Wie versende ich E-Mails vom unternehmenseigenen SMTP-Server?

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick darüber, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit Sie E-Mails aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden können. 

Um die Kommunikation mit Ihren Bewerbern noch effizienter und übersichtlicher zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, diese komplett über Personio unter Verwendung Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse abzuwickeln. 

 

Verlauf der Bewerberkommunikation

Ein Bewerber schickt eine Bewerbung an Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse. Eine eingerichtete Weiterleitung stellt sicher, dass die Bewerbung automatisch in Ihrer Personio-Inbox landet. Nach Eingang der Bewerbung in Personio können Sie diese dort verwalten. 

Die E-Mail-Kommunikation mit dem Bewerber erfolgt nun direkt aus Personio heraus. Damit der Bewerber Ihre Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse erhält, müssen diese über Ihren eigenen E-Mail-Server geleitet werden. 

Sehen Sie im folgenden Screenshot eine Visualisierung des Prozesses: 

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Nehmen Sie die folgenden drei Einrichtungsschritte vor, um eine reibungslose E-Mail-Kommunikation aus Personio einzurichten:

 

1. Einrichtung der Weiterleitung von Bewerbungen

Um eingehende Bewerbungen in Personio verwalten zu können, müssen Sie in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach eine Weiterleitung an die Personio-Posteingangsadresse einrichten. Die Posteingangsadresse finden Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Posteingangsadresse.

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2. Einstellen der Absender-E-Mail-Adresse

Geben Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Eigene Posteingangsadresse die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre Bewerber Ihre Bewerbungsunterlagen senden. Nachdem eine Weiterleitung eingerichtet worden ist (Schritt 1), landen die Bewerbungen automatisch in der Personio-Inbox und die Bewerberadresse wird als Übermittler der Bewerbung erkannt.  

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3. Einrichtung der Verbindung zum SMTP-Server

Im nächsten Schritt hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen um aus Personio ausgehende Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse senden zu können. 

Ohne die SMTP-Einstellungen werden Ihre Nachrichten über die Personio E-Mail-Adresse (hier: webdemo-jobs@m.personio.de) verschickt.

Unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail können Sie die für den Verbindungsaufbau erforderlichen Informationen hinterlegen. Die SMTP-Einstellungen stellen sicher, dass die von Personio gesendeten E-Mails über Ihren internen Server an den Bewerber gesendet werden.

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Verifizieren Sie Ihre Einstellungen über Klick auf den Test-Button unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein. 

Sollten Sie Probleme beim Setup der SMTP-Einstellungen haben, erhalten Sie hier weiterführende Informationen.  

 

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