Schritt 6: Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln

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Nachdem Sie alle Arbeitszeitmodelle angelegt und zugewiesen haben, folgt nun die Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln. Abwesenheiten umfassen beispielsweise Urlaub Krankheit oder Elternzeit. Im Folgenden wird zunächst die Einrichtung von Abwesenheiten ohne Kontingente (wie Krankheit) beschrieben und dann darauf aufbauend die Einrichtung von Abwesenheiten mit Bildung von Kontingenten (wie Urlaub).

 

Abwesenheiten ohne Kontingentbildung (Beispiel Krankheit)

Bei Abwesenheiten ohne Kontingenten geht es darum, die Anzahl der Tage zu erfassen und nicht darum, Abwesenheiten von einem Kontingent abzuziehen. Um die Abwesenheit Krankheit einzurichten, gehen Sie auf Einstellungen > Abwesenheit. Dort können Sie entweder eine neue Abwesenheit anlegen oder eine bereits vorhandene Abwesenheit umbenennen und frei konfigurieren.

Sie haben dann die Möglichkeit explizit einzustellen, ob es Mitarbeitern erlaubt wird, halbe Tage einzutragen und ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen. Die Option Erlaube Vertretung überschneidende Abwesenheitsanfragen zu stellen? legt fest, ob die gewählte Vertretung während der Abwesenheit des Mitarbeiters ebenfalls eine Abwesenheit beantragen darf, wie beispielsweise Urlaub, Home Office oder Krankheit.

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Gültigkeitseinstellungen

Im Bereich Gilt an legen Sie anhand Ihres Arbeitszeitmodells fest, an welchen Tagen der Woche die gewählte Abwesenheit gelten soll. Abwesenheitstage berechnen sich aus der Schnittmenge des Arbeitszeitmodells und der Tage, an denen die Abwesenheitsart gilt.

Abwesenheit zählt als Fehlzeit

Aktivieren Sie die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?, werden alle Arbeitsstunden während einer eingetragenen Abwesenheit als Überstunden gezählt. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion für alle Abwesenheitsarten zu aktivieren, die in Ihrem Unternehmen als tatsächliche Abwesenheitszeit gelten (z.B. Bezahlten UrlaubKrankheit und Sonderurlaub).

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Weitere Informationen zu der Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? und deren Auswirkungen finden Sie in diesem Artikel.

 

Abwesenheiten mit Kontingentbildung (Beispiel Bezahlter Urlaub)

Bei Abwesenheiten mit Kontingenten muss die Checkbox Kontingente bilden aktiviert sein. Sobald diese aktiviert ist, gibt es die Möglichkeit einzustellen, ob Tage aus dem Vorjahr (nicht) übertragen werden oder bis zu einer bestimmten Grenze ins Folgejahr (i.d.R. bis 31. März) mitgenommen werden können. Dies ist eine unternehmensspezifische Entscheidung, die Sie einmalig treffen müssen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen.

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Bitte beachten Sie, dass ein Import von Abwesenheiten nur möglich ist, sofern Vertretungsanfragen nicht erforderlich sind. Erst nachdem Abwesenheiten in Personio importiert worden sind, kann die Auswahl "erforderlich" getroffen werden.

 

Konfiguration von Kontingentregeln

Sobald Kontingente für eine Abwesenheit aktiviert sind, muss mindestens ein Kontingent hinterlegt werden. Kontingenten können Regeln zugewiesen werden. Welche Regel(n) Sie zuweisen hängt sehr davon ab, wie bei Ihnen im Unternehmen Urlaubstage vergeben werden. Fragen, die Sie sich hier stellen können, sind:

  • Wie viele unterschiedliche Kontingente gibt es in meinem Unternehmen?
  • Wird das Urlaubskontingent für alle Mitarbeiter immer zu Jahresbeginn vergeben oder zum jeweiligen Anstelldatum?
  • Erhalten Mitarbeiter den gesamten Urlaubsanspruch auf einmal oder anteilig pro Monat?

Die Erstellung eines Kontingents erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt legen Sie fest, wie viel Urlaubstage das Kontingent enthalten soll, für welchen Zeitraum es gültig ist und wann es jeweils gebildet wird. Wird der Anspruch immer zu Beginn des Jahres gebildet, bekommt ein Mitarbeiter, der beispielsweise zum 01.11.2018 anfängt, zunächst 2/12 x 24 Tage = 4 Tage und dann am 01.01.2019 nochmals 24 Tage.

Schritt 1: Allgemeine Informationen

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Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Wartezeit aktivieren? auszuwählen. Diese Auswahl erscheint nur, wenn Sie davor bei Anspruch wird neu vergeben pro Jahr ausgewählt haben. Im oben dargestellten Screenshot würden einem Mitarbeiter bei 24 Urlaubstagen im Jahr 2 Urlaubstage pro Monat zustehen. Diese Zahl können Sie bei Bedarf editieren oder wie vorgeschlagen übernehmen. Nähere Informationen zur Berechnung des Urlaubs während der Wartezeit finden Sie hier.

