Dies ist Schritt 1 von 2 des Implementierungsmoduls Mitarbeiterrollen und Genehmigungs-Workflows.

Dieser Artikel erklärt, was Mitarbeiterrollen in Personio sind, wie sie mit Zugriffsrechten in Verbindung stehen und wie Sie beide kombinieren können, um den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf Unternehmensinformationen zu erweitern oder einzuschränken.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Decken Sie die internen Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Berechtigungen und Einschränkungen ab. Durch die Kombination von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten können Sie den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf bestimmte Bereiche in Personio beschränken, damit sie nur die für sie vorgesehenen Inhalte sehen und aktualisieren können.
Konfigurieren Sie sehr spezifische Zugriffsrechte, wenn Sie temporäre Anforderungen unterstützen möchten. Durch die Kombination von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten können Sie bestimmten Mitarbeitern für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf einen bestimmten Bereich gewähren (z. B. indem Sie eine temporäre genehmigende Person einrichten, die während der Abwesenheit eines Vorgesetzten die Genehmigungsanfragen eines bestimmten Teams bearbeitet).

Schritt 1: Mitarbeiter zu einer Mitarbeiterrolle hinzufügen

In Ihrem Personio-Konto sind standardmäßig zwei Arten von Mitarbeiterrollen konfiguriert:

Voreingestellte Mitarbeiterrollen:

▶ ︎Rolle Alle Mitarbeiter: Diese Rolle umfasst alle Ihre aktiven Mitarbeiter. Alle neuen Mitarbeiter werden automatisch zu dieser Rolle hinzugefügt, d. h. Sie können Mitarbeiter nicht manuell zu dieser Rolle hinzufügen oder sie davon entfernen. Diese Rolle kann weder umbenannt noch gelöscht werden.

▶︎ Administratorrolle (oder jede Rolle mit Administratorrechten): Diese Rolle ist das Gegenstück zur Rolle Alle Mitarbeiter, und ihr werden keine Mitarbeiter automatisch hinzugefügt. Sie können Mitarbeiter daher manuell zu dieser Rolle hinzufügen oder sie davon entfernen (wir empfehlen, dass Sie nur sehr wenige Mitarbeiter zu dieser Rolle hinzufügen). Diese Rolle kann umbenannt, aber nicht gelöscht werden, weil ihr immer mindestens ein Mitarbeiter hinzugefügt bleiben muss.
Individuelle Mitarbeiterrollen:

▶︎ Rolle HR-Manager, Manager, Praktikant usw.: Da diese Rollen nicht mit anderen Funktionen in Personio verknüpft sind, können sie frei bearbeitet werden. Sie können außerdem so viele individuelle Mitarbeiterrollen erstellen, wie Sie benötigen.
Hinweis:
Wir empfehlen, dass Sie möglichst wenige zusätzliche individuelle Rollen erstellen, um die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter besser verfolgen zu können und doppelte individuelle Rollen zu vermeiden.

Um Mitarbeiter zu einer individuellen Mitarbeiterrolle (oder zur vordefinierten Administratorrolle) hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
Klicken Sie entweder unter Mitarbeiterrollen auf eine vorhandene Mitarbeiterrolle, oder klicken Sie auf Neue Rolle erstellen, um eine neue individuelle Mitarbeiterrolle anzulegen. (Geben Sie in diesem Fall auch einen Namen für die neue individuelle Mitarbeiterrolle ein und klicken Sie auf Rolle erstellen).
Die Spalte Hinzugefügte Mitarbeiter zeigt alle Mitarbeiter an, die derzeit zur Rolle hinzugefügt sind. Wenn Sie eine neue individuelle Mitarbeiterrolle erstellen, werden in dieser Spalte 0 Mitarbeiter angezeigt, da noch keine Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
Klicken Sie unter Verfügbare Mitarbeiter auf einen Mitarbeiter, um diesen zur Mitarbeiterrolle hinzuzufügen. Der Mitarbeiter wechselt die Spalten und erscheint nun unter Hinzugefügte Mitarbeiter mit einem blauen Rand.
Klicken Sie unter Hinzugefügte Mitarbeiter auf einen Mitarbeiter, um ihn aus der Rolle zu entfernen. Der Mitarbeiter wechselt die Spalten und erscheint nun unter Verfügbare Mitarbeiter mit einem roten Rand.
Klicken Sie bei Bedarf auf das Stiftsymbol neben dem Namen der Mitarbeiterrolle, um sie umzubenennen.
Klicken Sie bei Bedarf auf das Symbol mit den drei Punkten unter Neue Rolle erstellen, um entweder die Mitarbeiterrolle zu kopieren (ein Duplikat zu erstellen) oder sie zu löschen (nur für individuelle Mitarbeiterrollen). Um eine individuelle Mitarbeiterrolle zu löschen, müssen Sie zunächst alle Mitarbeiter aus der Rolle entfernen.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Hinweis
Wenn Sie den Status eines Mitarbeiters auf Inaktiv setzen, erscheint dieser Mitarbeiter nicht mehr in der betreffenden Mitarbeiterrolle (weder als Hinzugefügter Mitarbeiter noch als Verfügbarer Mitarbeiter).

