Dies ist Schritt 2 von 5 des Implementierungsmoduls Anwesenheiten und Abwesenheiten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abwesenheitsarten in Personio erstellen, damit Ihre Mitarbeiter verschiedene Abwesenheitsarten wie Krankheit, Urlaub und Elternurlaub anfordern können.
Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?
- Decken Sie die internen Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Abwesenheiten ab. Sie können so viele Abwesenheitsarten erstellen, wie Sie benötigen, um Ihre Unternehmensrichtlinien abzubilden (je nach Markt müssen Sie beispielsweise eventuell zwischen Abwesenheiten für mobile Arbeit aus einem anderen Land und Abwesenheiten für Arbeit im Home Office unterscheiden).
- Erstellen Sie eine zentrale Datenbank für alle Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter, so dass Mitarbeiter ihre geplanten Abwesenheiten und, abhängig von ihren Zugriffsrechten auf den Unternehmenskalender, auch die geplanten Abwesenheiten anderer Mitarbeiter problemlos verfolgen können.
- Stellen Sie sicher, dass Abwesenheitsdaten immer auf dem neuesten Stand sind. Mitarbeiter können Abwesenheiten nach Bedarf selbst beantragen. Sobald sie genehmigt sind, werden diese Informationen sofort in Personio angezeigt.
Schritt 1: Neue Abwesenheitsart anlegen
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit.
- Geben Sie einen Namen für die Abwesenheit im Textfeld ein (z. B. Bezahlter Urlaub, Krankheit, Mobiles Arbeiten usw.) und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
- Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die eben angelegte Abwesenheitsart zu konfigurieren.
- Wählen Sie unter der Option Kalenderfarbe aus, in welcher Farbe die Abwesenheitsart im Kalender erscheinen soll.
- Legen Sie unter Kategorie fest, welcher Abwesenheitskategorie die neue Abwesenheitsart zugeordnet werden soll. Wählen Sie beispielsweise die Kategorie Bezahlter Urlaub für die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub oder die Kategorie Mobiles Arbeiten für die Abwesenheitsart Mobiles Arbeiten aus.
- Wählen Sie für die Zeiteinheit die Option Tage oder Stunden aus. Beachten Sie, dass Sie die Zeiteinheit nicht mehr ändern können, nachdem die Abwesenheitsart erfolgreich angelegt wurde.
Hinweis
Mit stundenweise erfassten Abwesenheiten können Sie nicht nur teilweise Abwesenheiten an einem Tag (z. B. eine Abwesenheit von zwei Stunden im Laufe eines Tages) erfassen, sondern auch ganztägige Abwesenheiten (eine Abwesenheit von acht Stunden im Laufe eines Tages) oder mehrtägige Abwesenheiten (eine Abwesenheit von acht Stunden im Laufe von zwei Tagen). - Nur anwendbar auf tageweise erfasste Abwesenheiten: Legen Sie unter Anfragen für halbe Tage erlauben? fest, ob Mitarbeiter für diese Abwesenheitsart halbe Abwesenheitstage beantragen können.
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Legen Sie unter Vertretungsanfragen erforderlich? fest, ob Mitarbeiter eine Vertretung benennen müssen. Der Name ihrer Vertretung wird im Unternehmenskalender angezeigt.
Hinweis
Ein Import von Abwesenheiten ist nur dann möglich, wenn Vertretungsanfragen im System nicht als zwingend erforderlich hinterlegt sind. - Legen Sie unter Attest benötigt? fest, ob Mitarbeiter beim Beantragen dieser Abwesenheitsart zwingend ein Attest hochladen müssen und wenn ja, ab welchem Tag.
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Nur anwendbar auf tageweise erfasste Abwesenheiten: Legen Sie unter Mitarbeitern, die jemanden vertreten, erlauben, diese Abwesenheit zu beantragen? fest, ob Mitarbeiter, die während eines Zeitraums als Vertretung benannt sind, trotzdem diese Abwesenheitsart beantragen können.
Hinweis
Wir empfehlen, diese Option nur für Abwesenheitsarten zu aktivieren, die als ungeplant gelten (Beispiel: „Krankheit“), und sie für Abwesenheitsarten zu deaktivieren, die als geplant gelten (Beispiel: „Bezahlter Urlaub“). So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter, die aktuell einen anderen Mitarbeiter vertreten, während der Vertretungszeit nicht selbst in Urlaub gehen können. -
Definieren Sie über das Feld Gilt an, welche Wochentage bei der Berechnung von Abwesenheitstagen berücksichtigt werden sollen. Abwesenheitsansprüche berechnen sich aus der Schnittmenge des Arbeitszeitmodells und der Tage, die unter dieser Option ausgewählt sind.
- Aktivieren Sie die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?, wenn Sie möchten, dass alle während eines Abwesenheitszeitraums geleisteten Arbeitsstunden in Personio als Überstunden gewertet werden. Dies setzt voraus, dass der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten in Personio erfasst.
Hinweis
Wir empfehlen, diese Option nur für Abwesenheitsarten zu aktivieren, die in Ihrem Unternehmen als tatsächliche Abwesenheiten gelten (Beispiel: „Bezahlter Urlaub“, „Krankheit“ oder „Sonderurlaub“), und sie für Abwesenheitsarten zu deaktivieren, die nur zur Information dienen (Beispiel: „Mobiles Arbeiten“). - Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Kontingentbildung aktivieren?. Lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels, wie Sie einschätzen können, ob Sie eine Kontingentregel benötigen.
- Klicken Sie auf Abwesenheitsart hinzufügen, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Schritt 2: Notwendigkeit einer Kontingentregel beurteilen
Ob Sie die Option Kontingentbildung aktivieren? auswählen und daher eine Kontingentregel erstellen müssen, hängt davon ab, ob die betreffende Abwesenheitsart:
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unbegrenzt in Anspruch genommen werden kann (z. B. „Krankheit“ oder „Mobiles Arbeiten“)
Sie brauchen keine Kontingentregel anzulegen, weil Sie lediglich die Zahl der Tage/Stunden erfassen und diese nicht von einem Gesamtkontingent abziehen. In diesem Szenario brauchen Sie die Option Kontingentbildung aktivieren? nicht auszuwählen. Klicken Sie stattdessen einfach auf Abwesenheitsart hinzufügen, um die Abwesenheitsart zu erstellen.
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begrenzt in Anspruch genommen werden kann (z. B. „Bezahlter Urlaub“ oder „Elternurlaub“)
Sie müssen eine Kontingentregel erstellen, damit das System automatisch die Anzahl der in Anspruch genommenen Tage/Stunden vom Gesamtkontingent abzieht. Im nächsten Artikel erfahren Sie, wie dies geht.
Herzlichen Glückwunsch 🎉
Sie sind soweit, dass Sie in Personio Kontingentregeln für die Abwesenheitsarten erstellen können.