Dies ist Schritt 2 von 2 des Implementierungsmoduls Mitarbeiterrollen und Genehmigungs-Workflows.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechend Genehmigungs-Workflows für Abwesenheiten, Anwesenheiten und Änderungen an Mitarbeiterdaten anlegen.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

• Passen Sie Ihre Genehmigungs-Workflows an: Stellen Sie sicher, dass Anfragen schnell und effizient von den richtigen Personen genehmigt werden, und richten Sie bis zu sechs Genehmigungsschritte ein.
• Erstellen Sie Sondergenehmigungen: Für Gruppen von Mitarbeitern, entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens.
• Nutzen Sie den Workflow-Hub, um Genehmigungs-Workflows verfolgen und Engpässe erkennen zu können, bevor sie zu Verzögerungen führen. 

Schritt 1: Standard-Genehmigungs-Workflows einrichten

Ein standardmäßiger Genehmigungs-Workflow für Abwesenheitsanfragen, Anwesenheiten und Änderungen von Mitarbeiterdaten setzt den Standard für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die nicht aufgrund von Sondergenehmigungen einer Ausnahme unterliegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Standard-Genehmigungs-Workflow einzurichten:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Workflows > Genehmigungen.
2. Wählen Sie eine Abwesenheitsart, eine Anwesenheit oder Mitarbeiterdaten, die den Genehmigungs-Workflow auslösen soll(en).
3. Klicken Sie im Standardbereich auf Genehmigungsschritt hinzufügen. 
4. Wählen Sie im Drop-down-Menü die genehmigende Person aus den eingestellten Optionen aus:
   ▶ ︎Bestimmter Mitarbeiter: Wählen Sie einen Mitarbeiter als die genehmigende Person aus.
   ▶ ︎Mitarbeiter in Rolle: Erlauben Sie mehreren genehmigenden Personen mit derselben Rolle, die Anfrage zu bearbeiten.
   ▶ ︎Vorgesetzter des Vorgesetzten: Der Vorgesetzte des Vorgesetzten eines Mitarbeiters, wie in der Orgchart-Ansicht gezeigt, ist die genehmigende Person.
   ▶ ︎Vorgesetzter: Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters ist die genehmigende Person.
5. Fügen Sie je nach Bedarf bis zu fünf weitere Genehmigungsschritte hinzu.
   

   Tipp
   Legen Sie eine Hierarchie von bis zu sechs Genehmigungsschritten an, die nacheinander abgearbeitet werden müssen. Die verschiedenen Schritte müssen auf den einzelnen Hierarchieebenen genehmigt werden, ehe sie weitergeleitet werden.

6. Aktivieren Sie für die jeweilige Abwesenheitsart bei Bedarf die Option Genehmigungen delegieren. Dadurch können Führungskräfte automatisch die Genehmigungsverantwortlichkeiten ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden erhalten, während diese nicht im Büro sind.
7. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2: Sondergenehmigungen erstellen

In manchen Fällen kann es erforderlich sein, bestimmte Mitarbeiter von einem standardmäßigen Genehmigungs-Workflow auszunehmen und einem anderen Prozess zuzuführen. Sie können dies einrichten, indem Sie eine Sondergenehmigung für Mitarbeiter anlegen, die Sie anhand eines Mitarbeiterfilters definieren. Um Sondergenehmigungen hinzuzufügen, müssen Sie zunächst Mitarbeiterfilter erstellen. 

Mitarbeiterfilter erstellen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Mitarbeiterfilter zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Workflows > Genehmigungen und wählen Sie die gewünschte(n) Abwesenheit, Anwesenheit oder Mitarbeiterdaten aus, die den Genehmigungs-Workflow auslösen soll(en). 
2. Gehen Sie zu Mitarbeiterfilter verwalten.
3. Klicken Sie in das Feld Neuen Filter hinzufügen und fügen Sie den Namen Ihres Filters hinzu. Beispiel: Werkstudenten. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol .
4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Regel hinzufügen und legen Sie die gewünschten Kriterien in der Drop-down-Liste fest.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Sondergenehmigungen hinzufügen

Um für Mitarbeiter, die durch einen Mitarbeiterfilter definiert sind, Sondergenehmigungen hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Workflows > Genehmigungen.
2. Wählen Sie eine Abwesenheitsart, eine Anwesenheit oder Mitarbeiterdaten, die den Genehmigungs-Workflow auslösen soll(en).
3. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen.
4. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiterfilter aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen.
6. Wählen Sie im Drop-down-Menü die genehmigende Person aus den eingestellten Optionen aus:
   ▶ ︎Bestimmter Mitarbeiter: Wählen Sie einen Mitarbeiter als die genehmigende Person aus.
   ▶ ︎Mitarbeiter in Rolle: Erlauben Sie mehreren genehmigenden Personen mit derselben Rolle, die Anfrage zu bearbeiten.
   ▶ ︎Vorgesetzter des Vorgesetzten: Der Vorgesetzte des Vorgesetzten eines Mitarbeiters, wie in der Orgchart-Ansicht gezeigt, ist die genehmigende Person.
   ▶ ︎Vorgesetzter: Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters ist die genehmigende Person.
7. Fügen Sie je nach Bedarf bis zu fünf weitere Genehmigungsschritte hinzu.
   

   Tipp
   Legen Sie eine Hierarchie von bis zu sechs Genehmigungsschritten an, die nacheinander abgearbeitet werden müssen. Die verschiedenen Schritte müssen auf den einzelnen Hierarchieebenen genehmigt werden, ehe sie weitergeleitet werden.

8. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis
Für alle Mitarbeiter, die über die definierten Kriterien nicht angesprochen werden, greift automatisch der Standardgenehmigungsprozess.

Tipp
Weitere Informationen zu Sondergenehmigungen und Mitarbeiterfiltern finden Sie in unserem Artikel über die Konfiguration von Sondergenehmigungen.

Schritt 3: Bestätigung, dass genehmigende Personen Zugriff auf die Daten haben

Nachdem Sie Genehmigung-Workflows für Ihre Mitarbeiter eingerichtet haben, empfehlen wir, dass Sie überprüfen, ob alle genehmigenden Personen Zugriff auf die Daten haben, die sie genehmigen sollen. Führen Sie hierzu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Genehmigungen und notieren Sie, welche genehmigenden Personen für jeden Workflow eingerichtet wurden.
2. Gehen Sie zu Mitarbeiter > Mitarbeiterliste und klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten > Spalten anpassen. Fügen Sie Ihrer Ansicht das Attribut „Mitarbeiterrollen“ hinzu und überprüfen Sie, welche Rollen für die genehmigenden Personen festgelegt sind.
3. Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen und stellen Sie unter Zugriffsrechte für die Rollen der einzelnen genehmigenden Personen sicher, dass sie Zugriff auf die Daten haben, die sie genehmigen müssen.

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: Zugriffsrechte und Genehmigungen, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.