Bewerberdaten anonymisieren und löschen

 

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten Ihrer Bewerber EU-DSGVO konform zu schützen. Sie können die automatische Anonymisierung der Bewerberdaten in Personio aktivieren, um personenbezogene Daten nach der Erfüllung ihres Zweckes zu entfernen.

Hinweis: Die Anonymisierung von Bewerbern ist irreversibel. Die Daten können nicht wieder hergestellt werden, bleiben Ihnen jedoch anonymisiert für Ihre Berichte erhalten.

 

Automatische Anonymisierung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die automatische Anonymisierung von Bewerberdaten einzurichten:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie neben Daten automatisch anonymisieren auf Ja.
  4. Wählen Sie unter Anonymisierung nach, wie viele Tage nach der Ablehnung oder nachdem ein Bewerber seine Bewerbung zurückgezogen hat, die Daten anonymisiert werden sollen.

    Hinweis Wenn diese Zahl eingerichtet oder geändert wird, wird das System nicht sofort aktualisiert. Jeden Morgen wird eine Aktualisierung durchgeführt, wobei die Tage berechnet werden, die seit der Disqualifizierung vergangen sind. Dies gilt also auch für Ihre historischen Bewerberdaten.
  5. Wählen Sie neben Bewerbernamen in Benachrichtigungs-E-Mails erwähnen?, ob der Name des Bewerbers in Benachrichtigungs-E-Mail an Sie enthalten sein soll oder nicht. Falls Sie Nein wählen, enthält die Benachrichtungs-E-Mail keine personenbezogenen Daten zum Bewerber.
  6. Klicken Sie dann auf Speichern.

settings-recruiting-data-privacy_de.png

 

Manuelle Anonymisierung von Bewerberdaten

(Bulk-)Anonymisierung in der Bewerberliste

Die persönlichen Daten Ihrer Bewerber können auch manuell anonymisiert werden. Sie können dies entweder für einen einzelnen Bewerber oder für mehrere Bewerber gleichzeitig tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
  2. Filtern Sie die Bewerber, deren personenbezogene Daten Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
  3. Klicken Sie auf Aktionen. 
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung anonymisieren.
  5. Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie diese Aktion bestätigen müssen. Klicken Sie auf Anonymisieren.

    anonymization-applicant-list-bulk_de.png

 

Anonymisierung im Bewerberprofil 

Sie können die Anonymisierung der Daten auch direkt in einem bestimmten Bewerberprofil durchführen. Gehen Sie dafür auf die drei Punkte und wählen Sie Bewerbung anonymisieren

anonymization-applicant-profile_de.png

 

Welche Daten werden anonymisiert?

Folgende Informationen werden anonymisiert:

  • Name des Bewerbers
  • Alle zugehörigen Bewerberdokumente
  • Der Nachrichtenverlauf der Bewerbung inkl. Anhänge
  • E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtstag des Bewerbers
  • Erstellte Angebote
  • Evaluationen; alle quantitativen Beurteilungen bleiben jedoch erhalten

Ist der Bewerber zum Zeitpunkt der Anonymisierung noch in anderen Bewerbungsprozessen aktiv, werden alle personenbezogene Daten des Bewerbers vorerst behalten.

 

Löschung von Bewerberdaten

Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie vollständige Bewerberprofile wirklich löschen und die Daten nicht nur anonymisieren möchten, dann haben Sie hierzu zwei Möglichkeiten.

Hinweis: Das Löschen von Bewerbern ist irreversibel. Die Daten können nicht wieder hergestellt werden und stehen Ihnen auch nicht anonymisiert in den Berichten zur Verfügung.

 

(Bulk-)Löschung in der Bewerberliste

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Bewerbung eines oder mehrerer Bewerber zu löschen:

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
  2. Filtern Sie die Bewerber, deren Bewerbungen Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
  3. Klicken Sie auf Aktionen. 
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung löschen.
  5. Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie diese Aktion bestätigen müssen. Klicken Sie auf Bestätigen.

deletion-applicant-list-bulk_de.png

 

Löschung im Bewerberprofil

Alternativ können Sie Bewerbungen auch im Bewerberprofil durch Klick auf die drei Punkte und Bewerbung löschen entfernen.

deletion-applicant-profile_de.png

 

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