Schritt 5: Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln

Nachdem Sie alle Arbeitszeitmodelle angelegt und zugewiesen haben, folgt nun die Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln. Abwesenheiten umfassen beispielsweise Urlaub, Krankheit oder Elternzeit. Im Folgenden wird zunächst die Einrichtung von Abwesenheiten ohne Kontingente (wie Krankheit) beschrieben und dann darauf aufbauend die Einrichtung von Abwesenheiten mit Bildung von Kontingenten (wie Urlaub).

1. Abwesenheiten ohne Kontingentbildung (Beispiel Krankheit)

Bei Abwesenheiten ohne Kontingente geht es darum, die Anzahl der Tage zu erfassen und nicht darum, Abwesenheiten von einem Kontingent abzuziehen. Um die Abwesenheit Krankheit einzurichten, gehen Sie unter Konto konfigurieren > Abwesenheiten. Dort können Sie entweder eine neue Abwesenheit anlegen oder eine bereits vorhandene Abwesenheit umbenennen und frei konfigurieren. Sie haben dann die Möglichkeit explizit einzustellen, ob beispielsweise halbe Tage oder Vertretungsanfragen erlaubt sein sollen.

 

2. Abwesenheiten mit Kontingentbildung (Beispiel Bezahlter Urlaub)

Bei Abwesenheiten mit Kontingenten muss die Checkbox Kontingente bilden aktiviert sein. Sobald diese aktiviert ist, gibt es die Möglichkeit einzustellen, ob Tage aus dem Vorjahr (nicht) übertragen werden oder bis zu einer bestimmten Grenze ins Folgejahr (i.d.R. bis 31. März) mitgenommen werden können. Dies ist eine unternehmensspezifische Entscheidung, die Sie einmalig treffen müssen.

 

Konfiguration von Kontingentregeln

Sobald Kontingente für eine Abwesenheit aktiviert sind, muss mindestens ein Kontingent hinterlegt werden. Kontingenten können Regeln zugewiesen werden. Welche Regel(n) Sie zuweisen hängt sehr davon ab, wie bei Ihnen im Unternehmen Urlaubstage vergeben werden. Fragen, die Sie sich hier stellen können, sind:

  • Wie viele unterschiedliche Kontingente gibt es in meinem Unternehmen?
  • Wird das Urlaubskontingent für alle Mitarbeiter immer zu Jahresbeginn vergeben oder zum jeweiligen Anstelldatum?
  • Erhalten Mitarbeiter den gesamten Urlaubsanspruch auf einmal oder anteilig pro Monat?

Die Kontingentregel in folgendem Screenshot besagt, dass ein Mitarbeiter am ersten Arbeitstag (Anstelldatum) anteilig 24 Tage pro Jahr und dann ab dem Folgejahr immer zum 01. Januar den nächsten Urlaubsanspruch erhält.

So bekommt ein Mitarbeiter, der zum 01.10.2016 anfängt, zunächst 3/12 x 24 Tage = 6 Tage und dann am 01.01.2017 nochmals 24 Tage.

Angenommen ein anderer Mitarbeiter fängt zum 02.10. an, so bekommt dieser anfänglich 2/12 x 24 Tage = 4 Urlaubstage zugewiesen. Denn diese Regel besagt, dass ein Mitarbeiter nur für jeden vollen Monat im Unternehmen Urlaub erhält. Somit besteht kein Anspruch für den Oktober.

Einzelne Zuweisung von Kontingentregeln

Sobald alle Kontingentregeln angelegt wurden, können diese den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies geschieht im Mitarbeiterprofil unter Abwesenheiten und der entsprechenden Abwesenheit wie z.B. Bezahlter Urlaub.

Laut der oben definierten Kontingentregel, erhält der Mitarbeiter (mit Anstelldatum 01.10.2015) in 2015 einen Urlaubsanspruch von 6 Tagen, rückwirkend zum 01.01.2015. Ab dem 01.01.2016 erhält er das Kontingent von 24 Tagen für 2016. Und da kein Urlaub genommen wurde, verfallen die 6 Tage aus 2015 am 31.03.2016. 

Bulk Editierung von Kontingentregeln

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig die entsprechenden Kontingentregeln zuzuweisen, haben Sie die Möglichkeit, dies mithilfe der Bulk Editierung durchzuführen.
Markieren Sie dazu einfach alle Mitarbeiter, welche die gleiche Abwesenheitenregel (i.d.R. der Urlaubsanspruch) zugewiesen bekommen sollen, via Checkbox. Wählen Sie anschließend unter Aktionen > Regelung zur Kontingentbildung ändern die entsprechende Abwesenheitenart (z.B. Bezahlter Urlaub) aus und weisen Sie den selektierten Mitarbeitern die gewünschte Regelung zur Kontingentbildung zu.


Bildschirmfoto_2017-08-09_um_12.28.47.png

 


Nun wurde jedem dieser Mitarbeiter die entsprechende Abwesenheitenregelung zugewiesen und der daraus resultierende Urlaubsanspruch gebildet.

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.