Schritt 2: Zugriffsrechte für die Mitarbeiterrolle einrichten

Die Zugriffsrechte sind in Kategorien (Personaldaten und Konfigurationen), Zugriffsrechte (Ansicht-, Vorschlags- und Bearbeitungsrecht) und Zugriffsbereiche (Eigene, Meine Mitarbeiter, Benutzerdefiniert, Alle) unterteilt.

Durch die Kombination von Zugriffsrechten und Zugriffsbereichen können Sie Zugriffsrechte entweder stärken oder schwächen. Dies hängt ebenfalls von der Art der Mitarbeiterrolle ab:

Vordefinierte Mitarbeiterrollen:

▶ ︎Alle Mitarbeiter: Diese Rolle wird automatisch allen neuen Mitarbeitern zugewiesen und muss daher einen sehr einfachen Satz von Zugriffsrechten enthalten.
▶ ︎Administratorrolle (oder jede Rolle mit Administratorrechten): Diese Rolle beinhaltet volle Zugriffsrechte, und die dazugehörigen Zugriffsrechte können nicht geändert werden.
Individuelle Mitarbeiterrollen:

▶︎ Rolle HR-Manager, Manager, Praktikant usw.: Da diese Rollen bestimmten Mitarbeitern manuell zugewiesen werden, müssen sie sehr spezifische Zugriffsrechte beinhalten.

Um die Zugriffsrechte für eine bestimmte individuelle Mitarbeiterrolle (oder für die Rolle Alle Mitarbeiter) zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
Klicken Sie unter Mitarbeiterrollen auf die entsprechende Mitarbeiterrolle und navigieren Sie zum Reiter Zugriffsrechte.
Definieren Sie die Zugriffsrechte für jeden Bereich und Unterbereich anhand von den Informationen in den Artikeln Zugriffsrechte und Best Practice: Mitarbeiterrollen.
Überprüfen Sie die Konfiguration der Zugriffsrechte, indem Sie sich beim Personio-Konto eines Mitarbeiters anmelden. Gehen Sie dazu zum entsprechenden Mitarbeiterprofil und klicken Sie oben rechts auf das Symbol Als dieser Mitarbeiter anmelden.

Schritt 3: Zugriff auf den Unternehmenskalender für die Mitarbeiterrolle einrichten

Wir empfehlen, dass Sie auch für jede spezifische Mitarbeiterrolle den Zugriff auf den Unternehmenskalender einrichten. Andernfalls wendet Personio automatisch den standardmäßigen Zugriff auf den Unternehmenskalender entsprechend der Rolle Alle Mitarbeiter an.

Um den Zugriff auf den Unternehmenskalender für eine bestimmte individuelle Mitarbeiterrolle (oder für die Rolle Alle Mitarbeiter) einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
Klicken Sie unter Mitarbeiterrollen auf die entsprechende Mitarbeiterrolle und navigieren Sie zum Reiter Kalender.
Legen Sie den Zugriff auf den Unternehmenskalender sowie auf die verschiedenen Abwesenheitsarten fest. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Zugriff zum Unternehmenskalender einrichten.
Überprüfen Sie die Konfiguration der Zugriffsrechte auf Ihren Unternehmenskalender, indem Sie sich beim Personio-Konto eines Mitarbeiters anmelden. Gehen Sie dazu zum entsprechenden Mitarbeiterprofil und klicken Sie oben rechts auf das Symbol Als dieser Mitarbeiter anmelden.

Hinweis
Optional können Sie auch Erinnerungen einrichten und die 2-Faktor-Authentifizierung für jede Rolle aktivieren.

Nächster Schritt

Herzlichen Glückwunsch 🎉
Sie können jetzt mit der Einrichtung von Genehmigungs-Workflows in Personio fortfahren.

Wie können wir Ihnen helfen?

Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte einrichten (Implementierung)