Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Genehmigungs-Workflows oder Erinnerungen für bestimmte Mitarbeitende oder ganze Teams in Ihrem Unternehmen einrichten, die mehreren Führungskräften unterstellt sind.

Weitere Führungskräfte einrichten

Standardmäßig können alle Ihre Mitarbeitenden nur eine offizielle Führungskraft haben, der beim Import Ihrer Mitarbeitendendaten in dessen Profil eingetragen wird. Es gibt zwar keine Möglichkeit, mehrere Führungskräfte zu erfassen, aber Sie können eine individuelle Mitarbeitendenrolle erstellen, um Projektmanagement oder andere Führungskräfte hinzuzufügen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Neue Rolle erstellen.
2. Fügen Sie für jeden Projektleiter oder zusätzliche Führungskraft eine neue Rolle hinzu.
3. Fügen Sie das Projektmanagement oder zusätzliche Führungskräfte zu den Rollen hinzu.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Wenn Sie eine individuelle Mitarbeitendenrolle für zusätzliche Führungskräfte erstellen, können Sie die Mitarbeitenden, die dieser Rolle zugewiesen sind, künftig schneller aktualisieren.

Teams erstellen

Der nächste Schritt besteht darin, Teams zu erstellen, die für Filter, spezielle Genehmigungsprozesse (Sondergenehmigungen) und Erinnerungen verwendet werden. Sie haben zwei Optionen, um Mitarbeitende bestimmten Teams zuzuordnen. Die restlichen Schritte in diesem Artikel hängen davon ab, welche Option Sie wählen:

Option A: Individuelle Mitarbeitendenrolle

Erstellen Sie die verschiedenen Projektteams als separate Mitarbeitendenrollen. Befolgen Sie hierfür dieselben Anweisungen zum Erstellen der Vorgesetztenrolle im vorherigen Schritt. Fügen Sie so viele Projektteams hinzu wie Sie benötigen. Weisen Sie anschließend alle Mitarbeitenden, die einem bestimmten Projektteam angehören, der jeweils passenden Team-Rolle zu und speichern Sie Ihre Änderungen ab. In diesem Beispiel nennen wir diese Mitarbeitendenrolle „Projektteam“.

Option B: Individuelles Attribut

Die Unterscheidung zwischen mehreren Teams kann alternativ auch abgebildet werden, indem Sie ein Attribut mit dem Attributstyp Auswahlliste erstellen. Folgen Sie diesen Schritten, um das Team-Attribut zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendeninformationen > Attribute.
2. Fügen Sie dem Abschnitt Ihrer Wahl ein neues Attribut hinzu. In diesem Beispiel nennen wir dieses Attribut „Projektteam“.
3. Wählen Sie den Attributstyp Auswahlliste und fügen Sie die Optionen hinzu, aus denen Sie später auswählen möchten.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Füllen Sie das Attribut für alle Mitarbeitenden aus, die Sie den Teams zuweisen müssen. Wenn Sie dies für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun möchten, importieren Sie die Daten oder nutzen Sie die Massenbearbeitungsfunktion in der Mitarbeitendenliste.

Sondergenehmigungen für Genehmigungs-Workflows erstellen

Jetzt müssen Sie die entsprechenden Sondergenehmigungen für die Genehmigungs-Workflows Ihrer Mitarbeitenden erstellen. Sie können beispielsweise festlegen, dass Mitarbeitende ihre Urlaubsanfragen verpflichtend sowohl von ihrer Führungskraft als auch von ihrer Projektleitung genehmigen lassen müssen.

Option A: Individuelle Mitarbeitendenrolle

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungen > Mitarbeiterfilter verwalten.
2. Klicken Sie auf Neuen Filter hinzufügen und geben Sie einen Namen für Ihren Filter ein. Zum Beispiel: „Projektteam“.
3. Klicken Sie auf das Symbol + > Bearbeiten > Regel hinzufügen.
4. Legen Sie mit Hilfe der drei verfügbaren Felder „Mitarbeitendenrollen ist gleich Projektteam“ fest.
5. Klicken Sie auf Speichern > zurück zu den Genehmigungsregeln.
6. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen und wählen Sie den eben erstellten Mitarbeiterfilter aus.
7. Fügen Sie die relevanten Genehmigungsschritte über die Mitarbeitendenrolle hinzu, die Sie für die zusätzlichen Führungskräfte oder Projektmanager erstellt haben.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Genehmigungs-Workflows mit Sondergenehmigungen finden Sie in unserem Artikel Sondergenehmigungen konfigurieren.

