Vertretung für Abwesenheiten verwalten

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vertretungsanfragen konfigurieren und Abwesenheitsanfragen trotz bestehender Vertretungen erlauben oder blockieren.  

Konfiguration von Vertretungsanfragen 

Vertretungsanfragen werden für jede Abwesenheitsart in den Einstellungen separat eingerichtet. Wählen Sie hierzu unter Einstellungen > Abwesenheiten eine Abwesenheitsart aus und klicken Sie bei Grundeinstellungen auf Editieren.

Hier können Sie bei Vertretungsanfragen erforderlich? auswählen, ob Mitarbeiter beim Beantragen einer Abwesenheit einen Vertreter auswählen können bzw. müssen.

Screenshot_2.png

Aktivieren Sie das Feld Ja, um die Angabe eines Vertreters beim Beantragen der Abwesenheit zwingend erforderlich zu machen. Bei Nein ist die Auswahl eines Vertreters nicht möglich. Wählen Sie Optional, sodass das Feld zur Auswahl eines Vertreters angezeigt, aber nicht ausgefüllt werden muss. 

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

Ist die Vertretungsanfrage innerhalb einer Abwesenheitsart optional bzw. erforderlich, können bzw. müssen Mitarbeiter einen Vertreter bei der Abwesenheitsanfrage angeben. Für den anfragenden Mitarbeiter stehen hier alle Kollegen zur Auswahl, auf deren öffentliches Profil er mindestens über ein Ansichtsrecht hat.

Screenshot_3.png

Wenn Sie für die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil für Alle freigeben, können Ihre Mitarbeiter einen Vertreter aus der gesamten Belegschaft auswählen.

Screen_Shot_2018-11-14_at_14.30.49.png

Nach dem Einreichen der Abwesenheitsanfrage erhält zunächst der Vertreter eine entsprechende Benachrichtigung von Personio. Er kann die Vertretungsanfrage direkt auf seinem Home-Bildschirm bestätigen oder ablehnen. 

Screen_Shot_2018-11-14_at_14.36.35.png

Ist für die entsprechende Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess definiert, muss der Vertreter die Anfrage annehmen, bevor der hinterlegte Genehmigungsprozess ausgelöst wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Genehmigungsprozesse für einzelne Abwesenheitsarten definieren.

Die Vertreterinformation ist jederzeit über den entsprechenden Kalendereintrag abrufbar.

Screen_Shot_2018-11-14_at_14.45.41.png


Überschneidende Abwesenheitsanfragen für Vertretungen erlauben
 

Die Auswahl bei Erlaube Vertretung überschneidende Abwesenheitsanfragen zu erstellen? ermöglicht Ihnen einzustellen, ob Mitarbeiter für den Zeitraum, in dem Sie einen Kollegen vertreten, selbst eine Abwesenheit anfragen dürfen.

Screenshot_HC.png

Wählen Sie Ja, damit Mitarbeiter, die für einen bestimmten Zeitraum selbst schon Vertreter sind, trotzdem eine Abwesenheit anfragen können. Diese Einstellung ist zum Beispiel bei der Abwesenheitsart "Krankheit" sinnvoll. Dies erlaubt Mitarbeiter, die einen Kollegen vertreten sollen und an diesem Tag krank werden, die Krankheit in Personio einzutragen.

Des Weiteren ist es sinnhaft, diese Einstellung bei der Abwesenheitsart "Home Office" vorzunehmen. Dies ermöglicht Mitarbeitern anstehende Aufgaben bei einer Vertretung auch im Home Office zu erledigen. 

Wählen Sie Nein, um Mitarbeiter Abwesenheitsanfragen für den Zeitraum zu verwehren, indem sie bereits einen anderen Mitarbeiter vertreten. 

Nutzer in der Administratorrolle können stets Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen, auch wenn diese während des gewählten Zeitraums eine Vertretung ausüben. 

War dieser Beitrag hilfreich?

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels