In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte nötig sind, um die Stammdaten und DATEV-Pflichtattribute Ihrer Mitarbeitenden in Personio zu importieren. 

Übersicht

Damit Sie die DATEV-Integration nutzen können und der monatliche Datenabgleich zwischen Personio und DATEV stattfindet, müssen Sie die Stammdaten und die DATEV-Attribute Ihrer Mitarbeitenden in Personio importieren. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Stammdaten aus DATEV exportieren und in Personio importieren

• Mitarbeitendendaten selbst zusammenstellen und in Personio importieren

Voraussetzung für den ersten DATEV-Import 

Nachdem Sie sich entweder für die DATEV-LODAS oder Lohn und Gehalt Integration entschieden haben, schaltet unser Customer Operations Team die Integration für Sie frei und fügt zusätzliche Lohnattribute in Ihrem Account ein. Diese neu angelegten Lohnattribute müssen befüllt werden, da es sich bei einigen um Pflichtattribute handelt. 

Sie können eine Importvorlage ausfüllen oder wenn Sie bereits DATEV nutzen, einen Stammdaten-Export von DATEV (DALY-Export) erstellen und umwandeln und diese in Personio importieren.

Möglichkeit 1: Daten aus DATEV exportieren

Falls Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person bereits Abrechnungen mit dem DATEV Comfort-Paket durchgeführt hat, bitten Sie diese, Ihnen einen Stammdaten-Export (gen. DALY-Export) zur Verfügung zu stellen. Leiten Sie hierfür die hier im DATEV Hilfe-Center verfügbare Anleitung weiter. Der Stammdaten-Export enthält Mitarbeitendendaten, der für Personio relevant ist und kann umgewandelt werden, sodass Sie die Daten als Basis für den Import von Personalstammdaten nutzen können. Den generierten Stammdaten-Export können Sie dann ergänzen und in Personio importieren.

Stammdaten-Export ergänzen und in Personio importieren

Um den Stammdaten-Export zu ergänzen und in Personio zu importieren, führen Sie folgende Schritte aus:

Vorbereitung

Hinweis
▶ Bevor Sie mit dem Import Ihrer Mitarbeitendendaten loslegen, stellen Sie sicher, dass die Importdatei vollständig und korrekt ist. So stellen Sie sicher, dass es zu keinen ungewollten Sprüngen in der Historie Ihrer Mitarbeitenden kommt und Sie mit sauberen Daten starten. Dies ist relevant für die spätere Erstellung von Berichten.
▶ Beachten Sie, dass Ihre Account-Sprache in den Persönlichen Einstellungen auf Deutsch eingestellt sein muss, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann.

Da der Stammdaten-Export nicht alle für Personio und die DATEV-Integration notwendigen Attribute enthält, müssen Sie die Daten aus dem Stammdaten-Export kopieren und in die Datei DATEV-DALY-Transformation einfügen.

1. Laden Sie sich hier im Helpcenter die DATEV-DALY-Transformation herunter.
2. Kopieren Sie alle Werte vom Stammdaten-Export und fügen Sie diese in die Personio Import-Datei ab der roten Markierung ein.
3. Füllen Sie in der Datei unbedingt alle Attribute aus, die Ihnen gelb angezeigt werden. 

   Tipp
   Lesen Sie mehr zu den Personio-Pflichtattributen im Abschnitt zusätzliche Informationen für den Import.

4. Speichern Sie Ihre Importvorlage.

Import in Personio hochladen

1. Klicken Sie auf Importe.
2. Wählen Sie Import von Mitarbeitendendaten und Klicken Sie auf Datei auswählen.
3. Ziehen Sie die Datei in das graue Feld oder klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Datei auszuwählen.
4. Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Wählen Sie eine Tabelle und wählen das entsprechende Tabellenblatt aus, in dem sich Ihr Import befindet.
5. Überprüfen Sie im Schritt Kopfzeile ausfüllen die ausgewählte Kopfzeile und klicken Sie dann auf Weiter.

Attribute und Optionswerte zuordnen

Über Spalten abgleichen können Sie die Attribute und Optionswerte aus dem Stammdaten-Export in Personio direkt dem richtigen Format zuordnen. 

Hinweis
▶︎ Einige Attribute aus DATEV und Personio unterscheiden sich. Lesen Sie im Abschnitt Was muss bei der Zuordnung der Attribute beachtet werden, was insbesondere für Schritt 1 wichtig ist, damit Sie die Zuordnung korrekt durchführen können.
▶︎ Wenn Ihnen vereinzelt blau markierte Hinweise angezeigt werden, müssen Sie für den korrekten Datenabgleich die Werte einzeln aufrufen und manuell zuordnen. Dies ist besonders für Schritt 2 bei den Anpassungen der Optionswerte wichtig.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Ordnen Sie die Attribute aus dem Stammdaten-Export den entsprechenden Personio-Attributen zu. Dies können Sie direkt über das Drop-down-Menü im Bereich Personio Einstellungen durchführen.
2. Bei allen Attributen, die Hinweise aufzeigen, klicken Sie Bearbeiten und passen die Optionswerte über das Drop-down-Menü an. 
   

