Bericht FTE

Der folgende Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionalitäten des Berichts FTE. Der FTE-Bericht zeigt das Vollzeitäquivalent (englisch: Full Time Equivalent) Ihrer Mitarbeiter, basierend auf deren wöchentlichen Arbeitsstunden.

Verglichen mit dem Bericht Mitarbeiterzahl, bei dem nur zwischen aktiven (Wert: 1) und passiven (Wert: 0) Mitarbeitern unterschieden wird, orientiert sich der FTE-Wert an der Anzahl der Wochenstunden pro Mitarbeiter und der Anzahl der Vollzeit-Wochenstunden einer Abteilung. Bei Mitarbeitern in Vollzeit (40h/Woche) ergibt sich so der Wert 1 (40h / 40h), wohingegen bei Mitarbeitern in Teilzeit (z.B. 32h/Woche) der Wert anteilig berechnet wird (32h / 40h = 0,8 FTE).

Ein Beispiel:

Sie haben drei Mitarbeiter, die jeweils 40 Stunden, 40 Stunden und 32 Stunden pro Woche arbeiten – eine Summe von 112 Stunden. Angenommen eine Vollzeitkraft arbeitet 40 Stunden pro Woche, so wäre die Vollzeitäquivalent-Formel 112 Stunden geteilt durch 40 Stunden = 2,8 FTE. 

Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit) sind in der FTE-Berechnung nicht enthalten. 

 

FTE- Berechnung

Der FTE-Wert bezieht sich immer auf den von Ihnen ausgewählten Zeitraum.

Folgende Faktoren werden in die FTE-Berechnung eines Mitarbeiters mit einbezogen:

  • Wochenstunden
    • Dieser Faktor errechnet sich aus den Wochenstunden eines Mitarbeiters geteilt durch die Vollzeit-Wochenstunden der Abteilung (z.B. 40h/Woche). Im Falle einer untermonatigen Änderung der Wochenstunden eines Mitarbeiters erfolgt eine anteilige Berechnung (siehe nachfolgendes Beispiel).
  • Die Anzahl der monatlichen Arbeitstage unter Berücksichtigung folgender Parameter:
    • Anstell-/ Kündigungsdatum
    • Auszeiten (Elternzeit, Sabbatical, unbezahlter Urlaub, …)
    • Abteilungswechsel 

Die anteilige Berechnung des FTE-Werts erfolgt auf Basis der unter Gehalt & Lohnbuchhaltung eingestellten anteiligen Gehaltsberechnung (siehe nachfolgende Abbildung). Ändern Sie diese Einstellung in Ihrem Account, ändert sich auch die anteilige Berechnung des FTE-Werts.

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Beispiel

Anteilige Berechnung für den folgenden Mitarbeiter aus der Abteilung Engineering (die Berechnung erfolgt in diesem Beispiel auf der Basis von 30 Monatstagen):

·      Anstelldatum: 16.01.

·      Wechsel von 40 auf 20 Stunden pro Woche am 10.02.

Department

January

February

March

Engineering

16/30 * 40h/40h = 0,53

(9/30 * 40h/40h) + (19/30 * 20h/40h) = 0,62

20h/40h = 0,5

Sehen Sie hier einen Ausschnitt, der die standardmäßig vorausgewählten, jedoch beliebig konfigurierbaren Parameter des Berichtes zeigt:

Die Darstellung des FTE-Berichts sehen Sie als farblich differenziertes Balkendiagramm im oberen Bereich des Berichts und nachfolgend in Zahlen. Der Bericht berücksichtigt nur Ihre aktiven Mitarbeiter. Wie der Bericht aussehen kann, hier gruppiert nach Abteilungen für den Zeitraum Aug. – Dez. 2017, sehen Sie in den folgenden beiden Ausschnitten.

Bericht_12.PNG

Bericht_9.PNG

Die zweite Abbildung zeigt Ihnen die relativen FTE-Werte der einzelnen Abteilungen für den jeweiligen Monat an. Wählen Sie einen bestimmten Wert, um zu sehen, wie viele und welche Mitarbeiter einen Beitrag zum FTE-Wert der einzelnen Abteilungen leisten. Der Bericht zeigt Ihnen pro Mitarbeiter Vorname, Nachname, Position, Abteilung, Standort, GesellschaftAnstelldatum und falls vorhanden Vertragsende und Ende des Arbeitsverhältnisses

Bericht_10.PNG

Mit Klick auf den Namen eines Mitarbeiters gelangen Sie direkt in dessen Mitarbeiterprofil. 

Bericht_11.png 

 

Konfigurationsoptionen 

Sie haben mehrere Möglichkeiten den Bericht an Ihre Bedürfnisse anzupassen:  

 

Periode

Definieren Sie den zu betrachtenden Zeitraum.

 

Gruppierung(en)

Es stehen Ihnen verschiedene Gruppierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Gruppieren Sie Ihre Ergebnisse nach einem oder zwei Attributen des Typs Auswahlliste, z.B. nach Abteilung oder Abteilung / Standort. Sie können auch nach individuell angelegten Attributen des Typs Auswahlliste gruppieren. Wählen Sie die Gruppierung Mitarbeiter um die Daten für jeden Mitarbeiter separat anzeigen zu lassen.

 

Filter

Kombinieren Sie beliebig viele Attributsfilter, um Ihre Auswahl zu konkretisieren.

  • Für Attribute des Typs Textfeld, wie z.B. Vorname, stehen Ihnen die Filterbedingungen ist gleich und ist nicht gleich zur Verfügung.
  • Attribute des Typs Auswahlliste oder Mehrfachauswahl, wie z.B. Abteilung, erlauben Ihnen zusätzlich die Optionen ist enthalten in und ist nicht enthalten in. So können Sie im dritten Eingabefeld beliebig viele Parameter einfügen.
  • Attribute des Typs Zahl, wie z.B. Wochenstunden, bieten zusätzlich die Filterbedingungen ist kleiner alsist größer alsist kleiner als-gleichist größer als-gleich, ist gleich, ist nicht gleich. Definieren Sie über das dritte Eingabefeld eine konkrete Zahl.
  • Attribute des Typs Datum, wie z.B. Anstelldatum, bieten ausschließlich die Filterbedingungen ist kleiner alsist größer alsist kleiner als-gleichist größer als-gleich. Definieren Sie über das dritte Eingabefeld ein konkretes Datum. 

Screenshot_Filter.png

Entfernen Sie nicht gewünschte Filtereinstellungen über das kleine x rechts neben dem entsprechenden Filter. 

Haben Sie Ihren Bericht fertig konfiguriert, klicken Sie auf Anwenden und Sie erhalten Ihre Resultate.

 

Aktionen-Button

Exportieren Sie Ihren Bericht bei Bedarf als Exceldatei (.xlsx). Klicken Sie dazu auf den Aktionen-Button oben rechts und wählen Sie Exportieren.

 

Reindexierung

Reindexieren Sie Ihren Bericht über das Symbol der sich im Kreis drehenden Pfeile neben dem Aktionen-Button und spielen Sie so neue/veränderte Daten ein (siehe Ausschnitt, unten). Um alle Daten zu laden und den Bericht komplett neu darzustellen braucht Personio je nach Umfang Ihrer Daten ca. 5 bis 10 Minuten.

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 Nähere Informationen zu den individuellen Anpassungsmöglichkeiten der Berichte finden Sie im Artikel Berichte konfigurieren.

 

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