Vergütungs-Beurteilungszeitraum als Admin einrichten – Personio

Dieser Artikel beschreibt alle Schritte, die Admins ausführen müssen, um den Vergütungs-Beurteilungszeitraum einzurichten.

1. Neuen Vergütungs-Beurteilungszeitraum erstellen

Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
Klicken Sie auf Neuen Zeitraum anlegen.
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Zeitraum ein. Sie können den Zeitraum über die drei Punkte rechts in der Ecke umbenennen, bevor Sie ihn starten.
Klicken Sie auf Beurteilungszeitraum starten, um dies zu bestätigen.
Füllen Sie alle Einstellungen für den Beurteilungszeitraum aus, die unten im Detail beschrieben sind.
Wenn alles fertig ist, klicken Sie auf Zeitraum starten.

Im Fenster zur Erstellung eines Zeitraums erinnert Personio Sie daran, Ihre Stellenarchitektur einzurichten und Gehaltsbänder zu definieren, die Sie dann in den Arbeitsblättern sehen können. Außerdem wird angezeigt, wenn bestimmten Mitarbeitenden noch keine Stellenbezeichnung zugewiesen wurde. Dies muss vor Beginn des Zeitraums geschehen.

Mitarbeitende in den Vergütungszeitraum hinzufügen

Nachdem Sie den Zeitraum erstellt haben, wählen Sie die berechtigten Mitarbeitenden aus. Um berechtigt zu sein, müssen Mitarbeitende:

Aktiv sein
Einer Führungskraft zugewiesen sein
Ein monatlich gleichbleibendes Fixgehalt haben. Mitarbeitende mit einem Stundenlohn können nicht an einem Vergütungszeitraum teilnehmen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitendenliste erstellen, können Sie basierend auf den Mitarbeitendenattributen zwischen den Optionen Alle und Bestimmte Gruppe wählen.

Alle

Mit dieser Option können Sie aus einer Liste aller berechtigten Mitarbeitenden beginnen und bestimmte Mitarbeitende entfernen. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf Alle.Sie können auch bestimmte Mitarbeitende entfernen, indem SieAls nicht berechtigt markieren auswählen.
Um einzelne Mitarbeiter von der Berechtigung auszuschließen, aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie Als nicht berechtigt markieren. Über die Suchleiste können Sie nach einzelnen Mitarbeitenden suchen.
Wechseln Sie zum Reiter Nicht berechtigte Mitarbeitende, um alle nicht berechtigten Mitarbeitenden angezeigt zu bekommen. Ausgegraute Mitarbeitende können nicht berechtigt werden. Wenn Sie mit der Maus über die Checkbox neben dem Namen des Mitarbeiters fahren, wird der Grund für die Nicht-Berechtigung angezeigt. Um einen ausgeschlossenen Mitarbeiter optional wieder einzubeziehen, aktivieren Sie die Checkbox und klicken Sie aufAls berechtigt markieren.
Klicken Sie auf Bestätigen, um die ausgewählten berechtigten Mitarbeitenden zu speichern.

Ausgewählte Gruppe

Mithilfe dieser Option, können Sie eine Gruppe aller berechtigten Mitarbeitenden erstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf Bestimmte Gruppe.
Füllen Sie die FelderStartdatum nach und Startdatum vor der Gruppe aus.
Wählen Sie die Gesellschaft, denStandort, dieAnstellungsartund die Abteilung
Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis
Bevor Sie alle berechtigten Mitarbeitenden auswählen, stellen Sie sicher, dass alle Vergütungen in den Mitarbeitendenprofilen auf dem neuesten Stand sind. Sobald die Liste der berechtigten Mitarbeitenden festgelegt ist, werden Änderungen an den Vergütungen der Mitarbeitenden nicht mehr in den Beurteilungszeitraum übernommen.

Genehmigungskette festlegen

Sie können die Führungskraft auswählen, um die Gehaltserhöhung vorzuschlagen und zu genehmigen. Wenn Sie eine Führungskraft entfernen, werden ihre direkten und indirekten Mitarbeitenden automatisch der nächsten Führungskraft in der Genehmigungskette zugewiesen.

Sobald die Führungskraft ausgeschlossen ist, können sie:

Ansicht des Vergütungszeitraums in der Liste Zeitraum
Greifen Sie auf das Arbeitsblatt im Zeitraum zu
Ansicht Vergütungsvorschläge für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden
Erhalten Sie Benachrichtigungen

Um die Führungskraft in einem Vergütungszeitraum auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Button Freigabe im Bereich Freigabe.
Deaktivieren Sie den Schalter neben dem Namen der Führungskraft, die ausgeschlossen werden soll.
Klicken Sie auf Bestätigen. Sie können die Gesamtzahl der in der Vergütung enthaltenen Führungskräfte anzeigen.

