Dieser Artikel beschreibt die Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn ein Vergütungszeitraum endet oder abgeschlossen ist.
1. Beenden des Vergütungs-Beurteilungszeitraums
Wenn alle Vorgesetzten ihre Arbeitsblätter ausgefüllt und gesendet haben, können Sie den Vergütungs-Beurteilungszeitraums sperren. Mit dem Sperren des Zeitraums haben Vorgesetzte nicht länger Bearbeitungszugriff.
Sie können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format einsehen, aber keine Vorschläge mehr eingeben oder die Blätter absenden.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
- Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den gewünschten offenen Zeitraum aus und klicken Sie auf Zeitraum bearbeiten.
- Klicken Sie auf „Für Führungskräfte sperren“.
- Aktivieren Sie die Checkbox zur Bestätigung und klicken Sie auf Zeitraum sperren.
Hinweis
Auch wenn Arbeitsblätter noch nicht gesendet wurden, können Sie den Zeitraum trotzdem sperren. In diesem Fall werden die ungesendeten Arbeitsblätter mit gespeicherten Gehaltsvorschlägen, die vom Vorgesetzten eventuell eingegeben wurden, gesendet.
2. Abschluss des Vergütungs-Beurteilungszeitraums
Mit Abschließen des Vergütungs-Beurteilungszeitraums werden die vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen gesperrt, und Admins wird der Bearbeitungszugriff entzogen. Sie können keine weiteren Änderungen an den Gehaltsvorschlägen vornehmen.
Vorgesetzte können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format einsehen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
- Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den gewünschten offenen Zeitraum aus und klicken Sie auf Zeitraum bearbeiten.
- Klicken Sie auf Zeitraum abschließen.
- Aktivieren Sie die Checkbox zur Bestätigung und klicken Sie auf Abschließen.
3. Aktualisieren Sie Vergütungen, sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum abgeschlossen ist
Als Admin können Sie die aktualisierten Gehaltsdaten in die Profile der entsprechenden Mitarbeitenden übertragen.
Dann werden die neuen Gehaltsinformationen automatisch im Reiter Gehalt der Mitarbeitenden angezeigt.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
- Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den gewünschten offenen Zeitraum aus und klicken Sie auf Zeitraum bearbeiten.
- Klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren.
- Bestätigen Sie, dass Sie die Daten für den Zeitraum senden möchten, und klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren. Sobald die Gehälter aktualisiert wurden, können Sie an diesem Zeitraum keine weiteren Änderungen vornehmen.
Tipp
Alternativ können Sie die Vergütungen der Mitarbeitenden auch über die Mitarbeitendenliste oder über die Importfunktion aktualisieren, indem Sie die CSV-Datei hochladen, die Sie zuvor über Vergütungs-Beurteilungszeitraum > Mitarbeitendenliste heruntergeladen haben. - Klicken Sie auf den Button neben dem Schalter „Monatlich – Jährlich“, um eine CSV-Datei herunterzuladen. Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Vergütungsänderungen (aktuelles Fixgehalt, Erhöhung in %, neues Fixgehalt usw.). Mit dieser Datei können Sie über Erkenntnisse berichten und diese mit anderen im Unternehmen, beispielsweise Ihrer Finanzabteilung, teilen. Diese Datei kann auch heruntergeladen werden, sobald der Vergütungs-Beurteilungszeitraum beendet und/oder abgeschlossen ist.
Öffnen Sie die CSV-Datei mit Excel oder Google Sheets.
Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um die CSV-Datei mit Microsoft Excel oder Google Sheets zu öffnen.
Mit Microsoft Excel
- Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf > Öffnen mit > Microsoft Excel.
- Markieren Sie in Excel die Spalte A.
- Gehen Sie zu Daten > Text in Spalten konvertieren.
- Wählen Sie die Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie Komma aus, klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.
Mit Google Sheets
- Öffnen Sie eine neue Tabelle.
- Gehen Sie zu Datei > Importieren > Hochladen und wählen Sie Ihre Exportdatei aus.
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster unter Trennzeichen Komma.
- Klicken Sie auf Daten importieren.
4. Lohnbescheide erstellen
Als Personio-Admin können Sie für Mitarbeitende Lohnbescheide erstellen, sobald ein Zeitraum abgeschlossen ist. Erstellen Sie zunächst eine Vorlage mit Vergütungs-Platzhaltern und laden Sie diese in den Bereich Dokumentvorlage in Personio hoch. Führen Sie nach dem Upload die nächsten Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
- Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den gewünschten offenen Zeitraum aus und klicken Sie auf Zeitraum bearbeiten.
- Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenliste, um alle für den Zeitraum ausgewählten Mitarbeitenden zu sehen.
- Wählen Sie mithilfe der Checkboxen alle Mitarbeitenden aus, für die Sie Lohnbescheide erstellen möchten, und klicken Sie auf Lohnbescheide erstellen.
- Wählen Sie in der Vorschau des Dokuments unter Vorlagen die Vorlage und die Sprache aus, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf Weiter.
- Sehen Sie, welche Variablen auf Basis der Personaldaten für die einzelnen Attribute automatisch befüllt werden, und klicken Sie auf Weiter.
- Fügen Sie unter Details einen Namen, einen Dateityp und optional ein Dokumentdatum hinzu, und klicken Sie auf Weiter.
- Wenn das Feature E-Signatur aktiviert ist, wählen Sie die unterzeichnende Person des Dokuments und die E-Mail-Sprache aus und geben Sie optional eine E-Mail-Nachricht unter Signatur ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
- Die abschließende Vorschau zeigt Ihnen das erstellte Dokument. Wählen Sie, ob Sie Mitarbeitende über das erstellte Dokument benachrichtigen möchten. Klicken Sie zum Senden auf Dokumente erstellen.
Hinweis
Sobald Lohnbescheide erstellt wurden, werden sie sofort mit den Mitarbeitenden geteilt und sind im Mitarbeitendenprofil unter der entsprechenden Dokumentkategorie zu finden. Wenn Lohnbescheide erst nach Vergütungsgesprächen angezeigt werden sollen, empfehlen wir, die Ansichtsrechte für alle Mitarbeitenden für die betreffende Dokumentkategorie zu deaktivieren und die Option zu wählen, dass Mitarbeitende nicht aktiv über das neu erstellte Dokument im Erstellungsablauf benachrichtigt werden sollen, um Verwirrung zu vermeiden.
Tipp
Erfahren Sie, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten und lesen Sie unseren Artikel Muster-Dokumentvorlagen zum Herunterladen, um Beispiele für die Verwendung von Dokumentvorlagen zu finden, oder verwenden Sie das Muster-Lohnbescheidsschreiben im Anhang dieses Artikels.
| Vordefinierte Platzhalter | Attribut |
| compensation_cycle_current_salary | Höhe der aktuellen Vergütung (monatlich, effektiv) |
| compensation_cycle_new_salary | Höhe der neuen Vergütung (monatlich, effektiv) |
| compensation_cycle_percentage_salary_increase | Prozentwert der Vergütungserhöhung |
| compensation_cycle_amount_salary_increase | Höhe der Gehaltserhöhung (monatlich, effektiv) |
| compensation_cycle_one_time_compensation_type | Name der einmaligen Vergütungsart |
| compensation_cycle_one_time_compensation_amount | Höhe der einmaligen Vergütung |
| compensation_cycle_performance_score | Performance-Bewertung der mitarbeitenden Person |
| compensation_cycle_effective_date |
Hinweis |
| compensation_cycle_currency_code |
Währungscode (z. B. Euro = EUR) |
| compensation_cycle_currency_symbol |
Währungssymbol (z. B. Euro = €) |
| compensation_cycle_new_goal_based_bonus |
Wert des neuen zielbasierten Bonus |
| compensation_cycle_new_goal_based_bonus_pay_frequency |
Wert des Zahlungsintervalls des neuen zielbasierten Bonus |
| compensation_cycle_current_base_plus_target_goal_bonus |
Wert des aktuellen Basis- und Zielbonus |
| compensation_cycle_new_base_plus_target_goal_bonus |
Wert des neuen Basis- und Zielbonus |
| compensation_cycle_current_split |
Wert der Grundvergütung und des Bonus |
| compensation_cycle_new_split |
Wert der neuen Grundvergütung und des Bonus |
Hinweis
Diese Platzhalter sind mit Systemattributen verknüpft und müssen in Englisch benannt werden.
5. Vergütungs-Beurteilungszeitraum archivieren
Durch die Archivierung des Vergütungs-Beurteilungszeitraums wird der Zeitraum vollständig von der Seite Vergütungs-Beurteilungszeiträume entfernt. Sie können dann nicht mehr darauf zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung .
- Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszeiträume den gewünschten offenen Zeitraum aus und klicken Sie auf Zeitraum bearbeiten.
- Klicken Sie auf Zeitraum archivieren.
- Aktivieren Sie die Checkbox zur Bestätigung und klicken Sie auf Archivieren.