitsperioden kann eher als Bestätigung der Kenntnisnahme über eine Abwesenheit gesehen werden, da i. d. R. krankheitsbedingte Abwesenheiten keiner Genehmigung unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass dem Mitarbeiter das Vorschlagsrecht unter dem Reiter Dokumente gegeben werden muss. Nur so stellen Sie sicher, das der Mitarbeiter sein Attest importieren kann.

 

Beispielhafter Ablauf einer Anfrage

In folgendem Beispiel beziehen wir uns auf die Einstellungen der obigen Screenshots. Der Mitarbeiter Ludwig Krause ist krank und übermittelt diese Information über Personio.

 

(1) Zunächst trägt der Mitarbeiter Ludwig Krause unter Mein Profil > Abwesenheiten einen Krankheitszeitraum ein.

Approval-Example_de.png

(2) Ludwig Krause erhält auf seinem Dashboard die Aufgabe ein Attest für den angegebenen Zeitraum hochzuladen.

Approval-Example2_de.png

Gleichzeitig erhält seine Vorgesetzte Emma Roth zwei ToDos, (a) eine Aufgabe zum Bestätigen der krankheitsbedingten Abwesenheit und (b) eine Information bzgl. des fehlenden Attests hierfür.

Approval-Example3_de.png

(3) Ludwig Krause lädt nun, sobald er das Attest vorliegen hat, einen Scan oder ein Bild von dem Attest hoch. Das Attest wird in Ludwig Krauses Profil unter Dokumente > Atteste gespeichert.

Approval-Example4_de.png

Auf seinem Dashboard erscheint eine Information, dass die Genehmigung hierfür noch aussteht.

Approval-Example5_de.png

(4) Emma Roth sieht nun in Ihrem Dashboard, dass ein Attest hochgeladen wurde, kann sich dieses über die Vorschau ansehen und dann das Attest genehmigen.

Approval-Example6_de.png

Damit ist der Prozess abgeschlossen und sowohl die Abwesenheit als auch das Attest wurden genehmigt. Natürlich lässt sich der Prozess so erweitern, dass bspw. auch die Personalabteilung Teil des Genehmigungsprozesses wird. Hierfür muss nur der Genehmigungsprozess selbst angepasst werden.

Damit eine Attest-Anfrage ausgelöst wird, muss die Abwesenheit am Stück eingetragen werden. Sollte ein Mitarbeiter bspw. 3 Tage krank sein und die Abwesenheit pro Tag einzeln eintragen, wird der Attest-Prozess nicht ausgelöst (wenn eingestellt ist, dass ein Attest ab 3 Tagen angefragt werden soll).

In folgendem Fall wird eine Attest-Anfrage ausgelöst (bei Attest ab 3 Tagen):

Approval-Example7_de.png

In folgendem Fall wird keine Attest-Anfrage ausgelöst (bei Attest ab 3 Tagen).

Approval-Example8_de.png

 

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