Vertretung für Abwesenheiten verwalten

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vertretungsanfragen konfigurieren und Abwesenheitsanfragen trotz bestehender Vertretungen erlauben oder blockieren.  

Konfiguration von Vertretungsanfragen 

Vertretungsanfragen werden für jede Abwesenheitsart separat in den Einstellungen eingerichtet. Wählen Sie hierzu unter Einstellungen > Abwesenheiten eine Abwesenheitsart aus und klicken Sie bei Grundeinstellungen auf Editieren.

Hier entscheiden Sie bei Vertretungsanfragen erforderlich?, ob Mitarbeiter beim Beantragen einer Abwesenheit einen Vertreter auswählen können bzw. müssen.

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Um die Angabe eines Vertreters beim Beantragen der Abwesenheit zwingend erforderlich zu machen, aktivieren Sie das Feld Ja. Bei Nein ist die Auswahl eines Vertreters nicht möglich. Wählen Sie Optional, sodass das Feld zur Auswahl eines Vertreters zwar angezeigt wird, aber nicht zwingend ausgefüllt werden muss. 

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

Ist die Vertretungsanfrage innerhalb einer Abwesenheitsart optional bzw. erforderlich, können bzw. müssen Mitarbeiter einen Vertreter bei der Abwesenheitsanfrage angeben. Für den anfragenden Mitarbeiter stehen hier die Kollegen zur Auswahl, für deren öffentliches Profil er mindestens ein Ansichtsrecht hat.

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Wenn Sie für die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil für alle Kollegen einräumen, können Ihre Mitarbeiter einen Vertreter aus der gesamten Belegschaft auswählen.

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Nach dem Einreichen der Abwesenheitsanfrage erhält zunächst der gewählte Vertreter eine entsprechende Benachrichtigung von Personio. Er kann die Vertretungsanfrage direkt auf seinem Home-Bildschirm bestätigen oder ablehnen. 

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Ist für die entsprechende Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess definiert, muss der Vertreter die Anfrage erst annehmen, bevor der hinterlegte Genehmigungsprozess ausgelöst wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Genehmigungsprozesse für einzelne Abwesenheitsarten einrichten.

Die Vertreterinformation ist jederzeit über den entsprechenden Kalendereintrag abrufbar.

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Überschneidende Abwesenheitsanfragen für Vertretungen erlauben
 

Die Auswahl bei Erlaube Vertretung überschneidende Abwesenheitsanfragen zu erstellen? ermöglicht Ihnen einzustellen, ob Mitarbeiter für den Zeitraum, in dem Sie einen Kollegen vertreten, selbst eine Abwesenheit anfragen dürfen.

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Wählen Sie Ja, damit Mitarbeiter, die für einen bestimmten Zeitraum selbst schon Vertreter sind, trotzdem eine Abwesenheit anfragen können. Diese Einstellung ist zum Beispiel bei der Abwesenheitsart "Krankheit" sinnvoll. Dies erlaubt Mitarbeitern, die einen Kollegen vertreten sollen und an diesem Tag krank werden, die Krankheit in Personio einzutragen. Des Weiteren ermöglicht diese Einstellung Ihren Mitarbeitern auch die Abwesenheitsart "Home Office" zu beantragen und anstehende Aufgaben im Vertretungsfall von zu Hause zu erledigen. 

Um Mitarbeitern Abwesenheitsanfragen für den Zeitraum, in dem sie bereits einen anderen Mitarbeiter vertreten, zu verwehren, wählen Sie Nein. 

Nutzer in der Administratorrolle können stets Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen, auch wenn diese während des gewählten Zeitraums eine Vertretung ausüben. 

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