Wie richte ich die gesamte Abwesenheitenverwaltung ein?

Die Einrichtung der flexiblen Abwesenheitenverwaltung umfasst die Konfiguration verschiedener Bereiche der Personio Software.

  1. Feiertage konfigurieren

    Wählen Sie die für Ihr Unternehmen bzw. Standorte relevante Feiertage aus. Weitere Informationen finden Sie hier.

  2. Abwesenheitenarten anlegen

    Legen Sie die in Ihrem Unternehmen auftretenden Abwesenheitenarten wie "Krankheit" oder "Bezahlter Urlaub" an. Weitere Anweisungen finden Sie hier.

  3. Berechtigungen vergeben
    • Zugriffsrechte für Abwesenheitenarten

      Stellen Sie unter Account konfigurieren > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte ein, welche Mitarbeiter welche Abwesenheiten sehen, vorschlagen oder bearbeiten dürfen.

      Für jede Abwesenheitenart können Sie die Berechtigungen "Ansicht", "Vorschläge" und "Bearbeiten" vergeben. Diese gilt dann nur für den jeweiligen Mitarbeiter selbst ("Eigene"), sein Team ("Team"), eine spezielle Mitarbeitergruppe ("Speziell") oder alle Mitarbeiter ("Alle").

      Die Berechtigung "Vorschläge" für eine bestimmte Abwesenheitenart bedeutet, dass eine Abwesenheit dieser Art angefragt werden darf. Hierfür muss in Schritt 4 eine Genehmigung eingerichtet werden.

      Falls Sie unsicher sind, was genau der Begriff "Team" bedeutet, sehen Sie hier.
    • Zugriffsrechte für Abwesenheitenkalender

      Für jede Ihrer Abwesenheitenarten wird ein Abwesenheitenkalender generiert, den Sie unter Kalender im Hauptmenü einblenden lassen können.

      Unter Account konfigurieren > Mitarbeiterrollen > Kalender können Sie die Ansichtsberechtigung für Abwesenheitenkalender konfigurieren, sodass Mitarbeiter in der Kalenderansicht entsprechende Abwesenheiteneinträge einblenden können. Die Sichtbarkeit kann von "Kein Zugriff" über "Eigenes Team" bis hinzu "Global" reichen.

  4. Genehmigungen einrichten

    Legen Sie fest, welche Mitarbeiter Anfragen welcher Abwesenheitenart genehmigen sollen. Mehr zum Einrichten von Genehmigungen finden Sie hier.

  5. Abwesenheitenregelungen Mitarbeitern zuordnen

    Abwesenheitenregelungen einer Abwesenheitenart mit Kontingentbildung müssen Mitarbeitern explizit zugewiesen werden. Weitere Anweisungen finden Sie hier.

  6. Vergangene Abwesenheiten importieren (optional)

    Durch den Upload einer Exceldatei können Sie die vergangenen Abwesenheiten von Mitarbeitern importieren (Abwesenheits Upload). 

    Beim Import von Urlaub empfehlen wir, lediglich die Abwesenheiten seit 1. Januar des laufenden Kalenderjahres zu importieren. 

    Weitere Informationen sowie eine Excel-Vorlage für den Abwesenheits Upload finden Sie hier.

  7. Kontostände anpassen

    Werden nicht alle vergangenen Abwesenheiten seit Anstelldatum importiert, ist eine einmalige, manuelle Anpassung der Urlaubstage notwendig.

    Für die Anpassung des automatisch gebildeten Urlaubskontingents eines Mitarbeiters (verfügbare Urlaubstage), gibt es zwei Möglichkeiten:

    • Einzeln über die Abwesenheitenseite von Mitarbeitern

      Sie können unter Abwesenheiten durch Klick auf das Editieren Symbol die verfügbaren Urlaubstage anpassen:

    • Gesammelt über den Upload einer Exceldatei

      Durch den Upload einer Exceldatei lassen sich zu einem beliebigen Stichtag die Kontostände für alle Mitarbeitern gesammelt anpassen. 

      Beim Import von Urlaub empfehlen wir, den Urlaubs-Kontostand zum Stichtag 31. Dezember des Vorjahres zu importieren, damit ggf. Resturlaub richtig ins Folgejahr übernommen wird und am Datum der Übertragsgrenze (z.B: 31. März) ordnungsgemäß verfällt.

      Genaue Anweisungen zum Upload der Kontostände finden Sie hier

 

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