Vertretung für Abwesenheiten verwalten

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vertretungsanfragen konfigurieren und Abwesenheitsanfragen von Vertretungen zulassen können.  

Konfiguration von Vertretungsanfragen 

Vertretungsanfragen können in den Einstellungen für jede Abwesenheitsart separat eingerichtet werden. Wählen Sie hierzu unter Einstellungen > Abwesenheiten eine Abwesenheitsart aus und klicken Sie bei Grundeinstellungen auf Editieren.

Hier können Sie bei Vertretungsanfragen erforderlich? auswählen, ob Mitarbeiter beim Beantragen einer Abwesenheit einen Vertreter auswählen können bzw. müssen.

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Bei der Auswahl von Ja ist die Angabe eines Vertreters beim Beantragen der Abwesenheit zwingend erforderlich. Wird hier Nein ausgewählt, kann der Mitarbeiter keinen Vertreter auswählen. Aktivieren Sie das Feld Optional, so wird das Feld zur Auswahl eines Vertreters angezeigt, muss aber nicht ausgefüllt werden. 

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

Ist die Vertretungsanfrage innerhalb einer Abwesenheitsart optional bzw. erforderlich, können bzw. müssen Mitarbeiter einen Vertreter bei der Abwesenheitsanfrage angeben. Zur Auswahl stehen hier alle Mitarbeiter, bei denen mindestens ein Ansichtsrecht auf das öffentliche Profil gegeben ist.

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Wenn Sie für die Mitarbeiterrolle Alle Mitarbeiter ein Ansichtsrecht auf das Öffentliche Profil für Alle freigeben, können Ihre Mitarbeiter einen Vertreter aus der gesamten Belegschaft auswählen.

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Die Abwesenheits- bzw. Vertretungsanfrage kann dann durch den Vertreter auf dessen Home-Bildschirm direkt angenommen oder abgelehnt werden. 

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Ist für die entsprechende Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess definiert, muss vorerst der Vertreter die Anfrage annehmen, damit der hinterlegte Genehmigungsprozess ausgelöst wird. Erfahren Sie hier, wie Sie Genehmigungsprozesse für einzelne Abwesenheitsarten definieren.

Die Vertreterinformation ist zudem in den entsprechenden Kalendereinträgen vermerkt.

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Überschneidende Abwesenheitsanfragen für Vertretungen erlauben
 

Die Auswahl bei Erlaube Vertretung überschneidende Abwesenheitsanfragen zu erstellen? ermöglicht Ihnen einzustellen, ob Mitarbeiter für den Zeitraum, in dem Sie einen Kollegen vertreten, selbst eine Abwesenheit anfragen dürfen.

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Bei der Auswahl von Ja ist es für Mitarbeiter möglich, die für einen bestimmten Zeitraum selbst schon Vertreter sind, trotzdem eine Abwesenheitsanfrage zu erstellen. Diese Einstellung macht zum Beispiel bei der Abwesenheitsart "Krankheit" Sinn, da sich Mitarbeiter, die einen Kollegen vertreten sollen und an diesem Tag krank werden, die Krankheit in Personio eintragen können.

Des Weiteren kann es sinnvoll sein, diese Einstellung bei der Abwesenheitsart "Home Office" vorzunehmen, wenn den Mitarbeitern ermöglicht werden soll, anstehende Aufgaben bei einer Vertretung auch im Home Office zu erledigen. 

Wird hier Nein ausgewählt, können Mitarbeiter keine Abwesenheitsanfragen für den Zeitraum stellen, indem sie bereits einen anderen Mitarbeiter vertreten.

Nutzer in der Administratorrolle können stets Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen, auch wenn diese während des gewählten Zeitraums eine Vertretung ausüben.

Bitte beachten Sie, dass weder Zugriffsrechte noch Genehmigungsprozesse an den Vertreter übertragen werden.

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