Was bei der Einrichtung der SMTP Server Verbindung mit Personio beachtet werden muss

Um E-Mails aus Personio zu verschicken, die als Absender die firmeneigene Job-E-Mail Adresse aufweisen, muss der eigene SMTP Server mit dem Personio Postfach verbunden werden. Weitere Informationen zur Einrichtung der SMTP Verbindung finden Sie hier. Im Folgenden finden Sie ein paar wertvolle Tipps zur Einrichtung einer SMTP Verknüpfung zwischen Personio und den am häufigsten genutzten E-Mail Anbietern.

Generell unterstützt Personio die Verschlüsselungsprotokolle TLS und SSL sowie alle Ports. Die Voraussetzung für eine funktionierende SMTP Verknüpfung ist die Eingabe Ihrer Verbindungsdaten unter Einstellungen -> Recruiting -> Email -> SMTP. Die Verbindungsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator bzw. über Ihren eigenen E-Mail Anbieter.

 

Google Apps

Um den eigenen Google Email Account mit Personio verbinden zu können, verwenden Sie bitte folgende Version:

 

Gmail SMTP server (smtp.gmail.com):

Mit dieser Option können Sie E-Mails an alle Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain versenden. Sie müssen sich hierfür mit Ihrem Gmail- oder G Suite-Konto und dem zugehörigen Passwort authentifizieren. 

Voraussetzungen:

  • Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen verwendete Nutzername durch die CAPTCHA-Sicherheitsabfrage, die bei der ersten Anmeldung erscheint, verifiziert wurde.
  • Stellen Sie sicher, dass das Konto über ein sicheres Passwort verfügt.
  • Beachten Sie das Versandlimit in G Suite (link).

Anforderungen:

  • Stellen Sie vor der Einrichtung einer SMTP Verbindung mit Personio sicher, dass der Kontozugriff durch weniger sichere Apps für das gewünschte Konto aktiviert ist.
  • Ports:
    • 465 mit SSL
    • 587 mit TLS
  • Keine ‚geteilte Mailbox’ (Gruppen)

 

Die folgenden Google Versionen sind nicht mit Personio kompatibel:

  • G Suite SMTP relay service (smtp-relay.gmail.com): Diese Version nicht mit Personio kompatibel, da eine oder mehrere statische IP Adressen benötigt werden. 
  • Restricted Gmail SMTP server (aspmx.l.google.com): Diese Version ist nicht mit Personio kompatibel, da Nachrichten nur innerhalb von Gmail verschickt werden können.

 

Neben den bereitgestellten Tipps finden Sie weitere Informationen im Google Help Center Artikel “E-Mails über einen Drucker, Scanner oder eine App senden”.

 

Microsoft Office 365

Um Office 365 über SMTP mit Personio zu verknüpfen, verwenden Sie bitte folgende Version:

 

Client submission (smtp.office365.com):

Diese Option unterstützt die meisten Nutzungsszenarien und kann am einfachsten eingerichtet werden.

Voraussetzungen:

  • Authentifizierung: Damit Sie E-Mails auf dem Gerät senden können, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort konfigurieren können.
  • Postfach: Sie benötigen ein lizenziertes Office 365-Postfach, über das Sie E-mails senden können.
  • Port: Der verwendete Port darf in Ihrem Netzwerk nicht blockiert werden. 
    • Port 587 mit TLS (empfohlen) oder
    • Port 25 mit TLS (Hinweis: einige Netzwerkfirewalls oder Internetdienstanbieter blockieren Ports, insbesondere Port 25 ist häufig betroffen)

 

Die folgenden Microsoft Office 365 Versionen sind nicht mit Personio kompatibel:

  • Direkter Versand: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Office Version nicht unterstützt.
  • SMTP Relay: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Office Version nicht unterstützt.

 

Neben den bereitgestellten Tipps finden Sie weitere Informationen im Microsoft Help Center Artikel: “Einrichten eines Multifunktionsgeräts oder einer Anwendung zum Senden von E-Mails mithilfe von Office 365”.

 

Andere Anbieter (z.B. Microsoft Exchange Server oder andere unternehmensintern gehostete Optionen)

Je nach SMTP Server sind die SMTP Einstellungen sehr vielfältig und unterschiedlich konfiguriert. Als Hilfestellung können die folgenden Punkte dienen:

TLS Verschlüsselung

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Server das Verschlüsselungsprotokoll TLS sowie STARTTLS unterstützt (diese Einstellung muss teilweise explizit aktivert werden).

Ports

  • 25: ist normalerweise gesperrt
  • 2525: wird normalerweise nicht unterstützt

 

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