Schritt 7: Überprüfung von Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten

Nachdem nun alle Daten importiert wurden, ist es nun wichtig die Zugriffsrechte für bestimmte Mitarbeiterrollen präzise zu vergeben. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch nur die Bereiche und Informationen in Personio einsehen oder gar bearbeiten können, welche für diese auch bestimmt sind. 

Überprüfung von Mitarbeiterrollen
Unter Account konfigurieren > Mitarbeiterrollen haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuell angelegten Mitarbeiterrollen einzusehen. Die grau hinterlegte Zahl gibt dabei die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in den jeweiligen Rollen an. Sie können nun Mitarbeiter mühelos zu einer oder mehreren Mitarbeiterrollen hinzufügen. 



Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Erinnerungen, den Zugriff von Kalendern, sowie Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren.

  1. Zuweisen von Erinnerungen
    Unter Accountkonfiguration > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen können Sie Erinnerungen an Mitarbeiterrollen zuweisen. Dadurch erhalten alle Mitarbeiter dieser Rolle automatisch eine Erinnerung. So können Sie beispielsweise HRler über anstehende Geburtstage der Mitarbeiter informieren.




  2. Kalender Zugriff
    Tätigen Sie unter Accountkonfiguration > Mitarbeiterrollen > Kalender die Auswahl, auf welche Kalender die Mitarbeiter einer Rolle Zugriff haben sollen. Alle Mitarbeiter haben zusätzlich immer Zugriff auf ihren eigenen Kalender mit Erinnerungen und Meetingterminen.



  3. Sicherheit
    Unter Accountkonfiguration > Mitarbeiterrollen > Sicherheit haben Sie die Möglichkeit für bestimmte Mitarbeiterrollen eine 2-Faktoren Authentifizierung einzustellen. Diese Einstellung bewirkt, dass sich Mitarbeiter in dieser Rolle beim Login zusätzlich mit einem Token authentifizieren müssen. Dieser wird von der App Google Authenticator, welche sich Ihre Mitarbeiter herunterladen müssten, auf dem Smartphone erzeugt.


Überprüfung der Zugriffsrechte
Unter Accountkonfiguration > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte lassen sich die Zugriffsrechte in Personio für die einzelnen Mitarbeiterrollen einrichten.


Erläuterung der einzelnen Zugriffsrechte

Was genau das Zugriffsrecht im jeweiligen Kontext bedeutet, erklären für jede Sektion die Info Tooltips. Öffnen Sie diese durch eine Mausbewegung auf das Info Symbol.



Achten Sie bitte darauf, dass die Rolle Alle Mitarbeiter eine Systemrolle ist. Das bedeutet, dass grundsätzlich jeder aktive Mitarbeiter alle Zugriffsrechte dieser Rolle hat. Seien Sie daher bei der Festlegung der Rechte dieser Rolle möglichst restriktiv. Sie können bestimmten Mitarbeiterrollen jederzeit weitere zusätzliche Zugriffsrechte einräumen.

  1. Allgemeine Zugriffsrechte

    Ansicht Das Zugriffsrecht erlaubt die Ansicht der jeweiligen Daten.
    Vorschläge Das Zugriffsrecht erlaubt das Vorschlagen von einer Änderung der jeweiligen Daten.

    Bitte beachten Sie, dass die Auswahl dieser Zugriffsberechtigung die Einrichtung einer entsprechenden Genehmigung erfordert.

    Bearbeiten  Das Zugriffsrecht erlaubt die Bearbeitung der jeweiligen Daten.


  2. Zugriffsbereiche
Eigene Der Zugriffsbereich umfasst lediglich die Daten eines Mitarbeiters selbst.
Team Der Zugriffsbereich umfasst die Daten des Teams eines Mitarbeiters, aber nicht den Mitarbeiter selbst. Soll dieser auch Zugriff haben bitte ebenfalls Eigene auswählen.
Speziell Der Zugriffsbereich umfasst eine spezielle Auswahl an Mitarbeitern. Diese lässt sich durch Klick auf Speziell über beliebige Filter definieren. 
Alle Der Zugriffsbereich umfasst alle aktiven Mitarbeiter bis auf den Mitarbeiter selbst. Soll dieser auch Zugriff haben bitte ebenfalls Eigene auswählen. 

 

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