Die Verwaltung von Abwesenheiten und die Zeiterfassung sind die am häufigsten genutzten Funktionen Ihrer Mitarbeitenden in Personio. Wir haben von vielen von Ihnen Feedback zu diesen Funktionen erhalten. Wir haben dieses Feedback berücksichtigt und gestalten unsere Zeitmanagement-Funktionen neu. Das erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitenden Folgendes:

• Zugriff auf die Funktionen zu, die Sie am häufigsten verwenden.
• Abrufen und Verarbeiten von wichtigen Informationen zur Anwesenheit auf einen Blick.
• Über die Teilnahme und Verfügbarkeiten Ihrer Teams auf dem Laufenden bleiben.

Das Zeiterfassungs-Widget

Das Feedback zu unseren aktuellen Features hat Folgendes gezeigt:

• Es dauert zu lange, um eine tägliche Aufgabe wie die Zeiterfassung zu erledigen.
• Mitarbeitende, die nicht Ein- und ausstempeln, vermissen eine schnelle Möglichkeit, Arbeitszeiten manuell zu erfassen.
• Den Zeitmesser in den Vordergrund zu stellen, entspricht nicht der Kultur und den Bedürfnissen vieler Unternehmen.

Wir ermöglichen Ihren Mitarbeitenden, ihre Zeiten direkt von ihrer Startseite aus zu erfassen: das Zeiterfassungs-Widget.

• Wählen Sie den Erfassungsmodus, der am besten zu Ihren Mitarbeitenden passt: Arbeitsbeginn und -ende erfassen oder manuelle Zeiteinträge. 
• Erfassen Sie Anwesenheitsdaten zuverlässig. Ihre Mitarbeitenden können Regelverstöße beim Erfassen von Arbeitszeiten und Pausen mit nur einem Klick beheben.

Häufig gestellte Fragen zum Zeiterfassungs-Widget

Können Mitarbeitende Zeiten über Mitternacht hinaus erfassen, wenn sie Nachtschichten arbeiten?

Ja. Wenn Mitarbeitende ein Arbeitsende nach Mitternacht erfassen, können sie bestätigen, dass dies beabsichtigt war. Das System teilt die erfasste Zeit dann in zwei Zeiträume auf – einen vor und einen nach Mitternacht.

Können Mitarbeitende über das Widget die Zeit erfassen, die sie für Projekte aufgewendet haben?

Nein. Mitarbeitende können die für Projekte aufgewendete Zeit unter Zeiterfassung > Anwesenheiten erfassen.

Verfällt das Zeitmesser-Widget in der Navigationsleiste?

Nein. Wenn ein Mitarbeiter nicht auf der Startseite ist, wird das Zeiterfassungs-Widget in der Navigationsleiste angezeigt.

Können Mitarbeitende wählen, in welchem Zeiterfassungsmodus sie das Zeiterfassungs-Widget verwenden möchten?

Nein. Nur HR-Admins können Mitarbeitenden Zeiterfassungsmodi zuweisen.

Was passiert, wenn erfasste Zeiten gegen die Einstellungen des Arbeitszeitmodells verstoßen, z. B. Pausenregelungen?

Dies hängt davon ab, ob HR-Admins Warnungen oder Einschränkungen eingerichtet haben. Warnungen informieren Mitarbeitende über Verstöße, ohne sie daran zu hindern, erfasste Zeiten zu speichern.

Einschränkungen verhindern, dass Mitarbeitende erfasste Zeiten speichern. Sie sehen einen Vorschlag, wie sie ihre Einträge so anpassen können, dass sie die Vorschriften einhalten, und können diesen mit einem Klick annehmen. Alternativ können sie unter Zeiterfassung > Anwesenheit den Eintrag vor dem Speichern anpassen.

Arbeitszeitnachweis

Das Feedback zu den aktuellen Features hat Folgendes gezeigt:

• Es ist schwierig, den Überblick über erfasste Zeiten und tägliche Ziele zu behalten, da einige Tage nicht sichtbar sind.
• Mitarbeitende möchten sehen, dass Arbeitszeiten und Überstunden erfasst wurden, auch wenn die Genehmigung noch aussteht.
• Die Funktion zum Kopieren von Stunden, eine effiziente Art, Zeiten für mehrere Tage zu erfassen, ist schwer zu finden.
• Die Dauer von Abwesenheiten und Feiertagen ist schwer auf einen Blick zu sehen.
• Die Überstundenhistorie ist schwer zugänglich, und Zusammenfassungen sind schwer zu verstehen.

Damit Sie die Arbeits- und Abrechnungszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Auge behalten können, führen wir einen neuen und verbesserten Stundenzettel ein:

• Die Mitarbeiter können anhand von Zusammenfassungen ihrer Arbeits- und Abwesenheitszeiten den Überblick behalten. Außerdem sehen sie tägliche Zusammenfassungen ihrer regulären Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden.
• Erfassen Sie vorschriftsmäßige, vollständige und verständliche Anwesenheitsdaten:
  • Arbeitstage mit unvollständigen Daten oder Daten, die gegen Arbeitszeiten und Pausenregelungen verstoßen, werden hervorgehoben.
  • Die Ursprungsinformationen zeigen, wie Mitarbeitende ihre Zeit erfasst haben: über die Personio-Plattform, die mobile App oder Geräte, die über die öffentliche API mit Personio verbunden sind.
• Mitarbeitende, die Zeiten manuell erfassen, können dies massenweise tun.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung

Wo finden Mitarbeitende die neue Stundenzettel-Funktion?

Mitarbeitende mit den entsprechenden Zugriffsrechten finden die neue Zeiterfassung in ihrem Mitarbeitendenprofil > Reiter Anwesenheiten oder unter Zeiterfassung > Anwesenheiten. 

Was wird im Stundenzettel besonders markiert?

Nachdem die Einstellungen für das Arbeitszeitmodell vorgenommen wurden, markiert das System Folgendes:

• Maximale Arbeitszeit überschritten
• Unvollständige Zeitkarten
• Fehlende Zeitkarten
• Verstoß gegen Pausenregelungen

Von welchen Quellen werden Zeiteinträge erfasst?

Das System erfasst Einträge von:

• API und gemeinsam genutzte Geräten
• Importieren
• Mobile App
• Web

Neu gestaltete Überstundenübersicht

Feedback zu unserer aktuellen Überstundenübersicht hat gezeigt:

• Es ist schwierig, die Berechnung des aktuellen Überstundenkontostands nachzuvollziehen.
• Es ist unklar, wie sich vergangene Ereignisse auf das Überstundenkonto auswirken.
• Mitarbeitende finden es schwierig, Überstundenanpassungen nachzuhalten.

Damit Mitarbeitende ihr Überstundenkonto besser verstehen, führen wir eine neue Übersicht ein:

• Sehen Sie all Ihre Überstunden monatlich aufgeschlüsselt.
• Sehen Sie, wie sich einzelne Tage, Anpassungen und Vergütungen auf Ihr gesamtes Überstundenkonto auswirken.
• Halten Sie Überstundenanpassungen einfach und unkompliziert nach.