Hinweis
Wenn ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird, wird anschließend auch dessen Führungskraft zum Freigabe-Flow hinzugefügt. Die neu hinzugefügte Führungskraft wird in der Freigabe automatisch aktiviert. Wenn jedoch ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird und seine Führungskraft zuvor entfernt wurde, bleibt diese Führungskraft aus dem Freigabeablauf für den betreffenden Vergütungszeitraum entfernt.

Sie können die Änderungen auch rückgängig machen, indem Sie dem oben beschriebenen Schritt folgen und den Schalter vor dem Namen der Führungskraft anklicken. Die Änderungen können nur rückgängig gemacht werden, solange der Zeitraum im Entwurfsstadium liegt. Sie können am Freigabeablauf keine Änderungen mehr vornehmen, sobald der Zeitraum begonnen hat.

Performance-Bewertung

Legen Sie unter Performance-Bewertung fest, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Informationen über die Performance von Mitarbeitenden sehen können sollen, wenn sie Gehaltserhöhungen vorschlagen. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf Aktivieren.
Laden Sie die Vorlage herunter.
Füllen Sie die Spalte Performance-Bewertung für jeden berechtigten Mitarbeitenden aus. Die Download-Datei ist als CSV-Datei verfügbar. Erfahren Sie, wie Sie die CSV-Datei öffnen.
Geben Sie die Performance-Bewertung in 40 Zeichen an.
Laden Sie die bearbeitete Vorlagendatei hoch und klicken Sie auf Bestätigen > Beurteilungen anzeigen, um die vollständige Liste der berechtigten Mitarbeitenden mit ihren jeweiligen Performance-Bewertungen anzuzeigen.

Hinweis
Wenn Sie die Liste der berechtigten Mitarbeitenden löschen, gehen auch die importierten Daten zu den Performance-Bewertungen der Mitarbeitenden verloren.

Vergütungsarten

Im Bereich Vergütungsarten können Sie das Wirksamkeitsdatum für Grundvergütungen oder einmalige Vergütungen festlegen, um zu entscheiden, wann Vergütungsänderungen wirksam werden sollen. Gehen Sie wie folgt vor:

Grundvergütung

Navigieren Sie zu Vergütungsarten > Grundvergütung.
Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Einmalige
Vergütung

Wenn Führungskräfte die Gehälter ihrer Mitarbeitenden überprüfen, können sie pro Mitarbeiter nur eine einmalige Vergütung wählen. Legen Sie unter Einmalige Vergütung fest, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Mitarbeitenden zusätzlich zur Gehaltserhöhung eine einmalige Vergütungskomponente gewähren können. Folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf Aktivieren.
Wählen Sie die relevante einmalige Vergütung aus, die über Einstellungen> Lohnbuchhaltung> Zusätzliche Vergütung erstellt wurde. Legen Sie alternativ eine neue einmalige Vergütung an.
Standardmäßig wird der Name des Zeitraums als Kommentar zur Art der einmaligen Vergütung hinzugefügt, die über das Mitarbeitendenprofil > Reiter Vergütung > Einmalige Vergütung sichtbar ist. Sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum endet, wird die Vergütung aktualisiert. Sie können den Kommentar bearbeiten, um einen individuellen Kommentar hinzuzufügen.
Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis
Wiederkehrende Vergütungsarten können derzeit nicht ausgewählt werden. Auch ist es für die Führungskraft nicht möglich, mehr als eine einmalige Vergütungsart pro mitarbeitender Person im Arbeitsblatt auszuwählen.

Budget und Richtlinien

Sie können Ihrem Zeitraum ein Budget hinzufügen. Dieses wird in der für den Zeitraum festgelegten Währung gesetzt. Als Admin können Sie ein Budget nur für das Grundfixgehalt festlegen. Das berechnete Budget basiert auf dem FTE oder Effektivgehalt.

Um einen Zeitraum mit Budget durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf Festlegen.
Wählen Sie unter Budget berechnen basierend auf die Option zwischen Vollzeitvergütung (100 %) und Effektivgehalt (Teilzeitvergütung).
- Vollzeitvergütung: Das Budget wird auf der Basis des Vollzeitäquivalents einer jährlichen Vergütung berechnet. Für Mitarbeitende mit Monatsgehalt wird das Jahresgehalt berechnet, indem das Monatsgehalt mit 12 multipliziert wird.
- Effektivgehalt: Das Budget wird unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells des Mitarbeitenden berechnet. Wenn beispielsweise jemand nur 80 % arbeitet und seine Vollzeitvergütung 100.000 Euro beträgt, dann beträgt der Effektivgehalt des Mitarbeitenden 80.000 Euro.
Unter Budget festlegen mit haben Sie die Option zwischen Richtlinien und Festes Gesamtbudget der Erhöhungzu wählen. Beide Optionen werden nachfolgend beschrieben.
Klicken Sie auf Speichern.

Legen Sie ein Budget anhand von Richtlinien fest

Wenn das Budget den Richtlinien entspricht, erstellt der Administrator eine oder mehrere Richtlinie, um den Mitarbeitenden das Gesamtbudget zuzuweisen. Auf der Grundlage dieser Richtlinien sehen Vorgesetzte in ihrem Arbeitsblatt eine vorgeschlagene Gehaltserhöhung pro Mitarbeiter.

Richtlinien können auf Standort-, Abteilungs- oder Performance -Beurteilungen basieren. Der Admin kann auch mehrere Richtlinien festlegen, die zusammen addiert werden.

Beispiel: Alle Mitarbeitenden in München erhalten eine gleichmäßig verteilte Erhöhung von 2 %. Eine zweite Richtlinie besagt, dass alle Mitarbeitenden mit herausragenden Leistungsbewertungen eine Erhöhung um 5 % erhalten. Daher beträgt die vorgeschlagene Gehaltserhöhung für Max, einen Mitarbeitenden, der in München arbeitet und eine herausragende Performance erhalten hat, insgesamt 7 %.

Wenn Sie Richtlinien wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Budget auf der Grundlage von Richtlinien zu erstellen:

Klicken Sie auf Budget festlegen mithilfe von > Richtlinien.
Klicken Sie auf Richtlinien hinzufügen und wählen Sie das Attribut, für das Sie eine Richtlinie anlegen möchten. Sie können eine Richtlinie für ein, zwei oder alle drei Attribute einrichten.
Geben Sie für jede Zeile den prozentualen Anteil oder den Betrag der Erhöhung ein.
Sie können den gesamten Budgetbetrag im BereichZwischensumme anzeigen.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis
Solange der Zeitraum noch nicht gestartet wurde, können Sie die Liste bearbeiten oder auch das Budget löschen und den Einrichtungsprozess neu starten. Wenn Sie den Zeitraum nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Legen Sie das Budget mithilfe der Option Festes Gesamtbudget für die Erhöhung fest

Das Budget kann als durchschnittlicher Erhöhungsprozentsatz oder als globaler absoluter Betrag festgelegt werden. Wenn Sie einen globalen Budgetbetrag hinzufügen, berechnet das System automatisch die durchschnittliche prozentuale Erhöhung für alle berechtigten Mitarbeitenden auf der Grundlage des Gesamtbudgets und der Summe aller Gehälter.

Wenn der Budgetbetrag eingegeben wird, wird der Prozentsatz berechnet, indem die Gesamtsumme der Gehälter des berechtigten Mitarbeiters (Grundvergütung, jährlich, FTE) durch den budgetierten Betrag geteilt wird.

Wenn Sie einen Prozentsatz eingeben, wird der Budgetbetrag berechnet, indem der Prozentsatz auf die Gesamtsumme der Gehälter des berechtigten Mitarbeiters angewendet wird (Grundvergütung, jährlich, FTE).

Wenn Sie Festes Gesamtbudget der Erhöhung wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie, ob Sie einen Prozentsatz oder einen Betrag eingeben möchten, indem Sie den Schalter Hinzufügen um % verwenden. Wenn Sie im Feld Durchschnittliche Gehaltserhöhung den Prozentsatz eingeben, sehen Sie, dass der Betrag unter Budgetbetrag automatisch ausgefüllt wird.
Wählen Sie die Option Betrag für Führungskraft anzeigen, wenn Sie möchten, dass die Führungskraft das Budget auf der Basis der kombinierten Grundvergütung ihrer berechtigten direkten und indirekten Berichte anzeigen soll.

Hinweis
Wenn Sie ein Budget vor Erstellung der Liste der berechtigten Mitarbeitenden festlegen, dann werden die Berechnungen durchgeführt, sobald die Liste erstellt wurde. Solange der Zeitraum noch nicht gestartet wurde, können Sie die Liste bearbeiten oder auch das Budget löschen und den Einrichtungsprozess neu starten. Wenn Sie den Zeitraum nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Wenn Sie den Zeitraum definiert haben, klicken Sie auf Zurück zu Zeiträume , um zur Liste der Zeiträume zurückzukehren. Die Liste umfasst alle aktuellen und vergangenen Zeiträume:

Aktuelle Zeiträume sind die im Status Entwurf oder Offen .
Vergangene Zeiträume sind die im Status Geschlossen oder Beendet.

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