Erfahren Sie, wie Sie Recruiting-Phasen und -Kategorien einrichten, um die Recruiting-Prozesse Ihres Unternehmens in Personio abzubilden. Überlegen Sie, welche Schritte Ihre Bewerbenden üblicherweise durchlaufen, und kombinieren Sie diese beliebig für jede Kategorie.
Vordefinierte Phasen
Die vordefinierten Phasen finden Sie unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen. Die Phasen Nicht zugewiesen, Abgelehnt, Zurückgezogen, Angebot und Eingestellt sind standardmäßig festgelegt. Diese können Sie nicht bearbeiten, da sie weitere Prozesse in Personio auslösen.
Aufgrund der DS-GVO müssen Sie personenbezogene Daten einer sich bewerbenden Person anonymisieren, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Gehen Sie hierzu zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein. Sie können Daten für Bewerbende, die in die Phasen Abgelehnt oder Zurückgezogen gesendet wurden, automatisch anonymisieren. Wir empfehlen, diese Information auch zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über die Anonymisierung von Bewerbendendaten.
| Vordefinierte Recruiting-Phase | Hinweis |
| Nicht zugewiesen |
Bewerbende, die keiner Phase zugewiesen werden können, werden automatisch dieser Phase zugeordnet. Wenn Sie beispielsweise eine Phase mit Bewerbenden löschen, werden diese dorthin verschoben. |
| Abgelehnt |
Bewerbende, die Sie abgelehnt haben, werden dieser Phase zugeordnet. Zum Beispiel Bewerbende, die für die Stelle nicht geeignet sind. |
| Zurückgezogen |
Bewerbende, die ihre Bewerbung zurückgezogen haben, werden dieser Phase zugeordnet. Zum Beispiel Bewerbende, die nicht länger an der Stelle interessiert sind. |
| Angebot |
Bewerbende, für die Sie ein Angebot erstellt (und gesendet) haben, werden dieser Phase zugeordnet. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in Personio ein Angebot erstellen. |
| Eingestellt |
Bewerbende, die Ihr Angebot akzeptiert haben, werden dieser Phase zugeordnet. Sie werden automatisch als neue Mitarbeitende in Personio angelegt. Die Informationen aus dem Reiter Angebot sowie die Dokumente werden in das neue Mitarbeitendenprofil übertragen. |
Individuelle Phasen erstellen
Sie können auch Ihre eigenen Phasen erstellen, die Bewerbende während des Einstellungsprozesses durchlaufen sollen. Um individuelle Recruiting-Phasen anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
-
Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen.
-
Klicken Sie auf Neue Recruiting-Phase hinzufügen.
-
Geben Sie im Textfeld Name der Phase einen Namen für die Phase ein und klicken Sie auf Speichern.
-
Legen Sie die Dauer der Phase fest.
▶ ︎Unbegrenzt: Die Anzahl von Tagen, die Bewerbende in dieser Phase bleiben dürfen, ist nicht begrenzt.
▶ ︎Begrenzt: Geben Sie die maximale Anzahl von Tagen an, die Bewerbende in dieser Phase bleiben sollten. Wenn eine sich bewerbende Person diese Anzahl an Tagen überschreitet, wird Ihnen dies in der Bewerbungsliste farblich markiert. Sie können diese Liste auch nach Bewerbenden filtern, die bereits zu lange in einer bestimmten Phase sind. Erfahren Sie mehr über die Funktionen der Bewerbungsliste.
-
Wählen Sie die Farbe der Phase und klicken Sie auf Übernehmen. Dies hilft, die Phase von anderen abzuheben, und sorgt für eine klare Struktur.
Weitere Informationen zu den Recruiting-Phasen finden Sie in den folgenden Artikeln:
Recruiting-Kategorien erstellen
Recruiting-Kategorien helfen Ihnen, unterschiedliche Bewerbungsprozesse abzubilden. Auch Ihre offenen Stellen können Sie übersichtlich organisieren und darstellen. Erstellen Sie beispielsweise Kategorien nach Anstellungsart (Vollzeit, Teilzeit), Dienstalter oder Abteilung.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Kategorie zu erstellen:
-
Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Kategorien.
-
Klicken Sie auf Neue Recruiting-Kategorie hinzufügen.
-
Geben Sie den Namen der Kategorie in das Textfeld Kategoriename ein und klicken Sie auf Speichern.
-
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Recruiting-Phasen aus, die Sie dieser Kategorie hinzufügen möchten. Passen Sie die Reihenfolge per Drag-and-Drop an.
Wenn Sie einer Kategorie keine Phase zuweisen, werden automatisch alle Phasen angewendet. -
Legen Sie unter Eingangsbestätigung fest, ob Bewerbende eine automatische E-Mail-Bestätigung erhalten sollen, wenn sie sich auf eine Stelle bewerben.
-
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Bewerbende als automatische Eingangsbestätigung erhalten sollen. Sie müssen außerdem eine mitarbeitende Person für die Signatur der Empfangsbestätigung auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Eingangsbestätigungen senden.
-
Klicken Sie auf Änderungen übernehmen, um den Vorgang abzuschließen.