Exporte erstellen in Personio

Der folgende Artikel veranschaulicht Ihnen, wie Sie Daten manuell oder automatisch aus Personio exportieren können und welche Konfigurationsmöglichkeiten sich Ihnen in diesem Zusammenhang bieten. 

Um neue Exporte zu erstellen oder bestehende Exporte zu editieren, bzw. zu löschen, navigieren Sie im Hauptmenü zu Exporte. Dort können Sie beliebig viele Exporte anlegen, indem Sie den gewünschten Namen des Exports unter Export hinzufügen... eintragen und via Plussymbol speichern. Wählen Sie anschließend Konfiguration ändern
 

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Der nachfolgende Ausschnitt zeigt exemplarisch die Konfiguration eines Urlaubsexport:

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Name

Der von Ihnen gewählte Name ist auch nachträglich noch editierbar. Dieser wird die Grundlage für den Dateinamen Ihrer Exporte bilden, z.B. Personio Export Urlaubsexport 2017-11-10

Typ

Konfigurieren Sie, welche Ihrer Mitarbeiter für den Export berücksichtigt werden sollen. Wählen Sie zwischen Auswahl von Mitarbeitern, Neue Mitarbeiter, Austretende Mitarbeiter, Datenänderungen. 

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Typ Erläuterung
Auswahl von Mitarbeitern Die Auswahl von Mitarbeitern berücksichtigt grundsätzlich alle aktiven Mitarbeiter. Durch das Setzen von Filtern können Sie die Auswahl limitieren. 
Neue Mitarbeiter Es werden alle Mitarbeiter im Status Aktiv und Onboarding berücksichtigt, deren Anstelldatum im Exportzeitraum liegt.
Austretende Mitarbeiter

Es werden alle Mitarbeiter berücksichtigt, deren Vertragsende oder aber Ende des Arbeitsverhältnis im Exportzeitraum liegt.

Datenänderungen Es werden alle Änderungen von Mitarbeiter- sowie Lohnbuchhaltungsattributen exportiert. Welche Attribute dabei berücksichtigt werden, lässt sich über das Eingabefeld Überwachte Attribute definieren. 

 

Filter

Begrenzen Sie den Export einer Auswahl von Mitarbeitern mit Hilfe der Filteroptionen ist gleich, ist nicht gleich und enthält. Dadurch können Sie sich beispielsweise alle gewünschten Mitarbeiterattribute von allen Mitarbeiter außer dem Management eines Standortes ausweisen lassen...

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... oder z.B. alle Mitarbeiter deren Email-Adresse ".com" enthält. 

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Bitte beachten Sie, dass standardmäßig alle Mitarbeiter, die zum Exportdatum inaktiv sind, vom Export ausgeschlossen werden. Um diese zu inkludieren, aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox. Dies ist insbesondere bei Exporten des Typs Austretende Mitarbeiter relevant, da diese nach Austritt automatisch auf den Status inaktiv gesetzt werden.

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Intervall

Möchten Sie auf Grundlage Ihrer Konfigurationen einen regelmäßigen, automatisch generierten Export erstellen, können Sie unter Intervall entscheiden, ob Ihr Export Täglich oder Monatlich erstellt werden soll. Alternativ können Sie das Intervall deaktivieren und Ihren Export bei Bedarf über den Button Export jetzt manuell starten, anstoßen. Bitte beachten Sie, dass trotz eines definierten Intervalls, ein Export jederzeit manuell erstellt werden kann. 

Exportierte Attribute

Fügen Sie Ihrem Export unter Exportierte Attribute beliebig viele Attribute hinzu. Verschieben Sie die Attribute und damit die Anordnung der Spalten Ihres späteren Excel-Exports via Drag & Drop. Anschließend sichern Sie Ihre Auswahl über Speichern.  

