Wie lade ich mehrere Dokumente gleichzeitig in Personio hoch?

Häufig sollen mehrere Dokumente für einen oder verschiedene Mitarbeiter auf einmal in Personio hochgeladen werden.

Dabei kann es sich beispielsweise im initialen Setup des Systems um "Historiendokumente" oder später um die allmonatliche Hinterlegung der Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter handeln.

In nur drei Schritten können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in Personio hochladen und diese direkt den entsprechenden Mitarbeitern sowie Dokumentkategorien zuordnen. 

Damit die hochzuladenden Dokumente automatisch den Mitarbeitern zugeordnet werden, muss der Dateiname Vor- und Nachname sowie die Dokumentbezeichnung enthalten und entweder durch Leerzeichen oder Unterstriche getrennt sein. Beispiele hierfür sind Alexandra Edwards Attest, Alexandra_Edwards_Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung Alexandra Edwards

Um den Vorgang zu beginnen, navigieren Sie in den Bereich "Importe" in der Navigation links:

 

1. Datei hochladen

Als Dateityp wählen Sie "Mitarbeiter Dokumente (Multiupload)":

 

Als nächstes wählen Sie die gewünschten Dokumente im Feld "Dateien" aus und klicken Sie auf "Weiter":

 

2. Spalten konfigurieren

Weisen Sie den Dokumenten die gewünschte Dokumentenkategorie zu und ändern Sie gegebenenfalls das Dokumentdatum. Die Zuordnung der Dokumente zu Mitarbeitern erfolgt automatisch über den Dokumentennamen.

Der Dokumentname muss Vor- und Nachname sowie die Dokumentbezeichnung enthalten.

 

Bestätigen Sie mit dem "Weiter"-Button.

 

3. Vorschau des Imports

Im dritten und letzten Schritt des Importvorgangs können Sie sowohl die ausgewählten Dokumente als auch die Zuordnungen überprüfen:

 

Die Dokumente können nun im Mitarbeiterprofil im Reiter "Dokumente" in der jeweiligen Kategorie eingesehen werden:

 

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