Option B: Individuelles Attribut

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungen > Mitarbeiterfilter verwalten.
2. Klicken Sie auf Neuen Filter hinzufügen und geben Sie einen Namen für Ihren Filter ein. Zum Beispiel: „Projektteam“.
3. Klicken Sie auf das Symbol + > Bearbeiten > Regel hinzufügen.
4. Legen Sie mit Hilfe der ersten beiden verfügbaren Felder „Projektteam ist gleich“ fest und wählen Sie das entsprechende Team aus.
5. Klicken Sie auf Speichern > zurück zu den Genehmigungsregeln.
6. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen und wählen Sie den eben erstellten Mitarbeiterfilter aus.
7. Fügen Sie die relevanten Genehmigungsschritte über die Mitarbeitendenrolle hinzu, die Sie für die zusätzlichen Führungskräfte oder Projektmanager erstellt haben.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Genehmigungs-Workflows mit Sondergenehmigungen finden Sie in unserem Artikel Sondergenehmigungen konfigurieren.

Erinnerungs-Workflows anlegen

Sie können auch Erinnerungen für die zusätzlichen Führungskräften oder Projektmanager in Bezug auf ihre jeweiligen Teams einrichten. Abwesenheitsanfragen lösen standardmäßig eine Erinnerung aus. Verwenden Sie daher diese Option, um andere Erinnerungen einzurichten.

Wie auch zuvor bei den Sondergenehmigungen sind die Filtereinstellungen davon abhängig, für welche der oben vorgestellten Optionen zur Identifizierung von Projektteams Sie sich entschieden haben (Mitarbeitendenrolle oder Attribut).

Generell gilt, dass Erinnerungen, die vor einem Event oder am gleichen Tag gesendet werden, bis einen Tag nach dem betreffenden Event auf dem Dashboard angezeigt werden. Erinnerungen, die nach einem Event gesendet werden, verschwinden eine Woche nach Anzeige der Erinnerung automatisch wieder vom Dashboard.

Option A: Individuelle Mitarbeitendenrolle

Wenn Sie Option A gewählt haben, befolgen Sie diese Schritte, um eine Erinnerung einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Erinnerungen > Erinnerung für Rolle hinzufügen.
2. Wählen Sie unter Erinnere die Führungskräfte-Mitarbeitendenrolle aus, die Sie zu Beginn des Prozesses erstellt haben.
3. Wählen Sie unter an das Event aus, auf das sich die Erinnerung beziehen soll.
4. Wählen Sie unter von die Option Speziell.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie in den beiden aufgerufenen Feldern Mitarbeitendenrollen und das Projektteam ein.
6. Füllen Sie die restlichen Optionen nach Bedarf aus.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Erinnerungs-Workflows finden Sie in unserem Artikel Erinnerungen konfigurieren.

Option B: Individuelles Attribut

Wenn Sie Option B gewählt haben, befolgen Sie diese Schritte, um eine Erinnerung einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Erinnerungen > Erinnerung für Rolle hinzufügen.
2. Wählen Sie unter Erinnere die Führungskräfte-Mitarbeitendenrolle aus, die Sie zu Beginn des Prozesses erstellt haben.
3. Wählen Sie unter an das Event aus, auf das sich die Erinnerung beziehen soll.
4. Wählen Sie unter von die Option Speziell.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie in den beiden aufgerufenen Feldern das Projektteam und das entsprechende Team ein.
6. Wählen Sie im Bereich von die Option Speziell und geben Sie ein „Team“ ist gleich „eingegebener Wert“.
7. Füllen Sie die restlichen Optionen nach Bedarf aus.
8. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Erinnerungs-Workflows finden Sie in unserem Artikel Erinnerungen konfigurieren.