Dies ist Schritt 1 von 5 des Implementierungsmoduls Anwesenheiten und Abwesenheiten.

Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen, in denen Sie definieren, wie die Urlaubs-, Über- und Minusstunden Ihrer Mitarbeiter berechnet werden.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Erfassen Sie die Wochentage und Stunden, die Ihre Mitarbeiter arbeiten, in Personio.
Berechnen Sie Urlaub korrekt und erfassen Sie Überstunden in Personio.
Tage, die nicht als Arbeitstage definiert sind, werden nicht als Fehltage für z. B. Urlaubs- oder Krankheitsperioden gerechnet.
Berechnen Sie Überstunden und Minusstunden korrekt. Verwenden Sie Arbeitszeitmodelle, um die zu leistenden Arbeitszeiten zu definieren und so Überstunden und Minusstunden zu erfassen.
Wenn Sie Überstunden und Minusstunden im Rahmen von Arbeitszeitmodellen erfassen, haben Sie die Wahl, Überstunden auszuzahlen oder in Form von Freizeit für Ihre Mitarbeiter abzugelten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Überstunden verwalten.

Schritt 1: Arbeitszeitmodelle definieren

Um Arbeitszeitmodelle einzurichten, müssen Sie zunächst überlegen, wie viele verschiedene Arbeitszeitmodelle Sie in Ihrem Unternehmen haben.

Tipp
Um die verschiedenen Arbeitszeitmodelle zu definieren, können Sie sich die folgenden Fragen stellen:
▶︎ Haben Sie Mitarbeiter in Teilzeit?
▶︎ Haben Sie Mitarbeiter in Teilzeit, die nur an bestimmten Tagen arbeiten, und wenn ja, an welchen Tagen arbeiten sie? (beispielsweise montags und dienstags)

Unsere Excel-Vorlage (ganz unten) bietet Ihnen eine Hilfestellung für mögliche Arbeitszeitmodelle. Beachten Sie, dass diese Vorlage nicht zum Import gedacht ist, sondern nur sicherstellen soll, dass Sie kein mögliches Arbeitszeitmodell übersehen.

Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell definieren, müssen Sie auch die folgenden Konzepte und deren Handhabung in Ihrem Unternehmen berücksichtigen:

Konzept	Fragen
Über- und Minusstunden	▶︎ Möchten Sie Überstunden erfassen? ▶︎ Sollen diese Überstunden auf täglicher oder wöchentlicher Basis berechnet werden? ▶︎ Wird eine bestimmte Zahl von Überstunden im Monat bereits durch die Mitarbeitergehälter abgegolten? Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Überstunden einrichten.
Zeiterfassung konfigurieren	▶︎ Möchten Sie die Möglichkeit Ihrer Mitarbeitenden eingrenzen, dass sie im Kalender Zeiteinträge für vergangene Tage hinzufügen können? ▶︎ Möchten Sie die Möglichkeit Ihrer Mitarbeitenden eingrenzen, dass sie im Kalender Zeiteinträge für zukünftige Tage hinzufügen können? ▶︎ Möchten Sie die Möglichkeit Ihrer Mitarbeitenden eingrenzen, dass sie im Kalender bereits genehmigte Zeiteinträge bearbeiten? ▶︎ Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden warnen, wenn sie mehr Stunden erfassen als vorgesehen? Wenn diese Option aktiviert ist, wird Mitarbeitenden in der Maske zur Erfassung der Anwesenheiten wie auch in der Kalenderansicht eine Warnung angezeigt, wenn sie längere Arbeitszeiten eingeben, als gemäß ihren zugewiesenen Arbeitszeitmodellen vorgesehen ist. Wenn Mitarbeitende dennoch eine längere Arbeitszeit erfassen, können sie für die längere Arbeitszeit eine Begründung eingeben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Arbeitszeitmodelle konfigurieren.
Unterstunden	▶︎ Möchten Sie Minusstunden erfassen? Hinweis Minusstunden können nur erfasst werden, wenn Überstunden täglich berechnet werden. Mithilfe dieser Option können Sie Minusstunden automatisch aufzeichnen, sowohl für Tage mit als auch für Tage ohne erfasste Arbeitszeiten. Minusstunden werden dann im Überstundenkonto des Mitarbeiters mit Überstunden verrechnet.
Pausenregelung	▶︎ Möchten Sie festlegen, wie lange die Pausen sein sollen, wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeitet? Mitarbeiter und genehmigende Personen erhalten dann eine Warnung, wenn sie bei der Zeiterfassung zu wenig oder zu viele Pausen eingeben oder genehmigen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Pausenregelungen für die Zeiterfassung konfigurieren und nutzen.
Anteiliger Abwesenheitsanspruch	▶︎ Soll das Arbeitszeitmodell als Grundlage für die Berechnung von Urlaubsansprüchen dienen?
Referenzwert	▶ ︎Welcher Referenzwert soll bei Verwendung eines anteiligen Abwesenheitsanspruchs für die Berechnung verwendet werden? Bei der Berechnung des Urlaubanspruchs gleicht Personio dann die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstage mit dem angegebenen Referenzwert ab. Beispiel Wenn ein Arbeitszeitmodell 4 Arbeitstage beinhaltet, der Referenzwert aber 5 Tage ist, erhalten die Mitarbeiter, denen dieses Arbeitszeitmodell zugewiesen ist, 4/5 des regulären Urlaubsanspruches. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Teilzeiturlaub einrichten.

