Schritt 6: Abwesenheiten und Kontingentregeln konfigurieren

 

 

⚠️ Dieser Artikel befasst sich mit tageweise erfassten Abwesenheiten. Lesen Sie für stundenweise erfasste Abwesenheiten bitte diesen Artikel.

 

Nachdem Sie alle Arbeitszeitmodelle angelegt haben, folgt die Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln. Abwesenheiten umfassen beispielsweise Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Im Folgenden wird zunächst die Einrichtung von Abwesenheiten ohne Kontingente (wie Krankheit) beschrieben und dann darauf aufbauend die Einrichtung von Abwesenheiten mit Bildung von Kontingenten (wie Urlaub).

 

Abwesenheiten ohne Kontingentbildung (Beispiel Krankheit)

Bei Abwesenheiten ohne Kontingenten geht es darum, die Anzahl der Tage zu erfassen und nicht darum, Abwesenheiten von einem Kontingent abzuziehen. Um die Abwesenheit Krankheit einzurichten, gehen Sie auf Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit. Dort können Sie entweder eine neue Abwesenheit anlegen oder eine bereits vorhandene Abwesenheit umbenennen und frei konfigurieren.

Definieren Sie zunächst, in welche Abwesenheitskategorie Ihre erstellte Abwesenheitsart fällt. Erfahren Sie mehr über die Auswirkungen und Funktionen von Abwesenheitskategorien.

Hinweis: Die Definition einer Abwesenheitskategorie ist verpflichtend, wenn Sie die allgemeinen Einstellungen Ihrer Abwesenheitsart speichern.

Sie haben dann die Möglichkeit explizit einzustellen, ob es Mitarbeitern erlaubt wird, halbe Tage einzutragen und ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen. Die Option Erlaube Mitarbeitern, die jemanden vertreten, diese Abwesenheit zu beantragen legt fest, ob die gewählte Vertretung während der Abwesenheit des Mitarbeiters ebenfalls eine Abwesenheit beantragen darf, wie beispielsweise Urlaub, Home Office oder Krankheit.

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Gültigkeitseinstellungen

Im Bereich Gilt an legen Sie anhand Ihres Arbeitszeitmodells fest, an welchen Tagen der Woche die gewählte Abwesenheit gelten soll. Abwesenheitstage berechnen sich aus der Schnittmenge des Arbeitszeitmodells und der Tage, an denen die Abwesenheitsart gilt.

 

Abwesenheit zählt als Fehlzeit

Wenn Sie die Funktion Während Abwesenheitsperioden erfasste Zeiten als Überstunden werten? aktivieren, werden alle Arbeitsstunden während einer eingetragenen Abwesenheit in Personio als Überstunden gezählt. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion für alle Abwesenheitsarten zu aktivieren, die in Ihrem Unternehmen als tatsächliche Abwesenheitszeit gelten (z. B. Bezahlter Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub).

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Weitere Informationen zur Funktion Während Abwesenheitsperioden erfasste Zeiten als Überstunden werten? und deren Auswirkungen finden Sie in unserem Artikel Während Abwesenheitsperioden erfasste Zeiten als Überstunden werten.

 

Abwesenheiten mit Kontingentbildung (Beispiel Bezahlter Urlaub)

Bei Abwesenheiten mit Kontingenten muss die Checkbox Kontingente bilden aktiviert sein. Sobald diese aktiviert ist, gibt es die Möglichkeit einzustellen, ob Tage aus dem Vorjahr (nicht) übertragen werden oder bis zu einer bestimmten Grenze ins Folgejahr (i.d.R. bis 31. März) mitgenommen werden können. Dies ist eine unternehmensspezifische Entscheidung, die Sie einmalig treffen müssen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen.

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Hinweis: Ein Import von Abwesenheiten ist nur dann möglich, wenn Vertretungsanfragen im System nicht als zwingend erforderlich hinterlegt sind. Die Auswahl „erforderlich“ kann erst getroffen werden, nachdem Abwesenheiten in Personio importiert worden sind.

 

Urlaubsansprüche in Kontingente zusammenfassen

Sobald die Kontingentbildung einer Abwesenheitsart aktiviert ist, müssen Sie mindestens ein Kontingent anlegen. Kontingenten können Regeln zugewiesen werden. Welche Regeln Sie zuweisen, hängt davon ab, wie Urlaubstage in Ihrem Unternehmen vergeben werden. Fragen, die Sie sich dazu stellen können, sind:

  • Wie viele unterschiedliche Urlaubsansprüche gibt es im Unternehmen?
  • Wird das Urlaubskontingent für alle Mitarbeiter immer zu Jahresbeginn vergeben oder zum jeweiligen Anstelldatum?
  • Erhalten Mitarbeiter den gesamten Urlaubsanspruch auf einmal oder anteilig pro Monat?

 

Erstellen von Abwesenheitskontingenten

Um ein Abwesenheitskontingent zu erstellen, navigieren Sie auf Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit. Blättern Sie nach unten und klicken Sie auf Kontingentregel erstellen. Im aufgerufenen Fenster müssen Sie die folgenden Details angeben.

