Positionen unter dem Reiter Positionen einrichten und verwalten – Personio

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Positionen sowohl über den Reiter Positionen im Bereich Planung als auch über den Importbereich einrichten. Außerdem wird erklärt, wie Sie Positionen bei Bedarf verwalten und aktualisieren.

Der Reiter Positionen ist eines der drei Haupt-Features der Personalplanungs-Erfahrung in Personio. Für den Zugriff auf dieses Feature wird ein Abonnement von Personio Core Pro oder Personio Core + der Personalplanungs-App benötigt.

Zugriffsrechte einrichten

Als Personio-Admin können Sie anderen Mitarbeitenden, Zugriff auf den Reiter Positionen im Bereich Planung gewähren, um sie an der Positionsverwaltung zu beteiligen.

Der Zugriff muss unter Zugriffsrechte > Konfigurationen > Planung > Positionsliste gewährt werden.

Mitarbeitende mit:

Bearbeitungsberechtigung können neue Positionen über den Reiter Positionen einsehen, bearbeiten und erstellen, sofern sie mindestens über Ansichtsrechte für den Abschnitt Stellenarchitektur und -katalog verfügen.
Ansichtsberechtigung können Positionen über den Reiter Positionen nur einsehen (einschließlich der Zieldetails für die Positionen).

Hinweis
Mitarbeitende können die Attribute anderer Mitarbeitender über den Reiter Positionen nur dann sehen, wenn sie über das Mitarbeitendenprofil Zugriff auf diese haben. Wenn eine Führungskraft beispielsweise das Team einer mitarbeitenden Person nicht über das Mitarbeitendenprofil sehen kann, kann sie dieses auch nicht unter dem Reiter Positionen sehen.

Offene Position über den Reiter Positionen einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine offene Position über den Reiter Positionen anzulegen:

Navigieren Sie zu Planung > Positionen und klicken Sie auf Neue Position.
Definieren Sie die gewünschte Zielposition, indem Sie die folgenden Datenpunkte eintragen:

	Feld	Definition
Verpflichtend	Verantwortlich für die Position	Die für die Betreuung einer bestimmten Stelle verantwortliche Person trifft oft Entscheidungen im Zusammenhang mit dieser Rolle, wie z. B. die Verwaltung der mit ihr verbundenen Kosten.
Optional	Ziel-Führungskraft	Mitarbeitende Person mit Personalverantwortung für die Person, die künftig in dieser Position eingestellt wird. Sobald Sie eine Führungskraft hinzufügen, wird die offene Position im Orgchart angezeigt.
	Hiring Management	Mitarbeitende Person mit Verantwortung für den Recruitment-Prozess für diese Position.
	Abteilung	Unternehmensbereich, dem die betreffende mitarbeitende Person zugeordnet ist.
	Team	Unternehmensgruppe, der die betreffende mitarbeitende Person zugeordnet ist.
	Standort	Standort, dem die betreffende mitarbeitende Person zugeordnet ist.
	Start Date	Startdatum einer Position gemäß dem Personalbedarfsplan.
	Ziel-FTE	Dieser Wert gibt das Vollzeitäquivalent (FTE) der betreffenden mitarbeitenden Person an; er wird durch den Vergleich ihrer Wochenstunden mit denen eines Vollzeitmodells berechnet. Geben Sie für Vollzeitbeschäftigte einen Wert von 1,00 und für Teilzeitbeschäftigte z. B. einen Wert von 0,80 ein.
	Kostenstelle	Feld für die Erfassung und Zuweisung von Kosten innerhalb eines bestimmten Unternehmensbereichs; diese Angabe dient der Budgetverwaltung.
Verpflichtend	Stellenbezeichnung	Stelle, die in der Stellenarchitektur und im Stellenkatalog mit der Position verknüpft ist. Wählen Sie die Stellenbezeichnung, um die restlichen Details automatisch auszufüllen.

Klicken Sie Erstellen um die Position zu erstellen. Die Position wird automatisch im Status Offen erstellt.
Sobald die Position im Unternehmen nicht mehr benötigt wird oder verfügbar ist, klicken Sie auf Archivieren. Wenn ein Mitarbeiter noch mit der Position verbunden ist, wird die Zuordnung des Mitarbeiters aufgehoben.

