Erfahren Sie, welche Schritte Sie unternehmen müssen, bevor Sie Ihre Mitarbeiter in Personio importieren können.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Die grundlegende Konfiguration Ihres Kontos ist aus den folgenden Gründen wichtig:

• Wenn Sie Unternehmensinformationen und ein Logo hinzufügen, wird Personio für Ihr Unternehmen personalisiert. Das Logo erscheint oben links in Ihrem Personio-Konto und in E-Mail-Benachrichtigungen.
• Durch die Konfiguration von Abteilungen in Personio stellen Sie sicher, dass für die einzelnen Abteilungen die richtigen Vollzeit-Wochenstunden gespeichert werden. Diese bestimmen den Wert des Vollzeitäquivalents/Full-time equivalent (FTE) eines Mitarbeiters und bilden die Basis für die Gehaltsberechnungen von Teilzeitmitarbeitern.
• Durch die Konfiguration Ihrer Standorteinstellungen stellen Sie sicher, dass die Zeitzone, die öffentlichen Feiertage und die Währung für jeden Mitarbeiter korrekt gespeichert werden.

Schritt 1: Allgemeine Unternehmensinformationen einrichten

Um Ihre allgemeinen Unternehmensinformationen zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Füllen Sie anschließend Ihre Unternehmensinformationen aus und laden Sie Ihr Logo hoch.

Hinweis
Die ausgewählten Einstellungen für Währung, Zeitzone und öffentliche Feiertage sind die anfänglichen Standardwerte für ein Unternehmen, können aber für jeden Standort überschrieben werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Unternehmensinformationen konfigurieren.

Schritt 2: Abteilungen und Teams erstellen

Abteilungen

Abteilungen werden verwendet, um die wöchentlichen Vollzeit-Arbeitszeiten festzulegen. Dadurch wird die Grundlage erstellt, auf der das Vollzeitäquivalent von Mitarbeitern bestimmt und definiert wird, welche Mitarbeiter Teilzeit arbeiten. Entsprechend kann ihr Gehalt berechnet werden.

Um Ihre Abteilungen zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
2. Geben Sie unter dem Reiter Abteilungen den Namen der Abteilung im Feld Neue Abteilung ein und klicken Sie auf .
3. Klicken Sie neben Ihrer neu erstellten Abteilung auf Bearbeiten und fügen Sie die wöchentliche Arbeitszeit der Abteilung ein. Standardmäßig ist die wöchentliche Arbeitszeit auf 40 Stunden festgelegt.

Tipp
Wenn sich die Vollzeit-Wochenstunden für Ihre Abteilungen je nach Standort eines Mitarbeiters unterscheiden, legen Sie separate Abteilungen an, um diese Vollzeit-Wochenstunden widerzuspiegeln.

Beispiel
John arbeitet in der Vertriebsabteilung in Großbritannien, wo die Vollzeit-Wochenstunden für die Verkaufsabteilung 37,5 Stunden betragen. Louise arbeitet in der Vertriebsabteilung in Deutschland, wo die Wochenstunden für die Abteilung 40 Stunden betragen. In diesem Fall sollten in Personio zwei Abteilungen erstellt werden:
Abteilung 1 = Vertrieb UK
Abteilung 2 = Vertrieb Deutschland

Teams

Mit Teams können Sie Mitarbeiter in Gruppen zusammenfassen, um komplexe Organisationsstrukturen in Personio abbilden zu können.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Teams zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Abteilungen und Teams.
2. Geben Sie unter dem Reiter Teams den Namen des Teams im Feld Neues Team ein und klicken Sie auf .

Nachdem Sie Ihre Mitarbeiterdaten importiert haben, können Sie diese Teams über die Mitarbeiterliste den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen. Die Zahl, die neben dem Teamnamen unter dem Reiter Teams angezeigt wird, gibt die Anzahl der aktiven Mitarbeiter an, die dem Team derzeit zugewiesen sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Abteilungen und Teams konfigurieren.

Schritt 3: Standorte erstellen

Jeder Standort, an dem Sie ein Büro oder eine Niederlassung haben, sollte in Personio als separater Standort konfiguriert werden. So können Sie für jeden Standort die Adresse, Währung, Zeitzone sowie – falls benötigt – einen individuellen Feiertagskalender einrichten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Standort zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Standorte.
2. Fügen Sie im Feld Neuer Standort den Namen des Standorts ein, den Sie anlegen möchten, und klicken Sie auf .
3. Klicken Sie neben dem Namen des Standorts auf Bearbeiten und fügen Sie die Währung, die Zeitzone, die Adresse und den Feiertagskalender hinzu.

Weitere Informationen darüber, wie Sie individuelle Feiertagskalender konfigurieren, finden Sie im nächsten Schritt.

Schritt 4: Feiertagskalender konfigurieren

Die korrekte und vollständige Einrichtung des Feiertagskalenders ist für die Berechnung des Urlaubskontostands unerlässlich. Wenn Sie einen Tag in Personio als Feiertag definieren, wird dieser nicht als Abwesenheit gezählt, selbst wenn ein Mitarbeiter für diesen Tag eine Abwesenheit anfragt.

Beispiel
Ihr Unternehmen hat eine interne Regelung, dass Ihre Mitarbeiter, zusätzlich zu den gesetzlichen Feiertagen, am 24. und 31. Dezember jeweils einen halben Tag frei haben. Diese halben Tage müssen in Personio in Ihrem individuellen Feiertagskalender hinterlegt werden. Wenn ein Mitarbeiter für den 24. bis 31. Dezember Urlaub beantragt, werden nur vier Urlaubstage berechnet, da die Feiertage nicht oder nur als halbe Tage gezählt werden (siehe Bild unten).

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte in verschiedenen Bundesländern hat, kann für jeden Standort ein eigener Feiertagskalender konfiguriert und entsprechend zugewiesen werden. Erfahren Sie, wie Sie Feiertagskalender konfigurieren.

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: Grundlagen des Kontos, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Modul weitermachen.