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Die folgende Auswahl an Attributen steht Ihnen zur Verfügung: 

Lohnbuchhaltungsattribute: Wählen Sie Gehalt, Bonuszahlung, Sonderzahlungen, Überstunden, Gearbeitete Stunden, Beschäftigungsunterbrechung Beginn, Beschäftigungsunterbrechung Ende, Beschäftigungsunterbrechung Kommentar sowie alle individuell angelegten weiteren Kompensationen. 

Mitarbeiterattribute: Wählen Sie alle systemseitig vordefinierten Attribute, sowie alle von Ihnen individuell angelegten Attribute. 

Abwesenheitsattribute: Basierend auf der Konfiguration Ihrer Abwesenheitsarten stehen Ihnen unterschiedliche Abwesenheitsattribute zur Verfügung:

Abwesenheitsattribut Erläuterung
Anspruch Anspruch seit Anfang des laufenden Jahres bis zum Exportdatum 
Kontostand Kontostand zum Exportdatum
Geplante Tage Alle geplanten Tage ausgehend vom Exportdatum + 1 Tag
Geplante Tage aktuelles Jahr Geplante Tage ausgehend vom Exportdatum + 1 Tag bis zum Jahresende des aktuellen Jahres
Genommene Tage im laufenden Jahr Genommene Tage zwischen dem 01.01. des aktuellen Jahres und dem Exportdatum 
Übertrag aus Vorjahr Übertrag der Abwesenheit aus dem Vorjahr in das aktuelle Jahr, ungeachtet davon, ob die Tage zum Exportdatum noch bestehen
Verfallene Tage aus Übertrag Alle Tage, die aus dem Übertrag des Vorjahres verfallen sind
Tage Bestätigte Tage der Abwesenheit zwischen dem Export Start- und Enddatum
Tage mit Attest

Alle Tage zwischen Export Start- und Enddatum, für die ein bestätigtes Attest vorliegt

Periode Alle Abwesenheitsperioden zwischen Export Start- und Enddatum

 

Exportdatum

Als Exportdatum nutzt Personio standardmäßig das Datum, an welchem Sie Ihren Export manuell abrufen, bzw. automatisch generieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein abweichendes Exportdatum zu wählen.  

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Exportzeitraum

1. Manuell erstellte Exporte

  • Startdatum: Exportdatum - 1 Monat
  • Enddatum: Exportdatum
  • Beispiel: Ein manuell erstellter Export mit Exportdatum 15.11.2017 exportiert den Zeitraum 15.10.2017-15.11.2017

2. Automatisch generierte Exporte

Abhängig vom gewählten Intervall, erstellt Personio einmal täglich oder einmal monatlich einen Export. Der exportierte Zeitraum hängt vom letzten Exportdatum ab:

  • Startdatum: Letztes Exportdatum + 1 Tag
  • Wenn kein Letztes Exportdatum vorhanden ist:
    • Exportdatum - 1 Tag bei täglichem Intervall
    • Exportdatum - 1  Monat bei monatlichem Intervall 
  • Enddatum: Exportdatum
  • Beispiel: Exportdatum 01.11.2017 und es gibt keinen vorherigen Export: 
    • Exportzeitraum bei täglichem Intervall wäre 31.10.2017-01.11.2017
    • Exportzeitraum bei monatlichem Intervall wäre 01.10.2017-01.11.2017
  • Beispiel 2: Exportdatum 01.11.2017, Letztes Exportdatum 31.10.2017, Exportzeitraum wäre 01.11.2017-01.11.2017
  • Beispiel 3: Exportdatum 01.11.2017, Letztes Exportdatum 01.10.2017, Exportzeitraum 02.10.2017-01.11.2017

Sortierung

Wählen Sie abschließend aus, nach welchem Mitarbeiterattribut Ihre Mitarbeiter in der Export-Datei sortiert werden sollen. Dabei ist es nicht notwendig, dass Ihr dieses Attribut auch unter Exportierte Attribute hinzugefügt ist. Bitte beachten Sie, dass Personio absteigend sortiert, sowohl alphabetisch als auch numerisch. 

Finden Sie hier eine detaillierte Beschreibung zur Auswertung von Urlaubsrückstellungen über die Funktion Exporte. 

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