Schritt 11: Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Personio unterstützt Sie mit Hilfe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bei der monatlichen Lohnabrechnung. Im Lohnbuchhaltungsbereich von Personio können Sie eine Export-Datei im Excel-Format generieren. Dabei können Sie festlegen, welche Informationen im Lohnbuchhaltungsexport enthalten sein sollen und haben die Möglichkeit verschiedene Abrechnungsgruppen zu definieren, für die eine vorbereitende Lohnbuchhaltung separat durchgeführt werden soll. Um die Lohnbuchhaltungsfunktion zu nutzen, sollten Sie zunächst einige grundlegende Konfigurationen in den Einstellungen vornehmen.


Allgemeine Einstellungen

Legen Sie unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein fest, an welchem Tag des Monats die verantwortlichen Mitarbeiter mit Zugriff auf die Lohnabrechnung eine Benachrichtigung (Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen > Lohnabrechnung) erhalten, um die vorbereitende Lohnabrechnung zu prüfen sowie abzuschließen.

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Der Übersichtlichkeit halber haben Sie die Option die Personal- und Gehaltsdaten in zwei separaten Tabellenblättern aufzulisten. Welche Daten im Tabellenblatt Gehaltsdaten gelistet werden, erfahren Sie hier.

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Wählen Sie alle benötigten Attribute für Ihren Lohnabrechnungsexport aus. Erfahren Sie hier mehr über alle möglichen Lohnabrechnungsattribute. Unsere Best Practice Beispiele können Ihnen bei der Auswahl der Lohnabrechnungsattribute behilflich sein.                        

Wählen Sie alle gewünschten Abwesenheitsarten aus, welche in dem separaten Tabellenblatt Abwesenheitsperioden angezeigt werden. Hier werden alle Abwesenheitszeiträume innerhalb der Abrechnungsperiode berücksichtigt.

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Legen Sie außerdem fest, ob der anteiligen Gehaltsberechnung bei Vertragsbeginn oder Kündigung in Mitten eines Monats standardmäßig 30 Tage oder alle Tage des Monats zu Grunde liegen sollen.

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Konfiguration von Abrechnungsgruppen und -perioden

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Abrechnungsgruppen zu hinterlegen, für die separate Lohnabrechnungsexporte erstellt werden. Legen Sie unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungsgruppen fest, nach welchen Kriterien Sie Abrechnungsgruppen bilden möchten. Abrechnungsgruppen können nach allen Attributen des Typs Auswahlliste gebildet werden.

Legen Sie hier außerdem die Abrechnungsperiode für Ihre Lohnabrechnung fest. Für verschiedene Abrechnungsgruppen lassen sich unterschiedliche Abrechnungsperioden festlegen.

Die Abrechnungsperiode legt fest, innerhalb welchen Zeitraums die gearbeiteten Stunden sowie Abwesenheitstage aufsummiert werden, insofern diese als Export-Attribute eingetragen wurden.

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Weitere Informationen zur Konfiguration von Abrechnungsgruppen und -perioden erhalten Sie hier.


Generieren des Lohnabrechnungsexports

Im Hauptmenü unter Lohnbuchhaltung erhalten Sie einen Überblick über die monatliche Lohnabrechnung. In der Vorschau des Lohnabrechnungsexports können Sie zwischen den Tabellenblättern Personaldaten, Abwesenheitsperioden und, falls separat aufgelistet, Gehaltsdaten wechseln. Die Abrechnungen der unterschiedlichen Gesellschaften werden stets separat aufgelistet. Oberhalb der Vorschau können Sie zudem die gewünschte Abrechnungsgruppe wählen.

Alle Mitarbeiter, in deren Profilen sich seit Abschluss der letzten Abrechnung Änderungen ergeben haben oder Daten fehlen, rücken in der Vorschau an den Anfang der Tabelle. Die Zeilen sind orange hinterlegt und die geänderten Attributwerte zusätzlich farbig markiert. Ein entsprechender Hinweis am Zeilenanfang kennzeichnet neue Mitarbeiter. In Ihrer Exportdatei werden alle Änderungen bzw. Neuzugänge ebenfalls farblich hervorgehoben.

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Um den Lohnabrechnungsexport im Excel-Format zu erstellen, wählen Sie Export generieren. Mit Klick auf Fertig erstellt Personio eine Excel-Datei mit der Lohnbuchhaltungsvorschau des laufenden Monats, die anschließend heruntergeladen und weiterverarbeitet werden kann.

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Nach Abschluss der Abrechnung werden keine Änderungen mehr übernommen. Der Lohnabrechnungsexport berücksichtigt daher nur Abwesenheitszeiträume bis zum Tag des Abrechnungsabschlusses.

Der Übersichtsbereich bietet Ihnen einen Überblick über alle Abrechnungsgruppen und Tochtergesellschaften sowie deren aktuellen Status der Lohnabrechnung und die Abrechnungsperiode. Eine Erläuterung der verschiedenen Lohnabrechnungsstatus finden Sie hier.

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