 

Schritt 1: Allgemeine Informationen

Im ersten Schritt legen Sie fest, wie viele Urlaubstage das Kontingent enthalten soll, für welchen Zeitraum es gültig ist und wann es jeweils gebildet wird. Wird der Anspruch immer zu Beginn des Jahres gebildet, bekommt ein Mitarbeiter, der beispielsweise zum 01.11.2018 anfängt, zunächst 2/12 x 24 Tage = 4 Tage und dann am 01.01.2019 nochmals 24 Tage.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Option Wartezeit aktivieren? auszuwählen. Diese Auswahl erscheint nur, wenn Sie davor bei Anspruch wird neu vergeben pro die Option Jahr ausgewählt haben. Im oben dargestellten Screenshot würden Mitarbeiter bei 24 Urlaubstagen im Jahr 2 Urlaubstage pro Monat zustehen. Diese Zahl können Sie bei Bedarf bearbeiten oder wie vorgeschlagen übernehmen. Erfahren Sie mehr über die Berechnung von Urlaubsansprüchen während der Wartezeit.

 

Schritt 2: Anteilige Berechnung 

Angenommen ein Mitarbeiter fängt erst zum 02.11. an, dann bekommt er gemäß den Einstellungen im obigen Screenshot anfänglich 1/12 x 24 Tage = 2 Urlaubstage zugewiesen. Monatlich anteilig bedeutet, dass Mitarbeiter nur für jeden vollen Monat im Unternehmen Urlaub erhalten. In diesem Fall besteht für den November kein Anspruch.

Durch die Einstellung Ende des Arbeitsverhältnisses bestimmen Sie, ob Ihren Mitarbeitern bei Eingabe eines Vertragsendes oder Ende des Arbeitsverhältnisses im ersten Halbjahr der Urlaubsanspruch automatisch reduziert werden soll.

Liegt das Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis im zweiten Halbjahr, so erhält der Mitarbeiter stets den vollen Urlaubsanspruch. Ein jährliches Kontingent (Schritt 1: Anspruch wird neu vergeben pro "Jahr") ist hierfür Voraussetzung.

Hinweis: Die anteilige Berechnung bei Vertragsende oder Ende des Arbeitsverhältnisses innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate erfolgt unabhängig von der Aktivierung der Wartezeit-Funktion.

Schritt 3: Gestaffelter Anspruch

Im letzten Schritt legen Sie fest, ob sich der Urlaubsanspruch nach Betriebszugehörigkeit im Unternehmen erhöhen soll oder nicht.

Wenn Sie hier Ja auswählen, geben Sie die Anzahl der extra Tag(e) pro Jahr nach Anstelldatum ein. Fügen Sie beliebig viele Regelungen hinzu. Die Checkbox Zusätzliche Tage mit Beginn des darauf folgenden Anspruchszeitraums vergeben bietet Ihnen die Möglichkeit, statt des Anstelldatums den Zeitpunkt der erneuten Anspruchsvergabe als Referenzwert für die Staffelung zu bestimmen. Die Regelung Gewähre 1 extra Tag(e) 1 Jahr(e) nach Anstelldatum hätte in diesem Fall zur Folge, dass ein Mitarbeiter, der zum 01.10.2017 ins Unternehmen eingetreten ist, zum 01.01.2019 einen weiteren Urlaubstag erhält.

 

Einzelne Zuweisung von Kontingentregeln

Sobald alle Kontingentregeln angelegt wurden, können diese den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies geschieht im Reiter Abwesenheit des Mitarbeiterprofils, indem Sie unter der entsprechenden Abwesenheitsart, wie z. B. Bezahlter Urlaub, die Option Regelung jetzt zuweisen/Regelung ändern wählen.

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Hinweis: Wählen Sie bei der erstmaligen Zuweisung eines Kontingents die Option Zuweisen ab Anstelldatum. Erfahren Sie mehr über die Zuweisung von Abwesenheitskontingenten.

 

Bulk-Editierung von Kontingenten

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig die gewünschten Kontingentregeln zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk-Editierung durchzuführen.
Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche die gleiche Kontingentregel (i.d.R. der Urlaubsanspruch) zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Kontingentregel ändern die entsprechende Abwesenheitsart (z. B. Bezahlter Urlaub) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern die gewünschte Kontingentregel zu.

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Nun wurde jedem der ausgewählten Mitarbeiter die entsprechende Abwesenheitsregelung zugewiesen und der daraus resultierende Urlaubsanspruch gebildet.

Unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit > Bezahlter Urlaub, sehen Sie anschließend wie vielen Mitarbeitern ein Kontingent zugewiesen ist.

 

Archivierung und Löschung von Kontingenten

Sollte ein Kontingent keinem Mitarbeiter mehr zugewiesen sein und kein Urlaubsanspruch mehr darauf basieren, kann dieses, wenn gewünscht, in den Einstellungen unter Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit > Bezahlter Urlaub gelöscht werden.

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Sobald ein Kontingent mindestens einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann es nicht mehr gelöscht werden. Möchten Sie ein Kontingent dennoch als zukünftige Auswahloption ausschließen, können Sie es archivieren.

Ein archiviertes Kontingent erscheint nicht länger als Auswahlmöglichkeit und kann keinem Mitarbeiter neu zugewiesen werden. Archivierte Kontingente finden Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheiten > Bezahlter Urlaub > Kontingente > Archiv. Hier sehen Sie außerdem von wem und wann dieses Kontingent archiviert wurde und wie vielen Mitarbeitern dieses Kontingent noch zugewiesen ist.

Hinweis: Archivierte Kontingente können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie ein archiviertes Kontingent wiederherstellen möchten, muss es unter Neue Kontingentregel erstellen neu angelegt werden.

 

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