   Tipp
   ▶ Die Optionswerte der Personengruppenschlüssel und der Beitragsgruppenschlüssel müssen den Personio-Attributen korrekt zugeordnet sein. Orientieren Sie sich hier an dem Schlüssel, der Ihnen sowohl im Stammdaten-Export als auch in Personio angezeigt wird.
   ▶︎ Nutzen Sie DATEV Lohn und Gehalt, werden die Werte für die Nationalität als Adjektiv gekennzeichnet. Ordnen Sie daher die Werte für Deutsch zu Deutschland.

   Beispiel
   Stellen Sie beispielsweise sicher, dass der 101 - Personengruppenschlüssel dem Wert 101 -Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte in Personio zugeordnet ist. 

   
3. Klicken Sie auf Fertig. 
4. Unter dem Reiter Personio Einstellungen findet die finale Datenüberprüfung statt. Hier können Sie, falls notwendig, letzte Anpassungen vornehmen.
5. Klicken Sie dann auf Weiter.

Import abschließen

Werden Ihnen keine weiteren Hinweise angezeigt, klicken Sie auf Importieren.

Was müssen Sie bei der Zuordnung der Attribute beachten?

Einige Attribute aus DATEV und Personio unterscheiden sich. Stellen Sie sicher, dass Sie diese über Spalten abgleichen den korrekten Werten zuordnen. Sehen Sie im folgenden, welche Attribute sich voneinander unterscheiden:

DATEV LODAS

DATEV Lohn und Gehalt

Möglichkeit 2: Mitarbeitendendaten direkt in Personio importieren

Um Mitarbeitendendaten über einen Import in Personio hinzuzufügen, benötigen Sie zunächst eine Importvorlage. Diese finden Sie in der Navigationsleiste unter Importe im Bereich Vorlage herunterladen. Je nachdem, ob Sie die Integration mit LODAS oder Lohn und Gehalt gebucht haben, laden Sie die entsprechende die Vorlage herunter. In der Importvorlage finden Sie alle relevanten Mitarbeitendenattribute sowie alle notwendigen Lohnattribute, die Sie für eine erfolgreiche Nutzung mit DATEV benötigen. 

Hinweis
▶︎ Beachten Sie, dass Sie nur 60 Attribute gleichzeitig importieren können. Möchten Sie weitere Importe durchführen, empfehlen wir Ihnen zuerst alle relevanten Attribute, die Sie in unserer Importvorlage finden, zu importieren.
▶︎ Haben Sie selbst Attribute in Personio angelegt, können Sie in einem weiteren Import weitere Spalten hinzufügen und importieren. 

1. Laden Sie zunächst je nach Integration die entsprechende Excel-Vorlage herunter.
2. Füllen Sie dann die Spalten mit Ihren Mitarbeitendendaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einer mitarbeitenden Person, die über ihre E-Mail-Adresse identifiziert wird.
3. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.

So fügen Sie den Import hinzu: 

1. Datei hochladen: Klicken Sie auf Importe und wählen Sie den Dateityp Mitarbeitende. 
2. Spalten konfigurieren: Ordnen Sie die Spalten der Excel-Datei den in Personio hinterlegten Attributen zu.
3. Vorschau des Imports: Prüfen Sie den Import in der Vorschau. Für den Fall, dass Fehler auftreten, haben Sie nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben. 

Weitere Details zum Import von Mitarbeitendendaten finden Sie in unserem Artikel Mitarbeitendendaten importieren (Implementierung). Lesen Sie unseren Artikel Warum funktioniert der Import nicht? zur Fehlerbehebung beim Datenimport.

Best Practices für den Import

Beachten Sie vor dem Ausfüllen Ihrer Importvorlage die folgenden bewährten Methoden:

▶ E-Mail-Adressen sind systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für alle Mitarbeitenden ist deshalb obligatorisch – und insbesondere für spätere Importe, relevant. Wenn Importdateien die E-Mail-Adresse sowie ein weiteres Identifikationsmerkmal (z. B. die Personalnummer) enthalten, verwendet Personio für den Import standardmäßig die E-Mail-Adresse. Wir empfehlen nicht, mehrere Identifikatoren gleichzeitig zu importieren.

▶︎ Vordefinierte Attribute sind Systemattribute, die nicht umbenannt oder gelöscht werden können, weil sie mit anderen Prozessen in Personio verknüpft sind.

Tipp
Sie können einige der vordefinierten Attribute für Ihre Mitarbeitenden ausblenden. Erstellen Sie neue Abschnitte und verschieben Sie Attribute dorthin. Neu erstellte Abschnitte sind für Mitarbeitende nicht sichtbar, es sei denn, Sie geben ihnen Zugriffsrechte darauf.

▶︎ Zwei Mitarbeitende können nicht als ihre gegenseitigen Vorgesetzten erfasst sein. Wenn eine mitarbeitende Person (z. B. ein CEO) keinen Vorgesetzten oder Vorgesetzte hat, können Sie diese Spalte leer lassen.