Kalender verwalten und exportieren

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Informationen Ihren Mitarbeitern in den unterschiedlichen Ansichten des Unternehmenskalenders zur Verfügung stehen und wie sie die freigegebenen Kalender beeinflussen und exportieren können. 

 

Der Events Kalender 

Der Unternehmenskalender von Personio bietet Ihnen zwei Ansichten. Im Events Kalender haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, abhängig von den Zugriffsrechten der zugeordneten Rollen, in der Ansicht Termine ein- oder auszublenden. Darüber hinaus besteht die Option nach Standort, Abteilung und Team zu filtern. 

Sehen Sie im folgenden Ausschnitt, dass Mein Kalender und Feiertage/Standort eingeblendet sind, der Kalender Geburtstage jedoch nicht: 

Events_Kalender.png

Mein Kalender beinhaltet Erinnerungen, Performance Termine und Recruiting Termine des jeweiligen Mitarbeiters. Weiterhin können Ihre Mitarbeiter via Klick auf die entsprechenden Buttons zwischen den Ansichten Monatlich und Jährlich wählen. 

Sehen Sie hier einen Ausschnitt, welcher die jährliche Ansicht zeigt: 

J_hrlich_2.PNG

 

Der Abwesenheitskalender

Neben dem Events Kalender erhalten Ihre Mitarbeiter in der Ansicht Abwesenheiten einen Überblick über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter. Abhängig von den Zugriffsrechten des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterrolle, werden die im Unternehmen definierten Abwesenheitsarten einzeln oder zusammengefasst dargestellt. Weitere Informationen zum Festlegen der Zugriffsrechte auf den Kalender und den Einstellungsoptionen finden Sie in unserem Artikel Aggregierten Abwesenheitskalender konfigurieren

Abwesenheitskalender.png

Die Mitarbeiterliste ist alphabetisch nach Vornamen sortiert und zeigt jeweils den angemeldeten Mitarbeiter an erster Stelle. Wie im Events Kalender besteht auch hier die Möglichkeit nach Gesellschaft, Standort, Abteilung und Team zu filtern. Darüber hinaus können Sie sich über einen Filter nach dem Status auch nur die Mitarbeiter anzeigen lassen, die heute abwesend sind oder Abwesenheiten geplant haben. Durch Klick auf den Weitere Optionen Button (drei Pünktchen) kann direkt in den eigenen Abwesenheitskalender gewechselt werden, um dort eine Abwesenheitsanfrage zu stellen.

Zu_meinen_Abwesenheiten.png

Darüber hinaus wird durch einen Klick auf den Balken, der die Abwesenheit im Kalender markiert, ein Einschub mit detaillierten Informationen zur betreffenden Abwesenheit geöffnet.

Einschub_Abwesenheit.png

 

Erweiterte Funktionen der Kalenderansicht Abwesenheiten

Administratoren, sowie anderen Mitarbeiterrollen mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf den Kalender, stehen umfangreichere Optionen zur Verfügung.

Abwesenheitsansicht_mit_Kalender.png

Zusätzlich zu den Mitarbeiterfiltern besteht die Möglichkeit, sich gezielt nur bestimmte Abwesenheitsarten anzeigen zu lassen. Außerdem können alle noch nicht genehmigten Anfragen über das Feld Ausstehende Anfragen innerhalb eines Einschubs bestätigt oder abgelehnt werden.

Ausstehende_Anfragen.png

Durch einen Klick auf die gerahmte Markierung direkt im Kalenderblatt öffnet sich ebenfalls ein Einschub, der Ihnen eine Detailansicht der betreffenden Anfrage zeigt und die Option bietet diese zu bestätigen bzw. abzulehnen.

Anfrage_besta_tigen.png

 

Kalender exportieren

Um Ihren Personio Kalender zu einer externen Applikation wie z.B. Google Kalender zu exportieren, navigieren Sie in einer der Kalenderansichten auf Export

Kopieren Sie anschließend den Link unter "Link zum Kalender" und fügen Sie diesen als neuen Kalender in Outlook oder Google Calendar hinzu. 

Der Personio Kalender-Export ist so angelegt, dass alle angehakten Abwesenheitsarten in der externen Applikation über einen gemeinsamen Kalender dargestellt werden. Dabei wird pro Abwesenheitseintrag sowohl der entsprechende Mitarbeitername als auch der Name der jeweiligen Abwesenheit angezeigt (z.B. "[Bezahlter Urlaub] Max Mustermann").

Sollte es gewünscht sein, die exportierten Abwesenheitskalender differnziert aktivieren und ausblenden zu können, gibt es die Möglichkeit diese einzeln zu exportieren. Dazu muss jede gewünschte Abwesenheitsart einzeln ausgewählt und als separater Kalender (Link) in der externen Applikation hinzugefügt werden:

iCal_Export.png

Der exportierte Kalender wird automatisch synchronisiert, indem Ihre Kalenderapplikation über den bereitgestellten Link, in regelmäßigen Abständen den aktuellen Stand des Kalenders bei Personio abfragt.

Welche Kalender dem Mitarbeiter für den Export zur Verfügung stehen, entscheiden Sie bei der Konfiguration der Kalenderzugriffsrechte pro Mitarbeiterrolle. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

 

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