Genehmigungs-Workflows und Erinnerungen bei mehreren Vorgesetzten

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Genehmigungs-Workflows oder Erinnerungen einrichten, wenn in Ihrem Unternehmen bestimmte Mitarbeiter oder ganze Teams nicht nur einem fachlichen Vorgesetzten, sondern zusätzlich beispielsweise auch einem Projektleiter unterstellt sind.

 

1. Einrichten von weiteren Vorgesetzten

Der Vorgesetzte eines jeden Mitarbeiters wurde beim Import Ihrer Mitarbeiterdaten im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Eine Erfassung von mehreren Vorgesetzten ist nicht vorgesehen. Um nun einen Projektleiter bzw. weiteren Vorgesetzten hinzuzufügen, legen Sie für jedes Projektteam in den folgenden Schritten eine individuelle Mitarbeiterrolle an:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen und klicken Sie auf Neue Rolle erstellen.
  2. Fügen Sie für jeden Projektleiter oder zusätzlichen Vorgesetzten eine neue Rolle hinzu.
  3. Filtern Sie anschließend nach jenen Mitarbeitern, denen Sie diese Rolle zuweisen möchten und fügen diese durch Klick auf den Namen hinzu.
  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

  

2. Anlegen von Teams

Legen Sie Teams an, um diese später für Filter und Sondergenehmigungsprozesse sowie die Einrichtung von Erinnerungen nutzen zu können. Es gibt in Personio zwei Optionen, wie Sie Ihre Mitarbeiter bestimmten Teams zuordnen können:

  

Option 1: Mitarbeiterrollen für "Projektteams"

Legen Sie analog zu den in Punkt 1 erstellten Vorgesetzten-Rollen die entsprechenden Projektteams als separate Mitarbeiterrollen an. Fügen Sie so viele Projektteams hinzu wie Sie benötigen. Ordnen Sie anschließend alle Mitarbeiter, die einem bestimmten Projektteam angehören, der jeweils passenen Team-Rolle zu und speichern Sie Ihre Änderungen ab.

 

Option 2: Attribut "Team"

Die Unterscheidung zwischen mehreren Teams kann alternativ auch durch das Anlegen eines weiteren Attributs mit dem Attributstyp Auswahlliste abgebildet werden. So ist es Ihnen möglich Ihre Mitarbeiter bestimmten Teams zuzuordnen und diese Information anschließend für das Aufsetzen von Sondergenehmigungsprozessen zu verwenden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie dafür auf Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Attribute und fügen im gewünschten Bereich ein neues Attribut ein.
  2. Wählen Sie den Attributstyp Auswahlliste, und fügen Sie die Optionen hinzu, aus denen Sie später auswählen möchten. 
  3. Klicken Sie auf Speichern, um das Attribut anzulegen.
  4. Befüllen Sie das Attribut dann für jeden Mitarbeiter mit der passenden Teamzuordnung. Dies ist über einen Import oder über die Masseneditierungsfunktion der Mitarbeiterliste auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig möglich.

 

3. Anlegen von Sondergenehmigungen für Genehmigungs-Workflows

Legen Sie im letzten Schritt die entsprechenden Sondergenehmigungen für die Genehmigungs-Workflows Ihrer Mitarbeiter an. Dies ermöglicht beispielsweise die obligatorische Bestätigung eines Urlaubsantrags sowohl durch den disziplinarischen Vorgesetzten als auch den Projektleiter, bevor der Antrag endgültig in Personio gespeichert wird.

 

Option 1: Mitarbeiterfilter für Mitarbeiterrollen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen > Mitarbeiterfilter > Mitarbeiterfilter verwalten.
  2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen und geben Sie „Mitarbeiterrollen“ ist gleich „Projektteam“ ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Gehen Sie zurück zu den Genehmigungseinstellungen, indem Sie auf Zurück zu Genehmigungsregeln klicken. 
  5. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen und wählen Sie den zuvor erstellten Mitarbeiterfilter aus.
  6. Nun können Sie die entsprechenden Genehmigungsschritte unter Verwendung der passenden Rolle hinzufügen.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Genehmigungs-Workflows mit Sondergenehmigungen finden Sie in unserem Artikel Sondergenehmigungen konfigurieren.

 

Option 2: Mitarbeiterfilter für Attribute

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen > Mitarbeiterfilter > Mitarbeiterfilter verwalten.
  2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen und geben Sie „Team“ ist gleich „Projektteam“ ein.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Gehen Sie zurück zu den Genehmigungseinstellungen, indem Sie auf Zurück zu Genehmigungsregeln klicken. 
  5. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen und wählen Sie den zuvor erstellten Mitarbeiterfilter aus.
  6. Nun können Sie die entsprechenden Genehmigungsschritte unter Verwendung der passenden Rolle hinzufügen.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Genehmigungs-Workflows mit Sondergenehmigungen finden Sie in unserem Artikel Sondergenehmigungen konfigurieren.

 

4. Erstellen von Workflows für Erinnerungen

Neben der Einrichtung des Genehmigungs-Workflows können Sie auch Erinnerungen für Vorgesetzte für ihre jeweiligen Teams einrichten. Wie auch zuvor bei den Sondergenehmigungen sind die Filtereinstellungen davon abhängig, für welche der oben vorgestellten Optionen zur Identifizierung von Projektteams Sie sich entschieden haben (Mitarbeiterrolle oder Attribut).

Generell gilt, dass Erinnerungen, die Sie vor einem Ereignis oder am gleichen Tag erhalten, Ihnen bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis auf dem Dashboard angezeigt werden. Erinnerungen, die nach einem Ereignis erfolgen, verschwinden eine Woche nach Anzeige der Erinnerung wieder automatisch vom Dashboard.

 

Option 1: Erinnerungs-Workflows für Mitarbeiterrollen

Wenn Sie sich für Option 1 entschieden und für Ihre Projektteams eigene Mitarbeiterrollen erstellt haben, legen Sie eine Erinnerung folgendermaßen an:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen und klicken Sie auf Erinnerungs-Workflow hinzufügen.
  2. Wählen Sie die Mitarbeiterrolle im Bereich Erinnere.
  3. Wählen Sie im Bereich an ein Auslöser-Ereignis.
  4. Wählen Sie im Bereich von die Option Speziell und geben Sie ein „Mitarbeiterrollen“ ist gleich „Projektteam“.
  5. Schließen Sie die Einrichtung ab, indem Sie die Bereiche wann, Frequenz und optional Hinweis ausfüllen.
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Erinnerungs-Workflows finden Sie in unserem Artikel Erinnerungen konfigurieren.

  

Option 2: Erinnerungs-Workflows für Attribute

 Haben Sie sich für Option 2 entschieden und ein weiteres Attribut im Mitarbeiterprofil angelegt, um Mitarbeiter in Teams zu gruppieren, dann könnte die Erinnerung an den Projektleiter wie folgt aussehen:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen und klicken Sie auf Erinnerungs-Workflow hinzufügen.
  2. Wählen Sie die Mitarbeiterrolle im Bereich Erinnere.
  3. Wählen Sie im Bereich an ein Auslöser-Ereignis.
  4. Wählen Sie im Bereich von die Option Speziell und geben Sie ein „Team“ ist gleich „eingegebener Wert“.
  5. Schließen Sie die Einrichtung ab, indem Sie die Bereiche wann, Frequenz und optional Hinweis ausfüllen.
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Erinnerung zu speichern.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Erinnerungs-Workflows finden Sie in unserem Artikel Erinnerungen konfigurieren.

 

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