Dieser Artikel gibt einen Überblick über einige der häufigsten Mitarbeitendenrollen und Zugriffsrechte. Außerdem bietet er Best Practices für die Zuweisung von Zugriffsrechten für die einzelnen Rollen.
Administrator
Die Admin-Rolle ist in Personio vordefiniert und beinhaltet die umfangreichsten Zugriffsrechte. Weisen Sie die Admin-Rolle nur den für Personio Verantwortlichen zu.
Sie können anderen Rollen keine Admin-Zugriffsrechte zuweisen, aber Sie können anderen Rollen Admin-Zugriff erlauben. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Personen auf Mitarbeitendenrollen.
- Wählen Sie die Rolle aus, der Sie Admin-Zugriff gewähren möchten.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Bildschirmseite und wählen Sie Admin-Zugriff zulassen.
Erfahren Sie mehr über Zugriffsrechte für Admins.
Alle Mitarbeitenden
Die Rolle Alle Mitarbeitende ist vordefiniert und beinhaltet alle Mitarbeitenden. Als Best Practice ist sie mit begrenzten Zugriffsrechten verknüpft. Mitarbeitende können ihre eigenen Daten sehen. In bestimmten Bereichen haben sie auch Vorschlagsrechte. Das Vorschlagsrecht beinhaltet das Hochladen von Attesten im Krankheitsfall.
Persönliche Daten
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Öffentliches Profil |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle |
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Personalinformationen |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle | ||||
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Daten zur Lohnabrechnung |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle | ||||
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Bankverbindung |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle | ||||
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Notfallkontakt |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle | ||||
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Personaldaten |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Gehälter
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Gehälter |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Anwesenheitsdaten
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Anwesenheitsdaten |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Dokumente
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| Arbeitsverträge | Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
| Atteste | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
| Bewerbungsdokumente | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Lohnbuchhaltung |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Sonstige Dokumente |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Performance |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Performance-Daten
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Performance-Daten |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Konten verwalten
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Konten verwalten |
Eigener | |||
| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
| Passwort zurücksetzen | Eigener | |||
| Meine Mitarbeitenden | ||||
| Speziell | ||||
| Alle |
Abwesenheiten
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| Bezahlter Urlaub | Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
| Krankheit | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
| Elternzeit | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Mutterschutz |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Home Office |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Mitarbeitende-Historie
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Überblick |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | ||||
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Detailansicht |
Eigener | |||
| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Orgchart
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Orgchart |
Alle | |
Werkstudenten
„Werkstudierende“ nutzen die Rolle Alle Mitarbeitende als Basis. Außerdem haben sie Bearbeitungsrechte für studentische Dokumente, wie zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen. Mit diesen Rechten können sie diese Dokumente selbst hochladen.
Sie haben Vorschlagsrechte für Anwesenheitsdaten, damit sie ihre täglichen Arbeitszeiten in Personio eingeben können. Sie können auch einen Genehmigungsprozess hinzufügen, bei dem die Führungskraft die Arbeitszeiten bestätigen muss. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Genehmigungsprozess einrichten.
Dokumente
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Studienunterlagen |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Anwesenheitsdaten
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Anwesenheitsdaten |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Personalverantwortlicher
Die Rolle „HR-Management“ erhält ähnlich umfangreiche Rechte wie die Admin-Rolle. Der Hauptunterschied besteht bezüglich Vergütungsinformationen. Als Best Practice verhindert hier ein Filter, dass Personalverantwortliche die Gehälter ihrer Kolleg*innen in der HR-Abteilung einsehen oder bearbeiten können. So richten Sie diesen Filter ein:
- Erstellen Sie die Attribute „Abteilung“ und „HR“.
- Passen Sie den Filter so an, dass „Abteilung“ nicht gleich „HR“ ist.
Die Rolle „HR-Management“ hat auch Bearbeitungsrechte für HR-Dokumente.
Gehälter
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Gehälter |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Um sicherzustellen, dass Vergütungsdaten während des Onboardings nicht sichtbar sind, verwenden Sie diese empfohlenen Einstellungen. Diese Einstellungen verhindern die Sichtbarkeit von Attributen, die Vergütungsdaten enthalten. Beispielattribute sind:
- „Fixgehalt“
- „Stundenlohn“
- „Wiederkehrende Vergütungen“
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Onboarding |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle |
Dokumente
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| Arbeitsverträge | Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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| Atteste | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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| Bewerbungsdokumente | Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Lohnbuchhaltung |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Sonstige Dokumente |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Performance |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Finanzen
Die Rolle „Finanzen“ hat Zugriffsrechte auf die Lohnbuchhaltung und Vergütungsberichte. Mitarbeitende in dieser Rolle haben Zugriff auf die Vergütungsdaten aller Mitarbeitenden.
Gehälter
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Gehälter |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
Dokumente
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Lohnbuchhaltung |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Berichterstattung
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Gehalt |
Speziell | |||
| Alle | |
Account-Konfiguration
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Kostenstellen |
Alle | |
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| Lohnbuchhaltung | Alle | |
Importe
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Import von Dokumenten |
Alle | |
Recruiter
Die Rolle „Recruiter“ hat alle Zugriffsrechte, die für den Bewerbungsprozess erforderlich sind.
Dokumente
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Bewerbungsdokumente |
Eigener |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Anhänge von Recruiting-E-Mails |
Eigener | |
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| Meine Mitarbeitenden | ||||
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Individuell |
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| Alle | |
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Berichterstattung
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| Mitarbeiterzahl | Speziell |
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| Alle | |
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| Neuzugänge | Speziell | |||
| Alle | |
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| Bewerbungen | Alle | |
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Kanäle |
Speziell | |||
| Alle | |
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Bewerbungsprozess |
Alle | |
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Abgelehnte Bewerbende |
Alle | |
Recruiting
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Recruiting |
Alle | |
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