Schritt 4: Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen

Nachdem Sie alle Mitarbeiterdaten sowie Gehälter in Personio importiert haben können Sie nun Arbeitszeitmodelle anlegen, welche eine wichtige Voraussetzung dafür sind, dass z.B. Urlaub korrekt berechnet wird.

Warum sind Arbeitszeitmodelle wichtig?

  • Über Arbeitszeitmodelle lässt sich in Personio hinterlegen, an welchen Wochentagen Ihre Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten.
  • Arbeitszeitmodelle sind wichtig, damit Personio den Urlaub korrekt berechnen sowie Überstunden zählen kann (dies ist insbesondere bei Mitarbeitern in Teilzeit von Relevanz).
  • Tage, die nicht als Arbeitstage definiert sind, werden nicht als Fehltage für z.B. Urlaubs- oder Krankheitsperioden gerechnet.

Einrichten der Arbeitszeitmodelle

Zunächst sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen existieren. Fragen, die Sie sich hier stellen können, sind beispielsweise: Gibt es Mitarbeiter in Teilzeit? und Wenn Mitarbeiter an beispielsweise zwei Tagen arbeiten, gibt es welche die nur Montags und Dienstags anwesend sind oder gibt es noch weitere Konstellationen? 
Eine Hilfe, um Arbeitszeitmodelle zu finden, bietet unsere Excel-Vorlage (siehe ganz unten). Diese ist nicht für den Import gedacht, sondern als reine Hilfe kein Arbeitszeitmodell zu übersehen.

Um nun selbst Arbeitszeitmodelle anzulegen, folgen Sie bitte der Schritt für Schritt Anleitung in unserem Artikel Wie funktioniert die anteilige Urlaubsberechnung bei Teilzeit?, in der die genauen Schritte zum Konfigurieren und Zuweisen von Arbeitszeitmodellen aufgelistet sind.

Beispiel Arbeitszeitmodelle

In dem folgenden Beispiel gehen wir von einem Unternehmen mit drei Mitarbeitertypen aus, die alle 24 Urlaubstage im Jahr erhalten:

  • Mitarbeitertyp A in Vollzeit mit einer 5-Tage (Mo,Di, Mi, Do, Fr), 40 Stunden Woche
  • Mitarbeitertyp B in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Do), 24 Stunden Woche
  • Mitarbeitertyp C in Teilzeit mit einer 3-Tage (Mo, Di, Mi), 20 Stunden Woche

Für jeden Mitarbeitertyp muss nun ein eigenes Arbeitszeitmodell angelegt werden und anschließend den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden.

Mitarbeiter A (Vollzeit)

Mitarbeiter B (Teilzeit)

Mitarbeiter C (Teilzeit)

Wie viele Urlaubstage erhält der Mitarbeiter am 01. Januar?

5/5 x 24 = 24 3/5 x 24 = 14,4; also 14 3/5 x 24 = 14,4; also 14

Bsp.1: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Sa

-5 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

Bsp.2: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von So auf Mi

-3 Urlaubstage

-2 Urlaubstage

-3 Urlaubstage

Bsp.3: Angenommen alle diese Mitarbeiter beantragen Urlaub von Mi auf Sa

-3 Urlaubstage

-1 Urlaubstag (Do)

-1 Urlaubstag (Mi)

 

Wenn Sie Mitarbeiter in Teilzeit haben, die flexibel an unterschiedlichen Tagen arbeiten, muss trotzdem ein Arbeitszeitmodell hinterlegt sein. Dieses Arbeitszeitmodell muss die Anzahl der, im Vertrag vereinbarten, Arbeitstage enthalten, da sich der Urlaubsanspruch nach Anzahl der Anwesenheitstage berechnet. So erhält ein Mitarbeiter in Teilzeit mit 3 Arbeitstagen 3/5 des Jahresurlaubskontingents und ein Mitarbeiter in Teilzeit mit 1 Arbeitstag entsprechend nur 1/5 des Urlaubskontingents.

Zuweisung von Arbeitszeitmodellen
Nach der Konfiguration der Arbeitszeitmodelle, müssen diese im nächsten Schritt nun den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden. Unter Accountkonfiguration >  Anwesenheit haben Sie die Möglichkeit ein Arbeitszeitmodell, i.d.R. das 40 Wochenstunden Modell, als Standard-Modell zu wählen, sodass dieses allen Mitarbeitern standardmäßig zugewiesen wird. Das Zuweisen der Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter, die von diesem Modell abweichen, können Sie entweder für jeden Mitarbeiter einzeln oder problemlos für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig durchführen.

Bitte beachten Sie hierbei, dass Arbeitszeitmodelle von Teilzeitmitarbeitern immer zum 01.01. des Jahres vergeben werden müssen, unabhängig vom Anstelldatum des Mitarbeiters. Da die Urlaubskontingente i.d.R. zu Jahresbeginn gebildet werden, muss bereits zu diesem Zeitpunkt das entsprechende Arbeitszeitmodell in Personio hinterlegt sein.

  1. Arbeitszeitmodelle einzeln zuweisen
    Einzelnen Mitarbeiter kann über das Mitarbeiterprofil > Anwesenheit das jeweilige Arbeitszeitmodell zugewiesen werden. Klicken Sie dafür einfach auf Arbeitszeitmodell ändern und wählen das gewünschte Modell.

                   




  2. Bulk Editierung der Arbeitszeitmodelle
    Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig das entsprechende Arbeitszeitmodell zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk Editierung durchzuführen. Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche das gleiche Arbeitszeitmodell zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Arbeitszeitmodell zuweisen oder entfernen das entsprechende Arbeitszeitmodell (z.B. 20 Std. Teilzeit) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern das gewünschte Modell zu.

 

 

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