Der Personio-Assistent ist ein KI-gestützter, in Personio integrierter Chatbot. Er bietet datengesteuerte Einblicke in Ihr Unternehmen, beantwortet Fragen zu Personio und verbessert so Ihr Erlebnis des HR-Managements. Der Personio-Assistent kann dabei helfen, Trends zu erkennen, Problembereiche aufzuzeigen und Wege zur Verbesserung Ihrer HR-Praxis vorzuschlagen, indem er als Partner für eine Vielzahl Ihrer HR-Aufgaben fungiert.
Der Zugriff auf diese Funktion wird für Kunden schrittweise eingeführt. Wenn Sie sofortigen Zugriff wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Account-Manager.
Funktionen
Analysen und Berichte
Der Personio-Assistent ruft relevante HR-Daten und Analysen ab und ermöglicht so Folgendes:
- Bereitstellung umsetzbarer Erkenntnisse, die Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen für Ihre HR-Strategie zu treffen.
- Erstellung individueller Berichte mit interaktiven Diagrammen oder Tabellen, die Sie teilen können.
- schnellere Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Ihren Mitarbeitenden.
- Unterstützung bei Folgeaufgaben wie dem Erstellen von E-Mails oder Postings in sozialen Medien auf der Basis der bereitgestellten Daten.
Der Personio-Assistent nutzt in Personio verfügbare Attribute und Daten, um verschiedenste Einblicke zu liefern, u. a.:
- Metriken zur Belegschaft (Mitarbeitendenzahl, Standortverteilung)
- Abgang und Fluktuation von Mitarbeitenden
- Mitarbeitendenbindung und Betriebszugehörigkeit
- Abwesenheitsquoten
- Kapazitäts- und Ressourcenverteilung
- Gehälter und Vergütungen
Hier finden Sie eine Liste mit Beispielfragen, die Sie dem Personio-Assistenten stellen können.
Hinweis
Der Personio-Assistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase und kann Fehler machen. Überprüfen Sie daher immer die Antworten. Ihr Feedback ist wertvoll und hilft uns, die Funktion zu verbessern.
Personio-Support
Mit einer fundierten Kenntnis der Fähigkeiten von Personio kann der Assistent:
- Fragen zu den Funktionen von Personio und ihrer Nutzung beantworten.
- die Behebung von Problemen in Personio mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Kurzinformationen aus dem Helpcenter unterstützen.
- Links zu weiterführenden Ressourcen bereitstellen.
Der Personio-Assistent hat weder direkten Zugriff auf umfassendes HR-Wissen noch die Möglichkeit, HR-Themen selbstständig zu recherchieren. Er verfügt nicht über detaillierte, landesspezifische Kenntnisse der HR-Gesetze, Vorschriften und Best Practices und kann die Heranziehung realer HR-Fachleute, arbeitsrechtlicher Ressourcen oder maßgeblicher staatlicher Quellen nicht ersetzen.
Personio-Assistent
Zugriff auf den Personio-Assistenten
Der Personio-Assistent wird schrittweise für Kunden eingeführt, die sich für das neue Personio entscheiden. Für bestimmte Kunden, die sich für diese Option entscheiden, wird die Funktion sofort aktiviert. Wenn Sie sich für diese Option entschieden haben und den Personio-Assistenten nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Account-Manager, um Zugriff zu erhalten.
| Administratoren |
Nach der Einführung wird der Personio-Assistent automatisch für Admins aktiviert, die sich für das neue Personio-Erlebnis angemeldet haben.
|
| Nicht-Admins |
Nicht-Admins können nicht auf den Personio-Assistenten zugreifen. Ein Admin muss den Zugriff für sie anhand der folgenden Schritte aktivieren:
- Navigieren Sie zu Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte.
- Aktivieren Sie Ansichtsrechte unter Konfigurationen > Personio-Assistent.
|
Hinweis
Die in den Antworten bereitgestellten Daten sind durch die Zugriffsrechte von Nutzenden begrenzt, die auf Attributsebene eingerichtet werden. Admins können möglicherweise auf erweiterte Analysen und Berichtsfunktionen zugreifen, während andere Nutzende eventuell auf einfachere Support- und Anleitungsfunktionen beschränkt sind. Ziehen Sie daher in Betracht, den Personio-Assistenten für Personalverantwortliche und leitende Führungskräfte zu aktivieren.
Nutzung des Personio-Assistenten
- Wählen Sie in der Navigationsleiste Assistent aus.
- Geben Sie eine Frage in das Textfeld ein und prüfen Sie die Antwort.
- Wählen Sie je nach der Antwort eine der folgenden Optionen:
- Geben Sie Feedback, indem Sie auf das Daumen-hoch- oder Daumen-runter-Symbol klicken.
- Bei Antworten zu Einblicken können Sie mit den visuellen Elementen interagieren.
- Prüfen Sie bei Fragen zum Support die verlinkten Quellen, um weitere Informationen zu erhalten.
- Fassen Sie optional mit zusätzlichen Fragen nach.
- Fordern Sie weitere Details zur Antwort an.
- Fordern Sie den Assistenten auf, Nachrichten mit den bereitgestellten Informationen zu verfassen (Slack-Posts, Social-Media-Beiträge, Entwürfe von Folienpräsentationen).
Tipp
Um den Chat zu löschen, klicken Sie auf das Stiftsymbol oben im Fenster des Personio-Assistenten.
Berichte und visuelle Elemente
Sie können mit Berichten und visuellen Elementen interagieren, die vom Personio-Assistenten erstellt werden:
- Laden Sie visuelle Elemente als .png- oder .csv-Datei herunter und teilen Sie sie.
- Ändern Sie das Diagrammformat.
- Filtern und sortieren Sie Tabellen.
- Erweitern Sie Elemente, um eine detailliertere Ansicht zu erhalten.
- Fahren Sie mit der Maus über visuelle Elemente, um mehr Kontext zu erhalten.
- Klicken Sie auf das Daumen-hoch- oder Daumen-runter-Symbol, um Feedback zur Antwort zu geben.
Support-Fragen zu Personio
Abmeldung vom Personio-Assistenten
Wenn Sie sich vom Personio-Assistenten abmelden möchten, müssen Sie das neue Personio ablehnen. Dadurch werden alle anderen Funktionen, die mit dem neuen Personio verbunden sind, entfernt.
Beispielfragen, die Sie dem Personio-Assistenten stellen können
| Metriken |
Beispielfrage |
| Abwesenheitsquoten |
Wie hoch ist die durchschnittliche Anzahl an Abwesenheitstagen nach Stellenbezeichnung in diesem Quartal?
|
| Mitarbeitendenfluktuation |
Wie hoch war die Fluktuationsrate nach Führungskraft im vergangenen Jahr?
|
| Mitarbeitendenzahl |
Wie hat sich unsere Mitarbeitendenzahl nach Abteilung in den letzten 6 Monaten verändert?
|
| Einstellung |
Wie viele Bewerbungen haben wir nach Abteilung im letzten Quartal erhalten?
|
| Gehälter und Vergütungen |
Was ist die durchschnittliche Grundvergütung nach Stellenebene?
|
| Betriebszugehörigkeit |
Was ist die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit nach Standort?
|
| Wochenstunden |
Wie hoch sind die durchschnittlichen Wochenstunden nach Beschäftigungsstatus?
|
Daten und Datenschutz
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert der Personio-Assistent?
Der Personio-Assistent nutzt maschinelles Lernen und Large Language Models (LLMs), um Abfragen in mehreren Sprachen zu verstehen, Zugriff auf die richtigen Daten zu erhalten, die Sie zur ausführlichen Beantwortung Ihrer Frage benötigen, und anschließend eine Antwort, Einblicke und ein relevantes Diagramm bereitzustellen.
Was sind Eingabedaten?
„Eingaben“ sind Fragen oder Informationen, die personenbezogene Daten enthalten können, die der Kunde zur Verarbeitung an den Personio-Assistenten übermittelt hat.
Was sind Ausgabedaten?