Schritt 2: Arbeitszeitmodell erstellen

Sobald Sie die verschiedenen Arten von Arbeitszeitmodellen für Ihr Unternehmen definiert haben, können Sie mit der Erstellung beginnen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Arbeitszeitmodell anzulegen:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit.
Klicken Sie unter Arbeitszeitmodelle in das Feld Modell hinzufügen und geben Sie Ihrem Arbeitszeitmodell einen aussagekräftigen Namen (z. B. Vollzeit 40 Stunden, Mo, Di, Mi, Do, Fr mit Zeiterfassung).
Klicken Sie auf , um das Arbeitszeitmodell zu erstellen und zu den Einstellungen für das Arbeitszeitmodell zu navigieren.
Arbeitstage und -stunden: Um die Arbeitstage und -stunden festzulegen, geben Sie ein, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter jeden Werktag arbeiten sollen und wie lang ihre Pausen sind.

Hinweis
Das Eintragen von Start- und Endzeiten ist optional und dient später lediglich als Richtwert. Mitarbeiter können Anwesenheiten auch außerhalb der angegebenen Start- und Endzeiten erfassen.
Überstunden und Minusstunden erfassen (optional): Wählen Sie Ja, um Überstunden zu erfassen.
▶︎ Legen Sie dann fest, ob Überstunden auf täglicher oder wöchentlicher Basis berechnet werden sollen.
▶︎ Unter Abgegoltene Überstunden können Sie festlegen, ob eine bestimmte Anzahl an Überstunden bereits durch das Monatsgehalt abgegolten ist und daher bei der Berechnung von Überstunden außer Acht gelassen werden sollte.
▶︎ Wenn Überstunden auf täglicher Basis berechnet werden, können Sie die Option Minusstunden auswählen.
▶︎ Wählen Sie, ob für Arbeitstage ohne erfasste Zeit Minusstunden angelegt werden sollen.

Hinweis
Wenn Sie die Option Minusstunden für Arbeitstage ohne erfasste Zeit aktivieren, werden sofort Minusstunden angelegt. Deshalb empfehlen wir Folgendes:

▶ ︎Aktivieren Sie automatische Minusstunden erst, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten aktiv erfassen.
▶ ︎Wählen Sie Duplikat des Arbeitszeitmodells erstellen, wenn Sie das Arbeitszeitmodell speichern, um die Aktualisierungen in einer Kopie des Arbeitszeitmodells zu speichern, die automatisch denselben Mitarbeitern zugewiesen wird.
Pausenregelung (optional): Legen Sie fest, ob Mitarbeiter und genehmigende Personen darauf hingewiesen werden sollen, wenn ein Mitarbeiter in der Zeiterfassung inkorrekte Pausen eingibt.

Hinweis
Sie können bis zu zwei Regelungen hinzufügen, in denen Sie die Pausen festlegen, die bei bestimmten Arbeitszeiten genommen werden müssen.
Abwesenheiten: Um den Abwesenheitsanspruch anteilig zu berechnen, wählen Sie Ja. Wählen Sie dann im Drop-down-Menü einen Referenzwert aus, um den Abwesenheitsanspruch anteilig zu berechnen.
Klicken Sie anschließend auf Arbeitszeitmodell speichern.

Weitere Informationen zum Einrichten von Arbeitszeitmodellen für Teilzeitmitarbeiter finden Sie im Artikel Teilzeitarbeit einrichten.

