Schritt 8: Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten

 

 

Nachdem nun alle Daten importiert wurden, ist es nun wichtig die Zugriffsrechte für bestimmte Mitarbeiterrollen präzise zu vergeben. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch nur die Bereiche und Informationen in Personio einsehen oder gar bearbeiten können, welche für diese auch bestimmt sind.

 

Überprüfung von Mitarbeiterrollen

Unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuell angelegten Mitarbeiterrollen einzusehen. Die grau hinterlegte Zahl gibt dabei die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in den jeweiligen Rollen an. Sie können nun Mitarbeiter mühelos zu einer oder mehreren Mitarbeiterrollen hinzufügen.

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Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Erinnerungen, den Zugriff auf Kalender, sowie Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren.


1. Zuweisen von Erinnerungen

Um Mitarbeiterrollen Erinnerungen zuzuweisen, gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter in dieser Rolle automatisch eine Erinnerung erhalten. Sie können es beispielsweise verwenden, um alle Mitarbeiter der Personalabteilung an Geburtstage der Mitarbeiter zu erinnern.

settings-employee-roles-reminders_de.png


2. Kalenderzugriff

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Kalender, um auszuwählen, auf welche Kalender die Mitarbeiter in dieser Rolle zugreifen können sollen. Alle Mitarbeiter haben zusätzlich immer Zugriff auf ihre eigenen Kalender mit Erinnerungen und Besprechungen. Mehr Informationen zur Konfiguration des Kalenderzugriffs erhalten Sie hier.
Wie Sie Kalender verwalten und zu einer externen Applikation wie Outlook oder Google Kalender exportieren, erfahren Sie hier.

settings-employee-roles-calendars_de.png

 

3. Sicherheit

Wenn Sie die 2-Faktor-Authentifizierung für bestimmte Mitarbeiterrollen einrichten möchten, gehen Sie zu Einstellungen> Mitarbeiter >Mitarbeiterrollen >Sicherheit. Diese Einstellung bedeutet, dass sich Mitarbeiter in dieser Rolle auch mit einem Token authentifizieren müssen, wenn sie sich anmelden. Das Token wird von der Google Authenticator-App generiert, die Ihre Mitarbeiter auf ihr Smartphone herunterladen müssen.

 

Überprüfung der Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte einzelner Mitarbeiterrollen können unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte konfiguriert werden.

settings-employee-roles-access-rights_de.png

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als ein beliebiger Mitarbeiter in Personio anzumelden, um Ihre konfigurierten Zugriffsrechte zu prüfen. Klicken Sie dazu im gewünschten Mitarbeiterprofil im rechten oberen Bildschirmrand auf das Icon Als dieser Mitarbeiter anmelden. 

 

Erläuterung der einzelnen Zugriffsrechte

Was genau das Zugriffsrecht im jeweiligen Kontext bedeutet, erklären für jede Sektion die Info Tooltips. Öffnen Sie diese durch eine Mausbewegung auf das Info-Symbol.

settings-employee-roles-access-rights-details_de_.png

Achten Sie bitte darauf, dass die Rolle Alle Mitarbeiter eine Systemrolle ist. Das bedeutet, dass grundsätzlich jeder aktive Mitarbeiter alle Zugriffsrechte dieser Rolle hat. Seien Sie daher bei der Festlegung der Rechte dieser Rolle möglichst restriktiv. Sie können bestimmten Mitarbeiterrollen jederzeit weitere zusätzliche Zugriffsrechte einräumen.

 

Allgemeine Zugriffsrechte

Ansicht Das Zugriffsrecht erlaubt die Ansicht der jeweiligen Daten.
Vorschläge

Das Zugriffsrecht erlaubt das Vorschlagen von einer Änderung der jeweiligen Daten.

Bitte beachten Sie, dass die Auswahl dieser Zugriffsberechtigung die Einrichtung einer entsprechenden Genehmigung erfordert.

Bearbeiten Das Zugriffsrecht erlaubt die Bearbeitung der jeweiligen Daten.

 

Zugriffsbereiche

Eigener Der Zugriffsbereich umfasst lediglich die Daten eines Mitarbeiters selbst.
Meine Mitarbeiter Der Zugriffsbereich greift nur für Mitarbeiter in Vorgesetztenfunktion und gibt diesen jeweils Zugriff auf die Daten aller Mitarbeiter, welche ihnen direkt oder indirekt zugeordnet werden können, aber nicht die Daten des Vorgesetzten selbst. Sollen diese inkludiert werden, wählen Sie bitte zusätzlich Eigene aus.
Speziell Der Zugriffsbereich umfasst eine spezielle Auswahl an Mitarbeitern. Diese lässt sich durch Klick auf Speziell über beliebige Filter definieren.
Alle Der Zugriffsbereich umfasst alle aktiven Mitarbeiter bis auf den Mitarbeiter selbst. Soll dieser auch Zugriff haben bitte ebenfalls Eigene auswählen.

 

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