Dieser Artikel beschreibt die neue Genehmigungserfahrung in Automatisierungen. Bevor Sie weiterlesen, prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die neue Erfahrung haben. Wenn dies nicht der Fall ist, richten Sie stattdessen Standard-Genehmigungen ein.

Admins können Workflows erstellen, um festzulegen, welche Änderungen an Mitarbeitendeninformationen manuell genehmigt werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Um einen Genehmigungs-Workflow zu erstellen, fügen Sie Bedingungen hinzu, um festzulegen, welche Änderungen basierend auf dem Abschnitt des Mitarbeitendenprofils, der bearbeitet wird, manuell genehmigt werden müssen. Fügen Sie dann Regeln hinzu, um zu definieren, für wen der Workflow gelten soll.

Das System gleicht neu übermittelte Änderungen an Mitarbeitendendaten mit allen aktiven Workflows ab. Wenn eine eingereichte Änderung die Bedingungen eines Workflows erfüllt, wird eine Genehmigungsaufgabe an die zuständige genehmigende Person gesendet. Im Workflow definierte genehmigende Personen erhalten diese Anfragen in ihrer Inbox und können sie dort prüfen und massenweise bearbeiten.

Wenn eine eingereichte Änderung keine Workflow-Bedingungen erfüllt, wird sie automatisch genehmigt.

Zugriffsrechte

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie einen neuen Genehmigungs-Workflow aktivieren, wendet das System diesen sofort auf alle neu eingereichten Daten an. Neue Genehmigende erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.
• Nur Einreichungen von Nutzenden mit Vorschlagsrechten lösen Workflows aus.
• Wenn eine Mitarbeitendenrolle die genehmigende Person ist, erhalten alle Mitarbeitenden mit dieser Rolle Genehmigungsanfragen. Sobald eine dieser Personen die Anfrage genehmigt, verschwindet die Aufgabe auch für die anderen Genehmigenden.
• Wenn eine Anfrage an einem beliebigen Punkt der Genehmigungskette abgelehnt wird, wird der Workflow als abgeschlossen angezeigt und die Genehmigungsanfrage ist abgelehnt. 
• Genehmigende benötigen Ansichtsberechtigung für die Abschnitte des Mitarbeitendenprofils, die sie überprüfen sollen.
• Wenn für die Mitarbeitendendaten derselben mitarbeitenden Person mehrere Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt aktivierten Workflow aus. Daher empfehlen wir, dass Sie zuerst allgemeine Workflows und anschließend Workflows für bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden einrichten.

Genehmigungs-Workflow für die Änderung von Mitarbeitendendaten einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Genehmigungs-Workflow für eingereichte Änderungen von Mitarbeitendendaten zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Workflow erstellen > Genehmigung.
2. Wählen Sie die Vorlage für die Genehmigungsregel für Änderungen von Mitarbeitendendaten.
3. Klicken Sie auf das Trigger-Feld oben, um die Bedingungen anzupassen. Ohne Bedingungen lösen alle Übermittlungen von Änderungen an Mitarbeitendendaten den Workflow aus.
4. Fügen Sie optional Regeln hinzu, um zu definieren, auf welche Mitarbeitenden dieser Workflow anwendbar sein soll. Verwenden Sie hierfür die verfügbaren vordefinierten und individuellen Attribute. Fügen Sie Regeln hinzu, um zusätzliche Führungskräfte in den Genehmigungsprozess einzubeziehen.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
6. Um die genehmigende Person auszuwählen, klicken Sie auf das Genehmigungsfeld. Wählen Sie bis zu vier genehmigende Personen pro Schritt aus.
   • Fügen Sie mehrere Schritte hinzu, um eine Genehmigungskette zu erstellen. Sobald eine der genehmigenden Personen für einen Schritt die Anfrage bearbeitet hat, geht der Workflow weiter zum nächsten Schritt.
   • Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Führungskräfte eingerichtet hat, können Sie diese bei Bedarf einbeziehen. 
7. Fügen Sie optional Schritte für genehmigte oder abgelehnte Anfragen hinzu. 
8. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.

Hinweis
In Unternehmen mit aktiven Integrationen der Lohnbuchhaltung werden bestimmte Lohnbuchhaltungsattribute (z. B. die IBAN und die Lohnbuchhaltungs-ID) zu Systemattributen und können nicht in Regeln oder Bedingungen ausgewählt werden.

Bedingungen

Wenn Sie Genehmigungs-Workflows für Mitarbeitendendaten erstellen, können Sie die Profilabschnitte auswählen, deren Bearbeitung eine Genehmigung erfordert. Alle Änderungen an diesen Abschnitten triggern eine Genehmigungsaufgabe.

Um für einzelne Abschnitte spezifische genehmigende Personen zuzuweisen, erstellen Sie separate Workflows. Zum Beispiel:

• Ein Workflow für die Änderung von Daten in der Lohnbuchhaltung, die von Mitgliedern der Rolle Finanzabteilung genehmigt werden müssen.
• Ein Workflow für Änderungen von HR-Informationen und Notfallkontakten, die vom HR-Management genehmigt werden müssen.

Wenn eine eingereichte Änderung von Mitarbeitendendaten die Bedingung von mehr als einem Workflow erfüllt, wird nur der zuletzt aktivierte Workflow angewendet. Wenn Sie einen Workflow bearbeiten und erneut aktivieren, gilt dieser als der zuletzt aktivierte Workflow. 

Zusätzliche Führungskräfte zu Genehmigungen hinzufügen

Wenn in Ihrem Unternehmen zusätzliche Führungskräfte eingerichtet sind, können Sie diese zu Genehmigungs-Workflows hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow für Datenänderungen wie oben beschrieben.
2. Fügen Sie im Trigger-Feld eine Regel hinzu. 
3. Wählen Sie das entsprechende Attribut für die zusätzliche Führungskraft aus und ob der Workflow für Mitarbeitende mit diesem oder ohne dieses Attribut gelten soll. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen. 
4. Fügen Sie im Feld Genehmigungsanfrage einen Genehmigungsschritt hinzu. 
5. Klicken Sie auf Aus diesem Workflow und wählen Sie das entsprechende Attribut für die zusätzliche Führungskraft aus. Aktualisieren Sie Ihre Änderungen.
6. Schließen Sie die Einrichtung ab und speichern oder aktivieren Sie den Workflow nach Bedarf. 

Genehmigungs-Workflows für Änderungen von Mitarbeitendendaten bearbeiten

Wenn Sie einen Genehmigungs-Workflow für Mitarbeitendendaten bearbeiten:

• Bleiben offene Anfragen, die noch genehmigt werden müssen, in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person.
• Gilt für alle Änderungen an Mitarbeitendendaten, die nach der Bearbeitung und Aktivierung des Workflows eingereicht werden, der neue Genehmigungs-Workflow.
• Wenn für Änderungen von Mitarbeitendendaten derselben mitarbeitenden Person mehrere Genehmigungs-Workflows gelten, führt das System nur den zuletzt bearbeiteten und aktivierten Workflow aus.

Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten überwachen

Um zu überprüfen, welche eingereichten Änderungen von Mitarbeitendendaten genehmigt werden müssen, können Admins zum Reiter Automatisierungen > Aktivität navigieren. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.