In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zyklus über den Reiter Planungszyklen im Bereich Planung einrichten und starten und wie Sie den Zyklus beenden, nachdem alle Personalbedarfspläne geprüft und genehmigt wurden.

Der Reiter Planungszyklen ist eines der drei Haupt-Features der Personalplanungs-Erfahrung in Personio. Für den Zugriff auf dieses Feature wird ein Abonnement von Personio Core + der Personalplanungs-App benötigt.

Zugriffsrechte gewähren

Als Personio-Admin können Sie anderen Mitarbeitenden, die an der Personalplanung beteiligt sind, Zugriff auf den Reiter Planungszyklen im Bereich Planung gewähren.

Der Zugriff muss über Zugriffsrechte > Konfigurationen > Planung > Personalplanung gewährt werden.

Mitarbeitende mit:

• Bearbeitungsrechten können Planungszyklen über den Reiter Planungszyklen einrichten, starten und beenden.
  
  
• Ansichtsrechten können die Planungszyklen unter den Reiter Planungszyklen nur sehen.

Hinweis
Mitarbeitende können die Attribute anderer Mitarbeitender über den Reiter Planungszyklen nur dann sehen, wenn sie über das Mitarbeitendenprofil Zugriff auf diese haben. Wenn eine Führungskraft beispielsweise das Team einer mitarbeitenden Person nicht über das Mitarbeitendenprofil sehen kann, kann sie dieses auch nicht unter dem Reiter Planungszyklen sehen.

Planungszyklus einrichten und starten 

Um einen Planungszyklus über den Reiter Planungszyklen einzurichten und zu starten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Planung >Planungszyklen und klicken Sie auf Neuer Planungszyklus. 
   
   
2. Geben Sie dem Zyklus einen Namen.
         Beispiel: Unternehmensweite Belegschaft 2025.
   
   
3. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein, bis zu dem alle für den Plan verantwortlichen Personen ihre Vorschläge für die Personalbedarfsplanung einreichen sollen. Das Fälligkeitsdatum erscheint in der E-Mail und der Inbox-Benachrichtigung, die für den Plan Verantwortliche erhalten, sobald der Zyklus gestartet wird.
         Beispiel: 1. Dezember 2024. 
   
   
4. Geben Sie die Geschäftsperiode an, für die der Plan relevant ist.
        Beispiel: 1. Januar 2025 – 21. Dezember 2025.
   
   
5. Wählen Sie eine für den Plan verantwortliche Person aus. Dies sind die Mitarbeitenden, die für die Einreichung von Vorschlägen für die Personalbedarfsplanung verantwortlich sind (in der Regel (leitende) Führungskräfte oder das leitende Management). Fügen Sie so viele für den Plan verantwortliche Personen hinzu, wie Sie benötigen.
        Beispiel: Lauren Smith, Marketingleiterin.
   
   
6. Richten Sie die Genehmigungskette ein. Das sind die Mitarbeitenden, die für die Prüfung und Genehmigung der vorgeschlagenen Personalbedarfspläne verantwortlich sind. Fügen Sie so viele prüfende Personen wie nötig sowie eine abschließend genehmigende Person hinzu.
        Beispiel: Martina Musterfrau, Vizepräsidentin Marketing. 
        Beispiel: Max Mustermann, CMO.
   
   
7. Klicken Sie auf Weiter, um auf den Entwurf zuzugreifen und einen Überblick über die gesamte Konfiguration des Plans zu erhalten. 
   
   
8. Starten Sie den Zyklus, damit die für den Plan Verantwortlichen benachrichtigt werden und ihre Vorschläge für die Personalbedarfsplanung einreichen können. Zusätzlich zu den für den Plan Verantwortlichen werden auch prüfende Personen und die abschließend genehmigende Person über den Start des Zyklus benachrichtigt.
   
   

   Hinweis
   Sie können die Konfiguration des Personalbedarfsplans nicht mehr bearbeiten, nachdem der Zyklus gestartet wurde. 

Einreichung von Vorschlägen und Prüfung von Plänen durch Stakeholder

Sobald ein Zyklus gestartet wurde, können die für den Plan Verantwortlichen den Zyklus aufrufen und Personalbedarfspläne vorschlagen.

Für den Plan Verantwortliche können neue offene Positionen für ihre Teams erstellen, aber auch bestehende Stellen aktualisieren oder entfernen. Wenn sie fertig sind, können sie ihre Pläne zur Prüfung und endgültigen Genehmigung einreichen.

Sie sehen die Fortschritte der für den Plan Verantwortlichen sowie der prüfenden und genehmigenden Personen in der Übersicht des Plans. Detaillierte Aufschlüsselungen finden Sie in den Widgets Positionen und Pläne.

Außerdem können Sie in der Übersicht des Planungszyklus unter dem Reiter Geplante Positionen jederzeit alle neu angelegten Positionen einsehen, sodass Sie nicht jeden Personalbedarfsplan separat prüfen müssen.

Daten mit dem Reiter Aktive Positionen synchronisieren

Sobald die Vorschläge für die Personalbedarfspläne genehmigt sind, können Sie die Daten mit dem Reiter Aktive Positionen im Bereich Planung synchronisieren.

Durch die Synchronisierung der Positionsdaten werden alle Änderungen aus der vorgeschlagenen Personalbedarfsplanung übernommen, einschließlich aller beginnenden, endenden oder geänderten Positionen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Planung > Planungszyklen und rufen Sie den gewünschten Planungszyklus auf.
   
   
2. Gehen Sie zum Reiter Geplante Positionen und wählen Sie alle Position aus, die Sie synchronisieren möchten.
   
   
3. Synchronisieren Sie die Positionen sofort oder terminieren Sie die Synchronisierung zum Wirksamkeitsdatum. Sie können die Terminierung später noch aufheben oder das Wirksamkeitsdatum bei Bedarf verschieben. 
   
   
4. Nachdem die Positionsdaten synchronisiert wurden, werden alle Aktualisierungen im Reiter Aktive Positionen angezeigt und Sie können die Aufschlüsselung der synchronisierten Daten im Widget einsehen.

Planungszyklus schließen

Sobald die Positionsdaten synchronisiert sind, können Sie den Planungszyklus schließen.

Das Schließen eines Planungszyklus bedeutet, dass die Daten aus den vorgeschlagenen Personalbedarfsplänen gesperrt werden und nicht mehr mit dem Reiter Aktive Positionen synchronisiert werden können. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Planung > Planungszyklen und rufen Sie den gewünschten Planungszyklus auf.
   
   
2. Schließen Sie den Zyklus. Wenn Sie die Synchronisierung der Positionsdaten für einen Zeitpunkt nach dem Schlussdatum terminiert haben, wird die Synchronisierung nicht durchgeführt, da der Zyklus dann beendet ist. Sie können die Terminierung aufheben und die Daten bei Bedarf sofort synchronisieren.