„Ausgaben“ sind alle Antworten, die vom Personio-Assistenten generiert und dem Kunden aufgrund der Nutzung des Personio-Assistenten und der bereitgestellten Eingaben angezeigt werden. Sie können personenbezogene oder geschäftliche Daten oder andere dem Personio-Assistenten in Form von Eingaben gestellte Fragen beinhalten.
Auf welche Daten greift der Personio-Assistent in Personio zu?
Der Personio-Assistent greift nur auf Daten zu, die in Personio hochgeladen und für Berichtszwecke genutzt werden. Der Personio-Assistent nutzt auch die mit den Eingaben bereitgestellten Informationen.
Erfüllt der Personio-Assistent die in Personio eingerichteten Zugriffsanforderungen?
Ja. Der Personio-Assistent setzt Zugriffsanforderungen so durch, wie sie in Personio eingerichtet sind. Personio nutzt hierfür die vorhandene Verwaltung von Zugriffsrechten (ARM) entsprechend den bestehenden Services, wie z. B. Analysen und Berichte. Jeder API-Abruf gibt nur Daten zurück, die dieser spezifischen Kombination aus nutzender Person und Unternehmens-ID entsprechen. Anders ausgedrückt: Ein Admin, der das Wachstum der Mitarbeitendenzahl abfragt, sieht das ganze Unternehmen, während eine Führungskraft nur die Neuzugänge/Abgänge ihres Teams sieht und Mitarbeitende ohne Zugriffsrechte auf Analysen und Berichte keine Antwort erhalten.
Wem gehören die personenbezogenen Daten und die vom Personio-Assistenten erstellten Ergebnisse?
Alle Ausgaben, die vom Personio-Assistenten generiert und dem Kunden aufgrund der Nutzung des Personio-Assistenten und der bereitgestellten Eingaben angezeigt werden, sind Kundendaten. Sie können Daten oder andere dem Personio-Assistenten in Form von Eingaben gestellte Fragen beinhalten.
Wie ist der Personio-Assistent technisch eingerichtet?
Personio nutzt für die Bearbeitung von Anfragen, die Kunden an den Personio-Assistenten senden, ein LLM-Modell. Das LLM-Modell wird von Personio auf seinen AWS-Servern in der EU unter Verwendung von AWS BedRock gehostet. Weitere Angaben zur technischen Einrichtung entnehmen Sie bitte dem nachstehenden Ablaufdiagramm.
Ist die Nutzung des Personio-Assistenten verpflichtend?
Für die Beta-Version ist die Nutzung des Personio-Assistenten optional. Der Personio-Assistent wird später eventuell als Funktion der Core-Produkte, die Personio Kunden anbietet, obligatorisch.
Hat Personio einen AVV mit AWS BedRock abgeschlossen?
Die Nutzung von AWS BedRock ist bereits durch die bestehenden Standardvertragsklauseln zwischen Personio und AWS Sarl abgedeckt. Die Informationen für AWS Sarl als Unterauftragsverarbeiter in Personio wurden nun auch um „LLM Hosting“/„AWS Bedrock“ ergänzt.
Warum wurden Kunden nicht über diesen neuen Unterauftragsverarbeiter AWS Bedrock informiert?
Gemäß Klausel 7.3 unseres AVV ist Personio verpflichtet, Kunden 14 Tage vor einer Änderung über die Entfernung oder das Hinzufügen eines neuen Unterauftragsverarbeiters zu informieren. Im Fall von AWS BedRock ist dies ein bestehender Unterauftragsverarbeiter, daher war keine Benachrichtigung im Rahmen dieser Bestimmungen erforderlich. Personio nutzt lediglich einen Service, der bereits in der Servicevereinbarung zwischen AWS Sarl und Personio enthalten ist.
Verlassen die Daten die EU?
Nein. Das vom Personio-Assistenten verwendete LLM wird von Personio auf eigenen AWS-Servern mit BedRock gehostet. Es gelten derselbe Standort und Hosting-Bereich wie für AWS.
Kann ich mich vom Personio-Assistenten abmelden?
Ja, Sie können sich vom Personio-Assistenten abmelden. Um sich vom Personio-Assistenten abzumelden, können Sie den Q1-Zeitpunkt ablehnen oder den Personio-Assistenten in den Einstellungen unter Zugriffsrechte deaktivieren.
Speichern AWS BedRock oder das LLM-Modell personenbezogene Daten?
Nein. Personenbezogene Daten werden weder von AWS BedRock noch vom LLM-Modell gespeichert. Für AWS BedRock gilt eine Null-Speicher-Richtlinie.
Werden unsere personenbezogenen Daten für Trainingszwecke verwendet?
Nein. Von Kunden erstellte Eingabe- und Ausgabedaten werden weder von Personio noch von Dritten für Trainingszwecke genutzt. Eingabe- und Ausgabedaten werden auch nicht an Dritte weitergegeben, außer an AWS BedRock.
Speichert Personio Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Personio-Assistenten?
Ja. Personio speichert Eingabe- und Ausgabedaten zur Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Dienstleistungen. Dies dient keinen Trainingszwecken. Wenn Kunden nicht möchten, dass Personio ihre Eingabe- und Ausgabedaten zur Qualitätssicherung verwendet, können sie sich diese Nutzung ablehnen.
Unterliegt der Personio-Assistent den Anforderungen des KI-Gesetzes der EU?
Der Personio-Assistent ist nicht als Hochrisikosystem im Sinne des EU-KI-Gesetzes einzustufen. Der Personio-Assistent gilt jedoch als „KI-System mit begrenztem Risiko“, d. h. als KI-Anwendung wie Chatbots oder die Erstellung von Inhalten. Dass Personio zur Bereitstellung dieser Funktion LLM nutzt, beeinflusst diese Einstufung nicht. Personio passt lediglich das LLM-Modell an, erstellt aber kein eigenes LLM, das von Personio-Kunden genutzt wird. Daher muss Personio die Transparenzanforderungen des EU-KI-Gesetzes einhalten.
Trifft der Personio-Assistent Entscheidungen für mich?
Nein, es gibt keine ausschließlich auf KI basierende Entscheidungsfindung. Wir stellen Einblicke und Informationen nur als unterstützendes Tool für Mitarbeitende bereit, damit sie bessere Entscheidungen treffen können, aber alle Entscheidungen werden von Menschen getroffen.
Bestehen besondere datenschutzrechtliche Anforderungen?
Nein. Der zwischen dem Kunden und Personio abgeschlossene AVV bleibt in vollem Umfang anwendbar. Der Kunde fungiert als Verantwortlicher und Personio als Auftragsverarbeiter.
Wer ist für die Richtigkeit der ausgegebenen Daten verantwortlich?
Der Personio-Assistent greift nur auf Daten zu, die von Kunden bereitgestellt und in Personio hochgeladen wurden. Daher sind allein die Kunden dafür verantwortlich, dass die Daten, mit denen der Personio-Assistent Ausgaben erstellt, korrekt sind. Alle Ausgaben müssen in jedem Fall von Nutzenden und Kunden geprüft werden.
Gibt es Risiken oder Einschränkungen bei der Nutzung des Personio-Assistenten?
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bergen sowohl bekannte als auch unbekannte Risiken und Grenzen. Kunden sind allein dafür verantwortlich, (i) eigene interne Richtlinien zur angemessenen Nutzung der Personio-Assistenten-Technologien zu entwickeln und andere Nutzende in ihrem Account zu diesen Richtlinien zu schulen, (ii) Transparenz- und Erklärbarkeitshinweise bereitzustellen und alle erforderlichen Genehmigungen einzuholen, die nach anwendbarem Recht und internen Richtlinien erforderlich sind, und (iii) ausreichende menschliche Kontrolle für die Nutzung des Personio-Assistenten zu implementieren.
Wer hat Zugriff auf den Personio-Assistenten?
Zugriff wird nur Admins von Kunden gewährt. Kunden-Admins verwalten für jeden Kunden, welche Mitarbeitenden
Zugriff auf den Personio-Assistenten erhalten.