Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Personio einen Workflow einrichten, damit Mitarbeitende bei der Beantragung bestimmter Abwesenheiten automatisch aufgefordert werden, einen Nachweis hochzuladen (z. B. ein ärztliches Attest bei Abwesenheit im Krankheitsfall).

Was ist ein Genehmigungs-Workflow mit Nachweisanforderung?

Ein Genehmigungs-Workflow ist eine Folge von Genehmigungsschritten, die nacheinander abgeschlossen werden müssen.

Genehmigungs-Workflows sind hilfreich für Unternehmensprozesse wie die Beantragung von Abwesenheitstagen wegen Krankheit; diese sehen häufig vor, dass nach einer bestimmten Anzahl von Tagen ein ärztliches Attest hochgeladen werden muss.

Um die Nachweisanforderung in einen bestehenden Genehmigungs-Workflow für eine Abwesenheit aufzunehmen, gehen Sie wie folgt vor.

Hinweis:
Damit Mitarbeitende im Rahmen eines Workflows eine Bescheinigung hochladen können, müssen Sie ihnen für den Reiter Dokumente das Vorschlagsrecht einräumen.

Einrichtung des Genehmigungs-Workflows mit Nachweisanforderung

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit, wählen Sie die Abwesenheitsart aus (z. B. „Krankheitsfall“) und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Unter Nachweis und Vertretung klicken Sie auf Nachweis und geben Sie ein, nach wie vielen Tagen ein Nachweis angefordert werden soll.
   

   Tipp:
   Wenn Sie 3 Abwesenheitstage eintragen, wird der Mitarbeitende am dritten Abwesenheitstag (nach Tag zwei, am Morgen des dritten Tages) aufgefordert, das Attest hochzuladen. Das Wochenende wird in der Berechnung nicht inkludiert.

   Hinweis:
   Die Nachweisbenachrichtigung wird ausgelöst, wenn die Anzahl der Abwesenheitstage die Anforderungen zum Nachweis überschreitet. Dies funktioniert unabhängig davon, ob die Abwesenheit als einzelne Tage oder als ein Zeitraum eingegeben wurden.

3. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Genehmigungen > [Abwesenheitsart], um den Genehmigungs-Workflow einzurichten. Sie haben die Möglichkeit, entweder einen Standard-Workflow für Genehmigungen oder einen speziellen Regelsatz zu erstellen oder zu aktualisieren.
4. Sobald eine Abwesenheit beantragt wurde und der Zeitraum verstrichen ist, nach dem ein Nachweis erforderlich ist, wird die Nachweisanforderung automatisch ausgelöst (Voraussetzung ist, dass die Abwesenheit als eine einzelne Abwesenheitsperiode erfasst wurde).
5. Mitarbeiter können den Nachweis dann jederzeit hochladen, indem sie unter Mein Profil > Abwesenheit auf den entsprechenden Abwesenheitszeitraum klicken.
   

   Hinweis
   Bei Abwesenheit wegen Krankheit und ärztlichem Attest: Sind Sie ein in Deutschland ansässiger Personio-Kunde, dann brauchen Ihre gesetzlich oder anderweitig (nicht privat) krankenversicherten Mitarbeitenden ärztliche Atteste nicht manuell in Personio hochzuladen. Eine digitale Version der Bescheinigung (eAU) wird automatisch an die Krankenkasse der Mitarbeitenden übermittelt, und Sie brauchen sie nur manuell oder automatisch (über die DATEV-Integration) abzurufen. Wenn Sie die DATEV-Integration aktiviert haben, können Sie den Status der eAU-Bescheinigung des Mitarbeitendens unter dem entsprechenden Abwesenheitszeitraum überprüfen.