Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vertretungsanfragen konfigurieren und Abwesenheitsanfragen trotz bestehender Vertretungen erlauben oder blockieren.

Konfiguration von Vertretungsanfragen 

Vertretungsanfragen werden für jede Abwesenheitsart separat in den Einstellungen eingerichtet. Wählen Sie hierzu unter Einstellungen > ARBEITSZEITEN UND ABWESENHEITEN > Abwesenheit eine Abwesenheitsart aus und klicken Sie unter den Grundeinstellungen auf Bearbeiten.

Hier entscheiden Sie bei Vertretungsanfragen erforderlich?, ob Mitarbeiter beim Beantragen einer Abwesenheit einen Vertreter auswählen können bzw. müssen.

Um die Angabe eines Vertreters beim Beantragen der Abwesenheit zwingend erforderlich zu machen, aktivieren Sie das Feld Ja. Bei Nein ist die Auswahl eines Vertreters nicht möglich. Wählen Sie Optional, sodass das Feld zur Auswahl eines Vertreters zwar angezeigt wird, aber nicht zwingend ausgefüllt werden muss.

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

Ist die Vertretungsanfrage innerhalb einer Abwesenheitsart optional bzw. erforderlich, können bzw. müssen Mitarbeiter einen Vertreter bei der Abwesenheitsanfrage angeben. Für den anfragenden Mitarbeiter stehen hier die Kollegen zur Auswahl, für deren öffentliches Profil er mindestens ein Ansichtsrecht hat.

Wenn Sie für die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil aller Kollegen einräumen, können Mitarbeiter aus der gesamten Belegschaft einen beliebigen Vertreter auswählen.

Nach dem Einreichen der Abwesenheitsanfrage erhält der gewählte Vertreter im Aufgaben-Widget in seinem Dashboard sowie in seiner Inbox eine Aufgabe.

Ist für die entsprechende Abwesenheitsart ein Genehmigungs-Workflow definiert, muss der Vertreter die Anfrage erst annehmen, bevor der hinterlegte Genehmigungs-Workflow ausgelöst wird. Weitere Informationen zu Genehmigungs-Workflows finden Sie in unserem Artikel Schritt 9: Genehmigungs-Workflows anlegen.

Darstellung von Vertretungsperioden im Kalender

Im persönlichen Abwesenheitskalender des Urlaubnehmers wird die genehmigte Abwesenheit samt dem Vertreter angezeigt.

Auch im Kalender des Vertreters wird der Vertretungszeitraum grau im Abwesenheitskalender markiert, sodass hier Übersichtlichkeit gewährleistet ist:

Überschneidende Abwesenheitsanfragen für Vertretungen erlauben

Über die Auswahl bei Mitarbeitern, die jemanden vertreten, erlauben, diese Abwesenheit zu beantragen? können Sie festlegen, ob Mitarbeiter für einen Zeitraum, in dem sie einen Kollegen vertreten, selbst eine Abwesenheit anfragen dürfen.

Wählen Sie Ja, damit Mitarbeiter, die für einen bestimmten Zeitraum selbst schon Vertreter sind, trotzdem eine Abwesenheit anfragen können. Diese Einstellung ist zum Beispiel bei der Abwesenheitsart Krankheit sinnvoll. Dies erlaubt Mitarbeitern, die einen Kollegen vertreten sollen und an diesem Tag krank werden, die Krankheit in Personio einzutragen. Des Weiteren ermöglicht diese Einstellung Ihren Mitarbeitern auch, die Abwesenheitsart Home Office zu beantragen und anstehende Aufgaben im Vertretungsfall von zu Hause aus zu erledigen.

Um Mitarbeitern Abwesenheitsanfragen für einen Zeitraum, in dem sie bereits einen anderen Mitarbeiter vertreten, zu verwehren, wählen Sie Nein.

Nutzer in der Administratorrolle können stets Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen, auch wenn diese während des gewählten Zeitraums eine Vertretung ausüben.