Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten Ihrer Bewerbenden EU-DSGVO konform zu schützen. Sie können die automatische Anonymisierung der Bewerbendendaten in Personio aktivieren, um personenbezogene Daten nach der Erfüllung ihres Zweckes zu entfernen.
Hinweis
Eine Anonymisierung von Bewerbungsdaten kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, bleiben jedoch für Berichte in anonymisierter Form erhalten. Weiter unten erfahren Sie mehr darüber, welche Daten anonymisiert werden.
Automatische Anonymisierung
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die automatische Anonymisierung von Bewerbendendaten einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein.
- Klicken Sie neben Datenschutzeinstellungen auf Bearbeiten.
- Klicken Sie bei Daten automatisch anonymisieren? auf Ja.
- Unter Anonymisierung nach können Sie einstellen, wie viele Tage nach der Ablehnung oder dem Zurückziehen einer Bewerbung die Daten anonymisiert werden sollen.
Hinweis: Wenn diese Zahl eingerichtet oder geändert wird, wird das System nicht sofort aktualisiert. Jeden Morgen wird eine Aktualisierung durchgeführt, bei der die Tage berechnet werden, die seit der Absage vergangen sind. Dies gilt also auch für Ihre historischen Bewerbungsdaten. - Wählen Sie neben Bewerbendennamen in Benachrichtigungs-E-Mails erwähnen?, ob der Name der sich bewerbenden Person in Benachrichtigungs-E-Mail an Sie enthalten sein soll oder nicht. Falls Sie Nein wählen, enthält die Benachrichtungs-E-Mail keine personenbezogenen Daten zur sich bewerbenden Person.
- Klicken Sie dann auf Speichern.
Manuelle Anonymisierung von Bewerbendendaten
(Bulk-)Anonymisierung in der Bewerbendenliste
Sie können die persönlichen Daten auch manuell anonymisieren. Sie können dies entweder für eine einzelne sich bewerbende Person oder für mehrere Bewerbende gleichzeitig tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
- Filtern Sie die Bewerbenden, deren personenbezogene Daten Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Aktionen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung anonymisieren.
- Klicken Sie auf Anonymisieren, um die Anonymisierung zu bestätigen.
Anonymisierung in der Bewerbung
Sie können die Anonymisierung der Daten auch direkt in einer Bewerbung durchführen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Klicken Sie auf die Bewerbung, die Sie anonymisieren möchten.
- Klicken Sie auf
und wählen Sie Bewerbung anonymisieren.
Welche Daten werden anonymisiert?
Folgende Informationen werden anonymisiert:
- Der Name der sich bewerbenden Person
- Das Geschlecht der sich bewerbenden Person
- Alle zugehörigen Bewerbungsdokumente
- Der Nachrichtenverlauf der Bewerbung inkl. Anhänge
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtstag der sich bewerbenden Person
- Angebote
- Evaluationen; alle quantitativen Beurteilungen bleiben jedoch erhalten.
Ist die sich bewerbende Person zum Zeitpunkt der Anonymisierung noch in anderen Bewerbungsprozessen aktiv, werden alle personenbezogene Daten der sich bewerbenden Person vorerst behalten.
Hinweis
Die Anonymisierung von Bewerbungsdaten hat keine Auswirkungen auf Berichte. Für Berichte werden die folgenden Daten erhalten:
▶︎ Bewerbungs-Kennziffer
▶︎ Bewerbungsdatum
▶︎ Bewerbungskanal in der Datenbank
Anonymisierte Bewerbungen werden daher weiter in Systemberichten wie dem Bericht "Bewerbungen" reflektiert.
Löschung von Bewerbendendaten
Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie vollständige Bewerbendenprofile wirklich löschen und die Daten nicht nur anonymisieren möchten, dann haben Sie hierzu zwei Möglichkeiten.
Hinweis
Das Löschen von Bewerbenden ist nicht rückgängig zu machen. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden und werden nicht mehr in Berichten berücksichtigt.
(Bulk-)Löschung in der Liste der Bewerbenden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Bewerbung eines oder mehrerer Bewerbenden zu löschen:
- Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
- Filtern Sie die Bewerbenden, deren Bewerbungen Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Aktionen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung löschen.
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Löschung zu bestätigen.
Löschung in der Bewerbung
Alternativ können Sie auch die Bewerbung löschen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Klicken Sie auf die Bewerbung, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf
