Genehmigungsprozesse und Erinnerungen bei mehreren Vorgesetzten

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie Genehemigungsprozesse oder Erinnerungen einrichten, wenn in Ihrem Unternehmen bestimmte Mitarbeiter oder ganze Teams, nicht nur einem fachlichen Vorgesetzten, sondern zusätzlich beispielweise auch einem Projektleiter unterstellt sind.

 

1. Anlegen von weiteren Vorgesetzten

Der disziplinarische Vorgesetzte eines jeden Mitarbeiters wurde bereits beim Import Ihrer Mitarbeiterdaten im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Eine Erfassung von mehreren Vorgesetzten ist an dieser Stelle nicht vorgesehen. Um nun einen Projektleiter bzw. weiteren fachlichen Vorgesetzten hinzuzufügen, legen Sie bitte für jedes Projektteam eine individuelle Mitarbeiterrolle an. Klicken Sie dafür unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen auf Neue Rolle anlegen und fügen Sie für jeden Projektleiter bzw. weiteren Vorgesetzten eine neue Rolle hinzu. Filtern Sie anschließend nach jenen Mitarbeitern, denen Sie diese Rolle zuweisen möchten und fügen diese durch Klick auf den Namen hinzu. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre Änderungen abzuspeichern.

Projektteams_anlegen.png

 

2. Anlegen von Teams

Für das Anlegen von Teams ist notwendig, um diese später für Filter und Sondergenehmigungsprozesse sowie die Einrchtung von Erinnerungen nutzen zu können. Es gibt in Personio zwei Optionen, wie Sie Ihre Mitarbeiter bestimmten Teams zuordnen können:

 

Option 1: Mitarbeiterrollen für "Projektteams"

Legen Sie analog zu den in Punkt 1 erstellten Vorgesetzten-Rollen die entsprechenden Projektteams als separate Mitarbeiterrollen an. Fügen Sie so viele Projektteams hinzu wie Sie benötigen. Ordnen Sie anschließend alle Mitarbeiter, die einem bestimmten Projektteam angehören der jeweils passenen Team-Rolle zu und speichern Sie Ihre Änderungen ab.

 

Option 2: Attribut "Team"

Die Unterscheidung zwischen mehreren Teams kann alternativ auch durch das Anlegen eines weiteren Attributs mit dem Attributstyp Auswahlliste abgebildet werden. So ist es Ihnen möglich Ihre Mitarbeiter bestimmten Teams zuzuordnen und diese Information anschließend für das Aufsetzen von Sondergenehmigungsprozessen zu verwenden. Navigieren Sie dafür auf Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Attribute und fügen ein neues Attribut in die Sektion Ihrer Wahl ein. Befüllen Sie das Attribut im nächsten Schritt für jeden Mitarbeiter mit der passenden Teamzuordnung. Dies ist über einen Import oder über die Masseneditierungsfunktion der Mitarbeiterliste auch für mehere Mitarbeiter gleichzeitig möglich.

Attribut_Auswahlliste_Teams.png

 

3. Einrichtung der Genehmigungsprozesse

Nun können Sie für Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Genehmigungsprozesse einrichten. Dies ermöglicht beispielsweise die obligatorische Bestätigung eines Urlaubsantrags sowohl durch den disziplinarischen Vorgesetzten als auch den Projektleiter, bevor dieser endgültig in Personio gespeichert wird.

Unter Einstellungen > Genehmigungen > Sondergenehmigung hinzufügen lässt sich ein Genehmigungsprozess nur für bestimmte Mitarbeitergruppen, wie beispielsweise für einzelne Projektteams, anlegen. Wählen Sie hierfür einen Mitarbeiterfilter aus, der festlegt, für welche Mitarbeiter die Sondergenehmigung greifen soll. Die Einstellungen im Mitarbeiterfilter sind davon abhängig, welche der unter Punkt 2 beschriebenen Methoden Sie gewählt haben, um Projektteams anzulegen:

 

Option 1: Mitarbeiterfilter - Mitarbeiterrollen

Navigieren Sie auf Mitarbeiterfilter > Mitarbeiterfilter verwalten und wählen die vorab erstellte Mitarbeiterrolle aus, für die eine Sondergenehmigung gelten soll. Klicken Sie anschließend auf speichern. 

Sondergenehmigung_Mitarbeiterfilter_Option_1_Mitarbeiterrollen.png

Klicken Sie nun auf Sondergenehmigung hinzufügen und wählen den zuvor erstellten Mitarbeiterfilter aus. Nun können Sie die entsprechenden Genehmigungsschritte unter Verwendung der passenden Projektleiter-Rolle (siehe Kapitel 1. Anlegen von weiteren Vorgesetzten) hinzufügen:

Genehmigungsprozess_mehrere_Vorgesetzte.png

 

Option 2: Mitarbeiterfilter - Attribut

Haben Sie sich für die zweite Option entschieden, gehen Sie auf den Mitarbeiterfilter und wählen das vorab erstellte Attribut aus, mit welchem Sie die Projektteams identifiziert haben. Klicken Sie anschließend auf speichern.

Sondergenehmigung_Mitarbeiterfilter_Attribut.png

Fügen Sie analog zu Option 1 die Sondergenehmigung hinzu, und nutzen Sie dabei den soeben erstellten Mitarbeiterfilter. Passen Sie die Genehmigungsschritte entsprechend Ihrer Anforderungen an: 

Sondergenehmigungsprozess_Mehrere_Vorgesetzte_Attribut.png 

3. Erstellen von Erinnerungen

Neben dem Editieren der Genehmigungsprozesse, können Sie für die Vorgesetzten
Erinnerungen in Bezug auf ihre jeweiligen Teams einstellen. So können diese beispielsweise über die kommenden Geburtstage der Teammitglieder informiert werden. Neue Erinnerungen lassen sich mühelos über Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen > Erinnerung hinzufügen anlegen.

Generell gilt, dass Erinnerungen, die Sie vor einem Ereignis oder am gleichen Tag erhalten, bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis auf Ihrem Dashboard angezeigt werden. Erinnerungen, die nach einem Ereignis erfolgen, verschwinden eine Woche nach Anzeige der Erinnerung wieder automatisch vom Dashboard.

Möchten Sie den Vorgesetzten z.B. an die Geburtstage seiner Teammitglieder erinnern, können Sie dies wie folgt einstellen:

Geburtstagserinnerung_hinzufu_gen.png

Hingegen müssen Sie für Erinnerungen an den Projektleiter zuerst einen speziellen Mitarbeiterfilter hinzufügen und anschließend das entsprechende Projektteam auswählen. Wie auch zuvor bei den Sondergenehmigungen sind die Filtereinstellungen davon abhängig, für welche der oben vorgestellten Optionen zur Identifizierung von Projektteams Sie sich entschieden haben.

 

Option 1: Erinnerung - Mitarbeiterrollen

Haben Sie sich für Option 1 entschieden und für die Projektteams eigene Mitarbeiterrollen erstellt, könnte die Erinnerung an den Projektleiter wie folgt aussehen:

Spezielle_Erinnerungen_anlegen.png

 

Option 2: Erinnerungen - Attribut

Haben Sie sich für Option 2 entschieden und ein weiteres Attribut im Mitarbeiterprofil angelegt, um Mitarbeiter in Teams zu gruppieren, dann könnte die Erinnerung an den Projektleiter wie folgt aussehen:

Projektleiter_Errinerung_Filter_Attribut_Team.png

 

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