Beispiel: Vollzeit oder Teilzeit mit festen Arbeitstagen und festen Urlaubstagen

Im folgenden Beispiel gehen wir von einem Unternehmen mit drei Arten von Mitarbeitern aus, die alle 24 Urlaubstage im Jahr erhalten:

Mitarbeitertyp A in Vollzeit mit einer 5-Tage (Mo,Di, Mi, Do, Fr), 40 Stunden Woche
Mitarbeitertyp B in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Do), 24 Stunden Woche
Mitarbeitertyp C in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Mi), 20 Stunden Woche

Für jede Art von Mitarbeiter muss unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit ein eigenes Arbeitszeitmodell angelegt und anschließend den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden. Geben Sie Ihren Arbeitszeitmodellen aussagekräftige Namen (z. B. Teilzeit 20 Stunden (Mo, Di, Do, Fr)).

Mitarbeiter A (Vollzeit)	Mitarbeiter B (Teilzeit)	Mitarbeiter C (Teilzeit)

Wie viele Urlaubstage erhält der Mitarbeiter am 01. Januar?
5/5 x 24 = 24	3/5 × 24 = 14.4	3/5 × 20 = 12
Bsp.1: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Sa
-5 Urlaubstage	-3 Urlaubstage	-3 Urlaubstage
Bsp.2: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Mi
-3 Urlaubstage	-2 Urlaubstage	-3 Urlaubstage
Bsp.3: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von Mi auf Sa
-3 Urlaubstage	-1 Urlaubstag (Do)	-1 Urlaubstag (Mi)

Schritt 3: Arbeitszeitmodell zuweisen

Nachdem Sie die Arbeitszeitmodelle konfiguriert haben, besteht der nächste Schritt darin, festzulegen, welches Modell das Standard-Modell sein soll, und die anderen Modelle entweder einzeln oder massenweise den entsprechenden Mitarbeitern zuzuweisen.

Hinweis
Urlaubsansprüche werden neu berechnet, wenn Sie ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen, nachdem der Anspruch gewährt wurde (in der Regel am 1. Januar).

Standard-Arbeitszeitmodell

Unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit können Sie ein Arbeitszeitmodell, i. d. R. das Modell mit 40 Wochenstunden, als Standard-Modell definieren, das allen Mitarbeitern standardmäßig zugewiesen wird.

Hinweis
Wenn Sie keines der Arbeitszeitmodelle als Standard-Modell definieren, weist Personio automatisch das erste Arbeitszeitmodell in Ihrer Liste allen Mitarbeitern als Standard-Modell zu.

Arbeitszeitmodelle individuell zuweisen

Gehen Sie wie folgt vor, um einem einzelnen Mitarbeiter das entsprechende Arbeitszeitmodell zuzuweisen:

Gehen Sie zu Mitarbeiterprofil > Anwesenheit.
Klicken Sie auf das Widget Arbeitstage & Wochenstunden, um die Seite Arbeitszeitmodell für Mitarbeiter zu öffnen.
Klicken Sie auf Modell ändern, um das Fenster Modell ändern? zu öffnen.
Wählen Sie das Datum, ab dem das neue Modell gültig sein soll, und das gewünschte Arbeitszeitmodell aus dem Drop-down-Menü aus.
Klicken Sie auf Ändern.

Massenweise Bearbeitung von Arbeitszeitmodellen

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig das entsprechende Arbeitszeitmodell zuzuweisen, können Sie eine Bulk-Editierung durchführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Gehen Sie zur Mitarbeiterliste und markieren Sie alle Mitarbeiter, die das gleiche Arbeitszeitmodell zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox.
Klicken Sie dann auf Aktionen und wählen Sie Arbeitszeitmodell zuweisen oder entfernen.
Wählen Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell und legen Sie fest, ab wann dieses Modell angewendet werden soll.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Schritt 4: Projekte für projektbasierte Zeiterfassung erstellen (optional)

Wenn Mitarbeiter die Zeit, die sie an bestimmten Projekten gearbeitet haben, erfassen sollen, können Sie Projekte erstellen und die projektbasierte Zeiterfassung aktivieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Projekte zu erstellen:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit.
Klicken Sie unter Projekte in das Feld Projekt hinzufügen und geben Sie den Namen Ihres Projekts ein.
Klicken Sie anschließend auf .
Um die für ein Projekt geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, aktivieren Sie die Checkbox Für Zeiterfassung freigeben. Projekte, die Sie für die Zeiterfassung freigeben, erkennen Sie an einem Haken vor dem Projektnamen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie projektbasierte Zeiterfassung einrichten und nutzen.

Nächster Schritt

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: Anwesenheiten, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.

Wie können wir Ihnen helfen?

Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen (Implementierung)