Was bei der Einrichtung der SMTP Server Verbindung mit Personio beachtet werden muss

Um E-Mails aus Personio zu verschicken, die als Absender die firmeneigene Job-E-Mail-Adresse aufweisen, muss der eigene SMTP-Server mit dem Personio-Postfach verbunden werden. 

Im Folgenden finden Sie einige wertvolle Tipps zur Einrichtung einer SMTP-Verknüpfung zwischen Personio und den am häufigsten genutzten E-Mail-Anbietern.

Personio unterstützt die Verschlüsselungsprotokolle TLS und SSL sowie alle Ports. Die Voraussetzung für eine funktionierende SMTP-Verknüpfung ist die Eingabe Ihrer Verbindungsdaten unter Einstellungen -> Recruiting -> E-Mail -> SMTP. Die Verbindungsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator bzw. über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter. 

 

Google Apps

Um den eigenen Google-E-Mail-Account mit Personio verbinden zu können, verwenden Sie bitte folgende Version:

Gmail SMTP server (smtp.gmail.com)

Mit dieser Option können Sie E-Mails an alle Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Domain versenden. Sie müssen sich hierfür mit Ihrem Gmail- oder G-Suite-Konto und dem zugehörigen Passwort authentifizieren. 

Voraussetzungen:

  • Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen verwendete Nutzername durch die CAPTCHA-Sicherheitsabfrage, die bei der ersten Anmeldung erscheint, verifiziert wurde.
  • Stellen Sie sicher, dass das Konto über ein sicheres Passwort verfügt.
  • Beachten Sie das Versandlimit in G Suite (link).

Anforderungen:

  • Stellen Sie vor der Einrichtung einer SMTP-Verbindung mit Personio sicher, dass der Kontozugriff durch weniger sichere Apps für das gewünschte Konto aktiviert ist.
  • Ports:
    • 465 mit SSL
    • 587 mit TLS
  • Keine "geteilte Mailbox" (Gruppen) 

Die folgenden Google-Versionen sind nicht mit Personio kompatibel:

  • G Suite SMTP relay service (smtp-relay.gmail.com): Diese Version ist nicht mit Personio kompatibel, da eine oder mehrere statische IP-Adressen benötigt werden. 
  • Restricted Gmail SMTP server (aspmx.l.google.com): Diese Version ist nicht mit Personio kompatibel, da Nachrichten nur innerhalb von Gmail verschickt werden können.

Neben den bereitgestellten Tipps finden Sie weitere Informationen im Google-Help-Center-Artikel "E-Mails über einen Drucker, Scanner oder eine App senden". 

 

Microsoft Office 365

Um Office 365 über SMTP mit Personio zu verknüpfen, verwenden Sie bitte folgende Version:

Client submission (smtp.office365.com)

Diese Option unterstützt die meisten Nutzungsszenarien und kann am einfachsten eingerichtet werden.

Voraussetzungen:

  • Authentifizierung: Damit Sie E-Mails auf dem Gerät senden können, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort konfigurieren können.
  • Postfach: Sie benötigen ein lizenziertes Office-365-Postfach, über das Sie E-Mails senden können.
  • Port: Der verwendete Port darf in Ihrem Netzwerk nicht blockiert werden. 
    • Port 587 mit TLS (empfohlen) oder
    • Port 25 mit TLS (Hinweis: einige Netzwerkfirewalls oder Internetdienstanbieter blockieren Ports; insbesondere Port 25 ist häufig betroffen) 

Die folgenden Microsoft Office 365 Versionen sind nicht mit Personio kompatibel:

  • Direkter Versand: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Office-Version nicht unterstützt.
  • SMTP Relay: Da Personio eine Anwendung ist, die E-Mails als Drittanbieter versendet, wird die Verbindung mit dieser Office-Version nicht unterstützt. 

Neben den bereitgestellten Tipps finden Sie weitere Informationen im Microsoft-Help-Center-Artikel: "Einrichten eines Multifunktionsgeräts oder einer Anwendung zum Senden von E-Mails mithilfe von Office 365".

 

Andere Anbieter 

Wenn Sie beispielsweise Microsoft Exchange Server oder andere unternehmensintern gehostete Optionen nutzen, sind sind die SMTP-Einstellungen je nach SMTP-Server sehr vielfältig und unterschiedlich konfiguriert. Als Hilfestellung können die folgenden Punkte dienen:

TLS Verschlüsselung

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Server das Verschlüsselungsprotokoll TLS sowie STARTTLS unterstützt (diese Einstellung muss teilweise explizit aktivert werden).

Ports

  • 25: ist normalerweise gesperrt
  • 2525: wird normalerweise nicht unterstützt

 

 Weitere Informationen zur Einrichtung der E-Mail Kommunikation finden Sie hier.

 

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