Unter Einstellungen > Abwesenheit können Sie die Vertretungsregelung für jede Abwesenheitsart individuell konfigurieren. Weitere Informationen zur Konfiguration von Abwesenheitsarten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

Voraussetzungen für Vertretungsanfragen

Ist die Vertretungsanfrage innerhalb einer Abwesenheitsart optional bzw. erforderlich, können bzw. müssen Mitarbeitenden einen Vertreter bei der Abwesenheitsanfrage angeben. Zur Auswahl stehen hier alle Mitarbeitenden, bei denen mindestens ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil gegeben ist.

Besteht beispielsweise für die Rolle Alle Mitarbeitenden ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil für Alle, so können die Mitarbeitenden einen Vertreter aus Ihrer gesamten Belegschaft auswählen.

Zudem können Sie nur Mitarbeitende auswählen, die selbst nicht abwesend sind. Dies gilt nicht für eine Abwesenheit der Kategorie Home Office. 

Eine Vertretungsanfrage stellen

Ist ein Vertreter erforderlich, so kann dieser direkt bei der Abwesenheitsanfrage ausgewählt werden. Die Abwesenheitsanfrage kann dann durch den Vertreter auf deren Homebildschirm direkt angenommen oder abgelehnt werden.

Ist für die entsprechende Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess definiert, muss vorerst der Vertreter die Anfrage annehmen, damit der hinterlegte Genehmigungsprozess ausgelöst wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Genehmigungsprozesse für einzelne Abwesenheitsarten definieren.

Darstellung von Vertretungsperioden im Kalender

Im persönlichen Abwesenheitskalender des Urlaubnehmers wird die genehmigte Abwesenheit samt dem Vertreter angezeigt:

Auch im Kalender des Vertreters wird der Vertretungszeitraum grau im Abwesenheitskalender markiert, sodass hier Übersichtlichkeit gewährleistet ist: