Wir aktualisieren die Genehmigungserfahrung, um die Effizienz und Flexibilität zu verbessern – alles innerhalb von Automatisierungen. Folgendes erwartet Sie:

• eine neue Oberfläche zum Einrichten von Genehmigungsregeln
• Mehr Optionen, um festzulegen, wann manuelle Genehmigungsaufgaben getriggert werden sollen.
• Eine vereinfachte Möglichkeit zur Beobachtung und Verwaltung von Genehmigungen. 
• Wichtige Details zu Genehmigungsanfragen in der Inbox, damit genehmigende Personen direkt handeln können.

In Automatisierungen können Admins Bedingungen festlegen, um zu definieren, welche Mitarbeitendenanfragen einer manuellen Genehmigung bedürfen. Personio genehmigt Routineanfragen automatisch und löst manuelle Genehmigungen nur dann aus, wenn Anfragen alle in den Regeln und Bedingungen festgelegten Kriterien erfüllen. Dies reduziert unnötige Benachrichtigungen und hilft Ihrem Team, sich auf wichtige Anfragen zu konzentrieren.

Die Genehmigungsarten werden schrittweise in die Automatisierungen verschoben, beginnend mit Genehmigungen von Anwesenheiten (Zeiterfassung), gefolgt von Genehmigungen von Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten. 

Erfahren Sie, wie Sie in Automatisierungen Genehmigungen von Anwesenheiten und Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten einrichten. Wenn die Änderungen in Ihrem Account noch nicht eingeführt wurden, lesen Sie, wie Sie Genehmigungen mithilfe der alten Erfahrung einrichten.

Folgendes erwartet Sie

Sobald die Aktualisierung in Ihrem Account eingeführt wurde, werden Admins und genehmigende Personen Änderungen in folgenden Bereichen bemerken:

Genehmigungseinrichtung und -beobachtung

• Neuer Ort: Admins können Genehmigungen in Automatisierungenverwalten und beobachten. Die vorhandenen Genehmigungsregeln Ihres Unternehmens werden jetzt als separate Workflows unter Automatisierungen > Workflows angezeigt. 
• Individuelle Konfigurationen: Fügen Sie Regeln und Bedingungen hinzu, um anzugeben, wann eine manuelle Genehmigung erforderlich ist, beispielsweise bei Anwesenheitsverstößen. 
• Beobachtung von Genehmigungen: Admins können migrierte Genehmigungs-Workflows auf dem Reiter Aktivität verfolgen. Genehmigungsarten, die nicht migriert wurden, werden in zukünftigen Versionen hier angezeigt. 

Hinweis: Nur Admins können Workflows und Aktivitäten für Genehmigungen einrichten und anzeigen. Nutzende ohne Adminrechte, die Zugriff auf Automatisierungen haben, können keine Informationen zu Genehmigungen anzeigen. 

Überprüfung von Genehmigungen

Genehmigende Personen können Aufgaben direkt in ihrer Inbox verwalten. Sie erhalten nur Genehmigungsaufgaben für Anfragen, die den definierten Workflow-Regeln entsprechen, wodurch unnötige Warnungen reduziert werden. Genehmigende Personen können Details zur Aufgabe anzeigen und diese einzeln oder gesammelt pro Mitarbeiter bearbeiten.

Tipp: 
In einem Workflow zugewiesene genehmigende Personen erhalten eine E-Mail über den neuen Genehmigungsprozess. 

Zeitplan

Die Aktualisierungen werden den Accounts schrittweise bereitgestellt, abhängig von den aktuellen Genehmigungseinrichtungen und der Komplexität. Dazu gehören:

• Die aktuell eingerichteten Genehmigungsarten (Abwesenheit, Anwesenheiten, Mitarbeitendendaten).
• Die Anzahl der Genehmigungsregeln, die derzeit für jede Art eingerichtet sind.
• Die Komplexität der Genehmigungsregeln.

Ihr Unternehmen erfüllt möglicherweise einen oder mehrere der unten aufgeführten Meilensteine. Wenn Ihre Einrichtung den Kriterien eines Meilensteins entspricht, können Sie mit den in der Tabelle aufgeführten zugehörigen Änderungen rechnen. Beachten Sie, dass sich die Fristen ändern können, wenn sich die Einstellungen Ihres Accounts ändern. 

Zusätzliche Ressourcen 

Wenn Änderungen in Kraft treten, benachrichtigen wir Sie durch Benachrichtigungen im Produkt und per E-Mail. 

Genehmigungen in Automatisierungen
Wenn Ihr Account über die neue Automatisierungserfahrung verfügt, lesen Sie die folgenden Materialien: 

• Workflow-Komponenten
• Genehmigungen für Anwesenheiten in Automatisierungen einrichten
• Genehmigungen für Änderungen von Mitarbeitendendaten in Automatisierungen einrichten

Alte Genehmigungserfahrung
Wenn die Änderungen noch nicht in Ihrem Account verfügbar sind, lesen Sie unsere Anleitungen zur alten Erfahrung:

• Standardgenehmigungen einrichten
• Individuelle Genehmigungsprozesse einrichten
• Genehmigungs-Workflow mit einer Nachweisanforderung einrichten
• Genehmigungs-Workflows und Erinnerungen mit mehreren Führungskräften einrichten

Häufig gestellte Fragen 

Muss ich meine Genehmigungsregeln manuell verschieben?
Nein, Sie müssen Ihre Genehmigungsregeln nicht manuell verschieben. Wenn Ihre Unternehmen die Kriterien eines Meilensteins erfüllt, werden die entsprechenden Genehmigungsregeln automatisch in Automatisierungen verschoben. Anschließend können Sie mithilfe zusätzlicher Konfigurationsoptionen Ihre vorhandenen Genehmigungsregeln bearbeiten oder neue erstellen.

Kann ich in Automatisierungen auf Genehmigungen zugreifen, wenn mein Unternehmen die Kriterien für den aktuellen Meilenstein nicht erfüllt?
Wenn Sie Zugriff auf Genehmigungen in Automatisierungen wünschen, bevor Ihre Unternehmen die Kriterien erfüllt, wenden Sie sich für Unterstützung an unser Support-Team.

Meine Genehmigungsregeln wurden automatisch migriert. Wo befinden sie sich jetzt? 
Ihre migrierten Genehmigungsregeln befinden sich unter Automatisierungen > Workflows. Jede Genehmigungsregel wird als separater Workflow angezeigt. Filtern und sortieren Sie die Liste nach Name, Event, Status und mehr.

Was passiert mit offenen Genehmigungsanfragen während der automatischen Migration von Regeln?
Alle offenen Genehmigungsanfragen verbleiben während des Migrationsprozesses in der Inbox der zuständigen genehmigenden Person.

Die Genehmigungen zur Änderung von Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten unseres Unternehmens wurden nicht migriert. Wo befinden sie sich?
Nicht migrierte Genehmigungsarten befinden sich weiterhin im alten System unter Einstellungen > Genehmigungen. Sie können sie dort weiterhin verwalten, bis sie in zukünftigen Meilensteinen verschoben werden. Um offene Genehmigungsanfragen zu verfolgen, die nicht migriert wurden, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. Suchen Sie nach dem Widget Offene Genehmigungsanfragen und wählen Sie die entsprechende Genehmigungsart aus.

Warum wird mir immer noch die alte Erfahrung angezeigt?
Wenn Ihnen noch immer die alte Oberfläche angezeigt wird, liegt das möglicherweise daran, dass die Konfiguration Ihres Unternehmens die Kriterien für den aktuellen Migrationsmeilenstein noch nicht erfüllt. Selbst wenn Ihre Einrichtung die Anforderungen erfüllt, wurden Ihre Regeln möglicherweise noch nicht migriert. Der Migrationsprozess für jeden Meilenstein dauert mehrere Wochen.