Wie richte ich das Onboarding ein?

Damit sich neue Mitarbeiter bei Ihnen von Anfang an wohlfühlen und der Einstieg erfolgreich verläuft, bietet Personio die Möglichkeit Onboarding-Vorlagen anzulegen. Damit kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter begrüßt werden, alle notwendigen Daten abgefragt werden, Accounts zum Arbeitsstart eingerichtet sind, der Arbeitsplatz aufgesetzt ist und Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen.

 

1. Erstellung von Onboarding-Vorlagen

Unter Account konfigurieren > Onboarding können Sie beliebig viele Onboarding-Vorlagen erstellen, um zum Beispiel Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, Büros oder mit verschiedenen Anstellungsverhältnissen individuell zu empfangen.

 

Sie haben die Möglichkeit bestehende Onboarding-Vorlagen zu duplizieren, umzubenennen und dann entsprechend Ihren Anforderungen zu editieren.

 

2. Erstellung von Onboarding Schritten

Unter dem Reiter Onboarding Schritte können Sie beliebig viele Einzelschritte anlegen, die Sie später einer Onboarding-Vorlage hinzufügen können.

 

Ein Onboarding Schritt wiederum kann mehrere Abschnitte haben, die den Mitarbeiter zum Beispiel dazu auffordern können ein Profilbild hochzuladen, Mitarbeiterattribute, wie die Sozialversicherungsnummer einzutragen oder Dokumente hochzuladen.

 

Eine Übersicht aller Möglichkeiten Abschnitte zu definieren ist in folgender Tabelle aufgelistet.

Art des Abschnitts Beschreibung
Textinformation Zeigt einen Text an, der als Erklärung zum Ausfüllen des restlichen Formulars dienen kann. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
Dokument zum Download Wählen Sie ein Dokument aus, welchen dem Mitarbeiter zum Download angezeigt werden soll. 
Mitarbeiterattribut Verbindung mit einem bestimmten Mitarbeiterattribut, welches automatisch ausgefüllt wird.
Profilfoto Profilfoto für diesen Mitarbeiter hochladen.
Checkbox Zeigt eine Checkbox an, die der Mitarbeiter anklicken muss (oder kann).
Textfeld ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das der Mitarbeiter Text eintragen kann.
URL ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das eine valide URL eingegeben werden muss.
Dokument hochladen Zeigt ein Formular an, in dem eine Datei hochgeladen werden kann, und mit einer Kategorie der Dokumentenverwaltung verknüpft werden kann.

 

3. Zuweisung von Onboarding Schritten zu einer Onboarding-Vorlage

Zurück im Reiter Onboarding-Vorlagen können Sie die zuvor definierten Onboarding Schritte einem oder mehreren Onboarding-Vorlagen zuweisen. Hierbei können Sie für jeden Schritt definieren wer für die Erfüllung verantwortlich ist und bis zu welchem Datum abhängig vom Anstellungsbeginn der Schritt erledigt sein muss. Somit können verschiedene Abteilungen mühelos in den Onboarding Prozess eingebunden werden.



4. Zuweisung von Onboarding-Vorlagen an Mitarbeiter

Um nun einem Mitarbeiter eine Onboarding-Vorlage zuzuweisen gehen Sie in das Profil des entsprechenden Mitarbeiters und wählen den Reiter Onboarding. Hier wird nun entsprechend der angelegten Regeln eine Vorlage empfohlen, Sie können jedoch ein beliebiges auswählen.

 

Nach dem Zuweisen der Vorlage erscheint eine Liste aller nötigen Onboarding Schritte mit der jeweiligen Deadline sowie einem der vier Status Offen und verspätet (rot), Offen im Zeitplan (gelb), Erledigt (grün) oder Übersprungen (grau). Sie können zugewiesene Vorlagen jederzeit löschen bzw. dem Mitarbeiter eine neue Vorlage zuweisen.

Achten Sie darauf, dass beim Löschen oder Neuzuweisen einer Vorlage die Status und Informationen aus der bisherigen Vorlage gelöscht werden.

 

 

Mitarbeiter können nun die Schritte des Onboardings durchführen, für die sie verantwortlich sind. Sobald ein Onboarding-Schritt als Erledig markiert wurden, kann er nachträglich nicht mehr bearbeitet werden. 

 

Achten Sie darauf, dass ab Zuweisung einer Onboarding-Vorlage Reminder zur Erfüllung der Onboarding Schritte an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt werden. Geschieht dies also weit vor Anstelldatum erhalten Sie bereits sehr früh die Reminder, was nicht immer gewünscht sein kann.

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