Wie erstelle ich eine Dokumentenvorlage?

Mit Hilfe von Dokumentenvorlagen können Sie einfach häufig benötigte Dokumente erstellen, ohne jeweils von neuem Seitenlayout, Schriftart, Seitenränder und wiederkehrende Textfragmente eingeben zu müssen.

  1. Erstellung der Textvorlage

    Erstellen Sie ein Textdokument in MS Office (DOCX/DOTX-Format) oder OpenOffice (DT/OTT-Format) mit Ihrem Vorlagentext.

    Beispielvorlage herunterladen

    Es stehen standardmäßig folgende Platzhalter zur Verfügung:

    Variable Mitarbeiterattribut
    first_name Vorname
    last_name Nachname
    email Emailadresse
    position Position
    department Abteilung
    gender Geschlecht
    status Status
    hire_date Anstelldatum
    probation_period Dauer der Probezeit
    probation_period_custom Enddatum der Probezeit
    contract_end_date Vertragsende
    termination_type Kündigungsart
    termination_reason Kündigungsgrund
    termination_date Ende des Arbeitsverhältnisses 
    last_working_day Letzter Arbeitstag
    document_date Erstellungsdatum des Dokuments
    weekly_working_hours Wochenstunden
    children Kinder
    supervisor_first_name Vorgesetzter Vorname
    supervisor_last_name Vorgesetzter Nachname
    supervisor_position Vorgesetzter Position
    office Standort
    subcompany Gesellschaft
    fix_salary Fixgehalt
    hourly_salary Stundenlohn
    fte FTE
    last_login Letzter Login

    Zusätzlich können Sie eigens angelegte Mitarbeiterattribute wie beispielsweise "IBAN" oder "Birthday" verwenden.

    Platzhalter werden im Dokument durch umgebende doppelt geschweifte Klammern gekennzeichnet. Geschlechterspezifische Unterscheidungen setzen Sie mit doppelter vertikaler Linie um:

    ||Mr|Ms|| {{last_name}}

    Verwenden Sie Platzhalter, die nicht im System vorhanden sind, um individuelle Fragmente zu definieren, die Sie dann in Personio vor Generierung des Dokuments eingeben können. Z.B. {{individual paragraph}}.

    Soll ein Datum vom Format 21.07.2016 zu Donnerstag, 21. Juli 2016 umgewandelt werden, kann die Formatierung wie im folgenden Beispiel angehängt werden (Details zur Datumsformatierung):

    {{document_date|l, dS F Y}}

    Des Weiteren können Auswahl-Textblöcke definiert werden. Die Syntax hierfür ist wie folgt:

    [[ block_name [ option_name: text ] [ option_name: text ] ]]

    Ein Beispiel finden Sie im Artikel zur Erstellung von Vorlagen zur Erstellung von Empfehlungsschreiben hier

  2. Upload der Vorlage

    Klicken Sie unter Account konfigurieren > Dokumente > auf Vorlage hinzufügen.

    Wählen Sie anschließend Kategorie und Sprache der Vorlage aus und benennen sie. Unter dem Punkt "Vorlage" wählen Sie das in Schritt 1 erstellte Dokument aus und klicken auf Hochladen.

    Damit Arbeitsvertrag-Vorlagen automatisch im Recruiting bei der Erstellung von Angeboten angezeigt werden, müssen diese in der Systemkategorie "Arbeitsverträge" abgespeichert werden.

  3. Verwendung der Vorlage

    Informationen zur Verwendung von Dokumentvorlagen finden Sie hier.

 

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