Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten Ihrer Bewerbenden EU-DSGVO konform zu schützen. Sie können die automatische Anonymisierung der Bewerbendendaten in Personio aktivieren, um personenbezogene Daten nach der Erfüllung ihres Zweckes zu entfernen.
Hinweis: Die Anonymisierung von Bewerbenden ist irreversibel. Die Daten können nicht wieder hergestellt werden, bleiben Ihnen jedoch anonymisiert für Ihre Berichte erhalten.
Automatische Anonymisierung
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die automatische Anonymisierung von Bewerbendendaten einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie neben Daten automatisch anonymisieren auf Ja.
- Wählen Sie unter Anonymisierung nach, wie viele Tage nach der Ablehnung oder nachdem ein sich bewerbende Person seine Bewerbung zurückgezogen hat, die Daten anonymisiert werden sollen.
Hinweis Wenn diese Zahl eingerichtet oder geändert wird, wird das System nicht sofort aktualisiert. Jeden Morgen wird eine Aktualisierung durchgeführt, wobei die Tage berechnet werden, die seit der Disqualifizierung vergangen sind. Dies gilt also auch für Ihre historischen Bewerbendendaten. - Wählen Sie neben Bewerbendennamen in Benachrichtigungs-E-Mails erwähnen?, ob der Name der sich bewerbenden Person in Benachrichtigungs-E-Mail an Sie enthalten sein soll oder nicht. Falls Sie Nein wählen, enthält die Benachrichtungs-E-Mail keine personenbezogenen Daten zur sich bewerbenden Person.
- Klicken Sie dann auf Speichern.
Manuelle Anonymisierung von Bewerbendendaten
(Bulk-)Anonymisierung in der Bewerbendenliste
Die persönlichen Daten Ihrer sich bewerbenden Person können auch manuell anonymisiert werden. Sie können dies entweder für eine einzelne sich bewerbende Person oder für mehrere Bewerbende gleichzeitig tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
- Filtern Sie die Bewerbenden, deren personenbezogene Daten Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Aktionen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung anonymisieren.
- Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie diese Aktion bestätigen müssen. Klicken Sie auf Anonymisieren.
Anonymisierung im Bewerbendenprofil
Sie können die Anonymisierung der Daten auch direkt in einem bestimmten Bewerbendenprofil durchführen. Gehen Sie dafür auf die drei Punkte und wählen Sie Bewerbung anonymisieren.
Welche Daten werden anonymisiert?
Folgende Informationen werden anonymisiert:
- Name der sich bewerbenden Person
- Alle zugehörigen Bewerbendendokumente
- Der Nachrichtenverlauf der Bewerbung inkl. Anhänge
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtstag der sich bewerbenden Person
- Erstellte Angebote
- Evaluationen; alle quantitativen Beurteilungen bleiben jedoch erhalten
Ist die sich bewerbende Person zum Zeitpunkt der Anonymisierung noch in anderen Bewerbungsprozessen aktiv, werden alle personenbezogene Daten der sich bewerbenden Person vorerst behalten.
Löschung von Bewerbendendaten
Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie vollständige Bewerbendenprofile wirklich löschen und die Daten nicht nur anonymisieren möchten, dann haben Sie hierzu zwei Möglichkeiten.
Hinweis: Das Löschen von Bewerbenden ist irreversibel. Die Daten können nicht wieder hergestellt werden und stehen Ihnen auch nicht anonymisiert in den Berichten zur Verfügung.
(Bulk-)Löschung in der Liste der Bewerbenden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Bewerbung eines oder mehrerer Bewerbenden zu löschen:
- Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
- Filtern Sie die Bewerbenden, deren Bewerbungen Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Aktionen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung löschen.
- Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie diese Aktion bestätigen müssen. Klicken Sie auf Bestätigen.
Löschung im Bewerbendenprofil
Alternativ können Sie Bewerbungen auch im Bewerbendenprofil durch Klick auf die drei Punkte und Bewerbung löschen entfernen.
