Kalender verwalten und exportieren

 

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Informationen Ihren Mitarbeitern in den unterschiedlichen Ansichten des Unternehmenskalenders zur Verfügung stehen und wie Sie die freigegebenen Kalender beeinflussen und exportieren können.

Der Unternehmenskalender von Personio bietet Ihnen zwei Ansichten: Den globalen Abwesenheitskalender und den Events Kalender. Sobald Sie in der linken Hauptnavigationsleiste auf das Kalendersymbol klicken, erscheint der globale Abwesenheitskalender. Über die Buttons rechts oben können Sie anschließend zum Events Kalender wechseln.

 

Der Abwesenheitskalender

Über den globalen Abwesenheitskalender erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter einen Überblick über die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Die Zugriffsrechte des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterrolle legen dabei fest, welche Daten angezeigt werden und ob die Darstellung der im Unternehmen definierten Abwesenheitsarten einzeln oder zusammengefasst erfolgt. Weitere Informationen zum Festlegen der Zugriffsrechte auf den Kalender und den Einstellungsoptionen finden Sie in unserem Artikel Aggregierten Abwesenheitskalender konfigurieren

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Die Mitarbeiterliste ist alphabetisch nach Vornamen sortiert und zeigt jeweils den angemeldeten Mitarbeiter an erster Stelle. Sie haben die Möglichkeit, nach Gesellschaft, Standort, Abteilung und Team zu filtern.

Darüber hinaus können Sie sich über einen Filter nach dem Status auch nur die Mitarbeiter anzeigen lassen, die heute abwesend sind oder Abwesenheiten geplant haben. Das Eingabefeld Mitarbeiter suchen oder hinzufügen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Filterauswahl um bestimmte Mitarbeiter zu erweitern. 

Klicken Sie auf den "Weitere Optionen"-Button (drei Pünktchen), um direkt ein Abwesenheitsantrag zu stellen oder in den eigenen Abwesenheitskalender zu wechseln. 

Durch einen Klick auf den Balken, der die Abwesenheit im Kalender markiert, wird ein Einschub mit detaillierten Informationen zur betreffenden Abwesenheit geöffnet. 

 

Erweiterte Funktionen des Abwesenheitskalenders 

Administratoren, sowie anderen Mitarbeiterrollen mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf den Kalender, stehen umfangreichere Optionen zur Verfügung.

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Zusätzlich zu den Mitarbeiterfiltern besteht die Möglichkeit, sich gezielt nur bestimmte Abwesenheitsarten anzeigen zu lassen. Mitarbeiter, die in einen Genehmigungsprozess involviert sind, können Anfragen (gerahmte Markierungen) direkt im Kalender bearbeiten: Über das Feld Ausstehende Anfragen können diese innerhalb eines Einschubs bestätigt oder abgelehnt werden.

Durch einen Klick auf die gerahmte Markierung direkt im Kalenderblatt öffnet sich ebenfalls ein Einschub, der Ihnen eine Detailansicht der betreffenden Anfrage zeigt und die Option bietet diese zu bestätigen bzw. abzulehnen.

 

Der Events Kalender 

Im Events Kalender haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, abhängig von den Zugriffsrechten der zugeordneten Rollen, Termine für die auf der linken Seite aufgeführten Ereignisse einzusehen. Per Klick auf die Kalendernamen können diese ein- oder ausgeblendet werden. Darüber hinaus besteht die Option nach Standort, Abteilung und Team zu filtern.

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Mein Kalender beinhaltet Erinnerungen, Performance Termine und Recruiting-Termine des jeweiligen Mitarbeiters. Weiterhin können Ihre Mitarbeiter via Klick auf die entsprechenden Buttons zwischen den Ansichten Monatlich und Jährlich wählen.

 

Kalender exportieren

Um Ihren Personio Kalender zu einer externen Applikation wie z. B. Google Kalender zu exportieren, navigieren Sie in einer der Kalenderansichten auf Export.

Kopieren Sie anschließend den Link unter "Link zum Kalender" und fügen Sie diesen als neuen Kalender in Outlook oder Google Kalender hinzu.

Der Personio Kalender-Export ist so angelegt, dass alle angehakten Abwesenheitsarten in der externen Applikation über einen gemeinsamen Kalender dargestellt werden. Dabei wird pro Abwesenheitseintrag sowohl der entsprechende Mitarbeitername als auch der Name der jeweiligen Abwesenheit angezeigt (z.B. "[Bezahlter Urlaub] Max Mustermann").

Sollte es gewünscht sein, die exportierten Abwesenheitskalender differenziert aktivieren und ausblenden zu können, gibt es die Möglichkeit diese einzeln zu exportieren. Dazu muss jede gewünschte Abwesenheitsart einzeln ausgewählt und als separater Kalender (Link) in die externe Applikation eingefügt werden:

ical-export_de.png

Der exportierte Kalender wird automatisch synchronisiert, da Ihre Kalenderapplikation über den bereitgestellten Link, in regelmäßigen Abständen den aktuellen Stand des Kalenders bei Personio abfragt.

Welche Kalender dem Mitarbeiter für den Export zur Verfügung stehen, entscheiden Sie bei der Konfiguration der Kalenderzugriffsrechte pro Mitarbeiterrolle. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

 

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