 

Schritt 2: Anteilige Berechnung 

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Angenommen ein Mitarbeiter fängt erst zum 02.11. an, so bekommt dieser laut den Einstellungen im obigen Screenshot anfänglich 1/12 x 24 Tage = 2 Urlaubstage zugewiesen. Monatlich anteilig bedeutet dass ein Mitarbeiter nur für jeden vollen Monat im Unternehmen Urlaub erhält. Somit besteht kein Anspruch für den November.

Durch die Einstellung Ende des Arbeitsverhältnisses bestimmen Sie, ob Ihren Mitarbeitern bei Eingabe eines Vertragsendes oder Ende des Arbeitsverhältnisses im ersten Halbjahr der Urlaubsanspruch automatisch reduziert werden soll.

Liegt das Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis im zweiten Halbjahr, so erhält der Mitarbeiter stets den vollen Urlaubsanspruch. Ein jährliches Kontingent (Schritt 1: Anspruch wird neu vergeben pro "Jahr") ist hierfür Voraussetzung.

Die anteilige Berechnung bei Vertragsende/ Ende des Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate erfolgt unabhängig von der Aktivierung der Wartezeit-Funktion.

 

Schritt 3: Gestaffelter Anspruch

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Im letzten Schritt legen Sie fest, ob sich der Urlaubsanspruch nach Betriebszugehörigkeit im Unternehmen erhöhen soll oder nicht.

Wenn Sie hier Ja auswählen, geben Sie die Anzahl der extra Tag(e) pro Jahr nach Anstelldatum ein. Fügen Sie beliebig viele Regelungen hinzu. Die Checkbox Zusätzliche Tage mit Beginn des darauf folgenden Anspruchszeitraums vergeben bietet Ihnen die Möglichkeit, statt des Anstelldatums den Zeitpunkt der erneuten Anspruchsvergabe als Referenzwert für die Staffelung zu bestimmen. Die Regelung Gewähre 1 extra Tag(e) 1 Jahr(e) nach Anstelldatum hätte in diesem Fall zur Folge, dass ein Mitarbeiter, der zum 01.10.2017 ins Unternehmen eingetreten ist, zum 01.01.2019 einen weiteren Urlaubstag erhält.

 

Einzelne Zuweisung von Kontingentregeln

Sobald alle Kontingentregeln angelegt wurden, können diese den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies geschieht im Reiter Abwesenheit des Mitarbeiterprofils, indem Sie unter der entsprechenden Abwesenheitsart, wie z.B. Bezahlter Urlaub, die Option Regelung jetzt zuweisen/Regelung ändern wählen.

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Wählen Sie bei der erstmaligen Zuweisung eines Kontingents die Option Zuweisen ab Anstelldatum. Detaillierte Informationen zu den unterschiedlichen Anwendungsregeln von Kontingenten finden Sie in diesem Artikel.

Laut der oben definierten Kontingentregel, erhält der Mitarbeiter (mit Anstelldatum 01.11.2017) innerhalb der Wartezeit (Zeitraum 01.11.2017 bis 30.04.2018) einen Urlaubsanspruch von 2 Tagen pro Monat. Der restliche anteilige Jahresanspruch wird dann nach Ende der Wartezeit (ab 01.05.2018) gebildet. Dies wird in der Urlaubshistorie wie folgt ausgewiesen:

 

Bulk-Editierung von Kontingentregeln

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig die gewünschten Kontingentregeln zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk-Editierung durchzuführen.
Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche die gleiche Kontingentregel (i.d.R. der Urlaubsanspruch) zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Regelung zur Kontingentbildung ändern die entsprechende Abwesenheitsart (z.B. Bezahlter Urlaub) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern die gewünschte Regelung zur Kontingentbildung zu.

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Nun wurde jedem der ausgewählten Mitarbeiter die entsprechende Abwesenheitsregelung zugewiesen und der daraus resultierende Urlaubsanspruch gebildet.

Unter Einstellungen > Abwesenheiten > Bezahlter Urlaub, sehen Sie anschließend wie vielen Mitarbeitern ein Kontingent zugewiesen ist.

 

Archivierung und Löschung von Kontingenten

Sollte ein Kontingent keinem Mitarbeiter mehr zugewiesen sein und kein Urlaubsanspruch mehr darauf basieren, kann dieses, wenn gewünscht, in den Einstellungen unter Abwesenheit > Bezahlter Urlaub gelöscht werden.

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Sobald ein Kontingent jedoch mindestens einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann dieses nicht gelöscht werden. Möchten Sie ein Kontingent dennoch als zukünftige Auswahloption ausschließen, können Sie dieses archivieren.

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Ein archiviertes Kontingent erscheint nicht länger als Auswahlmöglichkeit und kann keinem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Archivierte Kontingente finden Sie unter Einstellungen > Abwesenheiten > Bezahlter Urlaub >Kontingente > Archiv. Hier sehen Sie außerdem von wem und wann dieses Kontingent archiviert wurde und wie vielen Mitarbeitern dieses Kontingent noch zugewiesen ist.

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Bitte beachten Sie, dass archivierte Kontingente nicht wieder hergestellt werden können. Sollten Sie ein archiviertes Kontingent wieder herstellen wollen, muss dieses unter Kontingent hinzufügen neu angelegt werden.

 

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