Wie erstelle ich ein Angebot in Personio?

Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie ein Angebot für einen Bewerber in Personio erstellen. 

 

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen und öffnen Sie das relevante Bewerberprofil. Wechseln Sie in den Reiter Angebot. Klicken Sie auf Neues Angebot erstellen. Per default ist Ihr Angebot im Status Offen. 

Für das auszufüllende Feld Vertragsdokument haben Sie 2 Wahlmöglichkeiten: Wählen Sie zwischen Kein Vertragsdokument erstellen oder allen von Ihnen unter Einstellungen > Dokumente > Arbeitsverträge gespeicherten Vorlagen. Je nach Auswahl verändern sich Ihre Eingabefelder. 

 

Achtung: Nur die unter der Sektion Arbeitsverträge hochgeladenen Dokumente können hier als Vertragsdokument ausgewählt werden

Variante 1: Kein Vertragsdokument erstellen

Wenn Sie die Variante Kein Vertragsdokument erstellen wählen, fragt Personio das potentielle Anstelldatum, sowie das geplante Fixgehalt des Bewerbers ab. Sie haben die Möglichkeit die beiden Felder leer zu lassen und beliebig viele andere Attribute hinzuzufügen, falls diese für Sie relevant sind.  

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Variante 2: Eine Ihrer gespeicherten Vorlagen wählen 

Wählen Sie unter Vertragsdokument eine Ihrer gespeicherten Vorlagen, öffnet Personio für alle Attribute, die in der Vorlage verarbeitet wurden, ein Eingabefeld. Mit Befüllen der Felder füllt sich Ihr Dokument. 

Sehen Sie sich im nächsten Schritt eine Vorschau Ihres Vertragsdokuments an und speichern Sie es dann. 

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Ihr Angebot bleibt solange im Status Offen bis Sie Angebot bestätigen klicken. Dann wechselt Ihr Angebot in den Status Bestätigt. Sie haben weiterhin die Möglichkeit Ihr Angebot über das Stiftsymbol zu bearbeiten. Personio speichert das Datum der letzten Bearbeitung als Angebotsdatum. 

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Nach Bestätigung wechselt das Angebot in den Status Bestätigt und Sie haben die Möglichkeit das Angebot zu senden, bzw. abzuschließen. 

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Mit Klick auf den Button Angebot senden öffnet sich ein weiteres Fenster und mit diesem bekommen Sie erneut 2 Auswahlmöglichkeiten. Senden Sie entweder eine E-Mail an die im Bewerberprofil hinterlegte E-Mailadresse oder fahren Sie fort ohne eine E-Mail zu senden. 

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Beim Versenden einer E-Mail ist es möglich, eine Ihrer unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail angelegten Vorlagen zu wählen oder eine individuell gestaltete E-Mail zu erstellen. 

Sobald Sie das Angebot versendet oder geschlossen haben, wechselt der Status in Verschickt. 

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Im nächsten Schritt dokumentieren Sie die Reaktion Ihres Bewerbers, indem Sie auf Akzeptiert oder Abgelehnt klicken.

Genauso wie Ihr Angebot von einem Status in den anderen wechselt, durchläuft auch der Bewerber verschiedene Phasen in Personio. Bisher wurde Ihr Bewerber in der Phase Angebot geführt. Gibt Ihnen der Bewerber eine positive Rückmeldung und akzeptiert das Angebot, wählen Sie in Personio für Ihr Angebot Akzeptiert und Ihr Bewerber wechselt automatisch in die Phase Akzeptiert

Bei akzeptiertem Angebot wird automatisch ein neuer Mitarbeiter angelegt. Sie bekommen darüber auch direkt eine Info: 

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Um bei abgelehntem Angebot den Bewerber in die nächste Phase zu verschieben ist eine weitere Aktion notwendig. Navigieren Sie im Bewerberprofil unter Einstellungen > Recruiting > Bewerbungen in das Profil des relevanten Bewerbers. Befindet sich der Bewerber in der Phase Angebot, finden Sie im rechten Bereich des Bewerberprofils den Button Absage (siehe Bild).

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Klicken Sie diesen, öffnet sich ein weiteres Fenster (siehe Bild), indem Sie dokumentieren, ob der Bewerber abgesagt hat oder ggf. auch von Ihnen abgelehnt wurde. Nachdem Sie über den Button Bewerber absagen Ihre Eingaben gespeichert haben, wechselt Ihr Bewerber entsprechend in die Phase Abgelehnt oder Abgesagt. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Möglichkeit den Bewerber direkt via Dokumentvorlage oder individueller E-Mail zu benachrichtigen, bzw. einen Kommentar hinzuzufügen. 

 

Hinweis: Hier ist zu beachten, dass ein Angebot vom Bewerber Abgelehnt wird, jedoch der Bewerber bei eigener Entscheidung in der Phase Abgesagt geführt wird. 

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Hinweis: Sie haben die Möglichkeit ein abgelehntes Angebot wieder zu öffnen (Status Offen) und erneut zu bearbeiten. 

Lassen Sie die Position, auf die sich der Bewerber beworben hat, weiterhin bestehen oder schließen Sie diese. Schließen Sie Position, ist sie nicht mehr veröffentlicht. 

Falls Sie für Ihre Position mehrere geplante Stellen mit unterschiedlichen Startdaten angelegt haben, haben Sie die Möglichkeit, nur eine Stelle zu schließen. Andere Daten und somit auch die Position, bleiben bestehen und veröffentlicht. 

 

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Bei Auswahl eines Startdatums können Sie des Weiteren entscheiden, ob die Position archiviert werden soll. Eine archivierte Position finden Sie unter Archivierte Ausschreibungen und können diese im Editiermodus bei Bedarf final Löschen oder Wieder öffnen

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Sehen Sie final eine Kategorisierung Ihrer Bewerber, bzw. neuen Mitarbeiter direkt unter der Position im Reiter Stellenausschreibung. 

 

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