Schritt 5: Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln

Nachdem Sie alle Arbeitszeitmodelle angelegt und zugewiesen haben, folgt nun die Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln. Abwesenheiten umfassen beispielsweise Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Im Folgenden wird zunächst die Einrichtung von Abwesenheiten ohne Kontingente (wie Krankheit) beschrieben und dann darauf aufbauend die Einrichtung von Abwesenheiten mit Bildung von Kontingenten (wie Urlaub).

 

Abwesenheiten ohne Kontingentbildung (Beispiel Krankheit)

Bei Abwesenheiten ohne Kontingenten geht es darum, die Anzahl der Tage zu erfassen und nicht darum, Abwesenheiten von einem Kontingent abzuziehen. Um die Abwesenheit Krankheit einzurichten, gehen Sie auf Einstellungen > Abwesenheit. Dort können Sie entweder eine neue Abwesenheit anlegen oder eine bereits vorhandene Abwesenheit umbenennen und frei konfigurieren. Sie haben dann die Möglichkeit explizit einzustellen, ob Mitarbeiter halbe Tage eintragen können und ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen.

 

Abwesenheiten mit Kontingentbildung (Beispiel Bezahlter Urlaub)

Bei Abwesenheiten mit Kontingenten muss die Checkbox Kontingente bilden aktiviert sein. Sobald diese aktiviert ist, gibt es die Möglichkeit einzustellen, ob Tage aus dem Vorjahr (nicht) übertragen werden oder bis zu einer bestimmten Grenze ins Folgejahr (i.d.R. bis 31. März) mitgenommen werden können. Dies ist eine unternehmensspezifische Entscheidung, die Sie einmalig treffen müssen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Vertretungsanfragen optional, erforderlich oder deaktiviert sein sollen.

Bitte beachten Sie, dass ein Import von Abwesenheiten nur möglich ist, sofern Vertretungsanfragen nicht erforderlich sind. Erst nachdem Abwesenheiten in Personio importiert worden sind, kann die Auswahl "erforderlich" getroffen werden. 

 

Definition 'Zählt als Fehlzeit'

Wenn die Funktion 'Zählt als Fehlzeit' aktiviert ist, bedeutet dies, dass alle Stunden die während einer eingetragenen Abwesenheit gearbeitet werden, als Überstunden zählen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter seine Anwesenheitsstunden in Personio einträgt. 

Werden Anwesenheiten bei Ihnen im Unternehmen gepflegt, so ist eine Aktivierung für die Abwesenheitsarten 'Bezahlter Urlaub' und 'Krankheit' sinnvoll.

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Konfiguration von Kontingentregeln

Sobald Kontingente für eine Abwesenheit aktiviert sind, muss mindestens ein Kontingent hinterlegt werden. Kontingenten können Regeln zugewiesen werden. Welche Regel(n) Sie zuweisen hängt sehr davon ab, wie bei Ihnen im Unternehmen Urlaubstage vergeben werden. Fragen, die Sie sich hier stellen können, sind:

  • Wie viele unterschiedliche Kontingente gibt es in meinem Unternehmen?
  • Wird das Urlaubskontingent für alle Mitarbeiter immer zu Jahresbeginn vergeben oder zum jeweiligen Anstelldatum?
  • Erhalten Mitarbeiter den gesamten Urlaubsanspruch auf einmal oder anteilig pro Monat?

 

Die Kontingentregel in folgendem Screenshot besagt, dass ein Mitarbeiter am ersten Arbeitstag (Anstelldatum) anteilig 24 Tage pro Jahr und dann ab dem Folgejahr immer zum 01. Januar den nächsten Urlaubsanspruch erhält.

Wartezeit_deaktiviert.png

So bekommt ein Mitarbeiter, der zum 01.11.2017 anfängt, zunächst 2/12 x 24 Tage = 4 Tage und dann am 01.01.2018 nochmals 24 Tage.

Angenommen ein anderer Mitarbeiter fängt zum 02.11. an, so bekommt dieser anfänglich 1/12 x 24 Tage = 2 Urlaubstage zugewiesen. Denn diese Regel besagt, dass ein Mitarbeiter nur für jeden vollen Monat im Unternehmen Urlaub erhält. Somit besteht kein Anspruch für den November.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die "Anteilige Berechnung während der Wartezeit" zu aktivieren. In folgendem Screenshot würde einem Mitarbeiter bei 24 Urlaubstagen im Jahr, 2 Urlaubstage pro Monat zustehen. Diese Zahl können Sie bei Bedarf editieren oder wie vorgeschlagen übernehmen. Nähere Informationen zur Berechnung des Urlaubs während der Wartezeit finden Sie hier

 

 

Anteiliger Anspruch bei Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis

Anteiliger_Anspruch.png

Durch Aktivierung des Schiebereglers für die einzelnen Kontingente wird Ihren Mitarbeitern bei Eingabe eines Vertragsendes oder Ende des Arbeitsverhältnisses im ersten Halbjahr der Urlaubsanspruch automatisch reduziert.

Liegt das Vertragsende / Ende des Arbeitsverhältnis im zweiten Halbjahr sowie innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate, so wird der Urlaubsanspruch automatisch anteilig auf die Beschäftigungsmonate vergeben. Ein jährliches Kontingent (z.B. 24 Tage pro Jahr) ist hierfür Voraussetzung.

Die anteilige Berechnung bei Vertragsende/ Ende des Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten sechs Beschäftigungsmonate erfolgt unabhängig von der Aktivierung der Wartezeit-Funktion. 

 

Einzelne Zuweisung von Kontingentregeln

Sobald alle Kontingentregeln angelegt wurden, können diese den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies geschieht im Reiter Abwesenheit des Mitarbeiterprofils, indem Sie unter der entsprechenden Abwesenheitsart, wie z.B. Bezahlter Urlaub, die Option Regelung ändern wählen.

 

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Laut der oben definierten Kontingentregel, erhält der Mitarbeiter (mit Anstelldatum 01.11.2017) innerhalb der Wartezeit (Zeitraum 01.11.2017 bis 30.04.2018) einen Urlaubsanspruch von 2 Tagen pro Monat. Der restliche anteilige Jahresanspruch wird dann nach Ende der Wartezeit (ab 01.05.2018) gebildet. Dies wird in der Urlaubshistorie deutlich:

 

Bulk Editierung von Kontingentregeln

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig die entsprechenden Kontingentregeln zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk Editierung durchzuführen.
Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche die gleiche Abwesenheitsregel (i.d.R. der Urlaubsanspruch) zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Regelung zur Kontingentbildung ändern die entsprechende Abwesenheitsart (z.B. Bezahlter Urlaub) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern die gewünschte Regelung zur Kontingentbildung zu.

Bildschirmfoto_2018.png

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Nun wurde jedem dieser Mitarbeiter die entsprechende Abwesenheitsregelung zugewiesen und der daraus resultierende Urlaubsanspruch gebildet.

 

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