Hinweis
Jede Position hat eine automatisch generierte eindeutige Positions-ID. Diese wird angezeigt, sobald Sie die Position erstellen. Das Erstelldatum der Position wird ebenfalls automatisch generiert, sobald die Position erstellt ist.

Besetzte Position über den Reiter Positionen einrichten

Um eine bereits besetzte Position über den Reiter Positionen einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zu Planung > Positionen und klicken Sie auf Neue Position.
Folgen Sie den Schritten aus dem obigen Abschnitt, um eine neue offene Position zu erstellen.
Klicken Sie nach dem Erstellen erneut auf die entsprechende Position.
Wählen Sie Im Bereich Positionen eine mitarbeitende Person aus dem Drop-down-Menü Mitarbeitende aus. Alternativ können Sie über die Importfunktion mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen. Beachten Sie, dass Sie jeder Position nur eine mitarbeitende Person zuordnen können.
Sobald ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, ändert sich der Status der Position automatisch zu Besetzt, und Sie können diesen weiter verwalten.

Hinweis
Jede Position hat eine automatisch generierte eindeutige Positions-ID. Diese wird angezeigt, sobald die Position erstellt ist. Das Erstelldatum der Position wird ebenfalls automatisch generiert, sobald die Position erstellt ist.

Mehrere Positionen massenweise über den Importbereich einrichten

Um mehrere Positionen gleichzeitig über den Importbereich einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Importe.
Unter importieren, wählen Sie Positionen.
Laden Sie unter Vorlage die gewünschte Vorlage herunter.
Befolgen Sie die Richtlinien der Vorlage, um die Daten zu importieren.

Hinweis
Wenn Sie eine Position importieren, ohne dass Mitarbeitende zugewiesen sind, wird der Status der Position auf Offen gesetzt. Wenn Sie eine Position mit einer zugeordneten mitarbeitenden Person importieren, wird der Status der Position auf Besetzt gesetzt.

Positionen unter dem Reiter Positionen verwalten

Passen Sie die Tabelle Positionen an

Navigieren Sie zu Planung > Positionen und klicken Sie auf Neue Position.
Klicken Sie auf Spalten und nutzen Sie den Schalter, um die verschiedenen Spalten ein- oder auszublenden.
Ziehen Sie die Spalten per Drag & Drop, um sie neu anzuordnen.
Klicken Sie auf Filter, um die Stellen zu filtern, die in der Tabelle Positionen angezeigt werden.
Exportieren Sie die Tabelle Positionen bei Bedarf als CSV-Datei.

Positionsdetails aktualisieren

Mitarbeitende wechseln ihre Stellen im Laufe ihres Mitarbeitenden-Lebenszyklus. In der nachstehenden Tabelle sind die wichtigsten Beschäftigungsänderungen und deren Verwaltung unter dem Reiter Positionen aufgeführt:

Ereignis	Aktion
Ihr Unternehmen hat sich für eine neue offene Position entschieden, hat aber noch niemanden eingestellt	Legen Sie eine neue Position an, weisen Sie diese aber keiner mitarbeitenden Person zu. Die Position wird dann als Offen angezeigt.
Sie stellen eine mitarbeitende Person für eine offene Position ein	Weisen Sie die entsprechende mitarbeitende Person der neuen Position zu, sodass die Position als Besetzt angezeigt wird. Wenn Sie die Person über die Recruiting-App eingestellt haben, gehen Sie zu ihrem Mitarbeitendenprofil und bearbeiten Sie ihr Attribut Stellenbezeichnung.
Bestehende mitarbeitende Person wechselt in eine neue Position	Heben Sie die Zuweisung der mitarbeitenden Person zur vorherigen Position auf – der Status der Position ändert sich zu Offen. Weisen Sie die Person der neuen Position zu – der Status der Position ändert sich zu Besetzt.
Mitarbeitende Person nimmt eine Auszeit ohne Vertretung	Keine Maßnahmen erforderlich
Mitarbeitende Person nimmt eine Auszeit mit Vertretung	Heben Sie die Zuordnung der mitarbeitenden Person in Auszeit auf und weisen Sie ihre Vertretung der Position zu.
Ihr Unternehmen entscheidet, dass eine Position nicht mehr relevant ist	Archivieren Sie die Position. Wenn noch eine mitarbeitende Person der Position zugewiesen ist, wird ihre Zuweisung automatisch aufgehoben.

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