Schritt 11: Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Personio unterstützt Sie mit Hilfe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bei der monatlichen Lohnabrechnung. Im Lohnbuchhaltungsbereich von Personio können Sie eine Export-Datei im Excel-Format generieren und diese bei Bedarf direkt aus Personio an Ihr Steuerbüro versenden. Sie können festlegen, welche Informationen im Lohnbuchhaltungs-Export enthalten sein sollen und haben die Möglichkeit verschiedene Abrechnungsgruppen zu definieren, für die die vorbereitende Lohnbuchhaltung separat durchgeführt werden soll. Um die Lohnbuchhaltungsfunktion zu nutzen, sollten Sie zunächst einige grundlegende Einstellungen in der Konto-Konfiguration vornehmen.


1. Allgemeine Einstellungen

Legen Sie unter Konto konfigurieren > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein fest, an welchem Tag des Monats die verantwortlichen Mitarbeiter mit Zugriff auf die Lohnabrechnung eine Benachrichtigung (Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen > Lohnabrechnung) erhalten, um die vorbereitende Lohnabrechnung zu prüfen sowie abzuschließen.

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Hinterlegen Sie alle Email-Adressen, an die Sie die abgeschlossene Lohnabrechnung versenden möchten. Die Liste der Email-Adressen kann vor jedem Versand nochmals manuell angepasst werden.

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Der Übersichtlichkeit halber haben Sie die Option die Personal- und Gehaltsdaten in zwei separaten Tabellenblättern aufzulisten. Welche Daten im Tabellenblatt Gehaltsdaten gelistet werden, erfahren Sie hier.

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Wählen Sie alle benötigten Attribute für Ihren Lohnabrechnungs-Export aus. Erfahren Sie hier mehr über alle möglichen Lohnabrechnunngs-Attribute. Unsere Best Practice Beispiele können Ihnen bei der Auswahl der Lohnabrechnungs-Attribute behilflich sein.                         

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Wählen Sie alle gewünschten Abwesenheitsarten aus, welche in dem separaten Tabellenblatt Abwesenheitsperioden angezeigt werden. Hier werden alle Abwesenheitszeiträume innerhalb der Abrechnungsperiode berücksichtigt.

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Legen Sie außerdem fest, ob der anteiligen Gehaltsberechnung bei Vertragsbeginn oder Kündigung in Mitten eines Monats standardmäßig 30 Tage oder alle Tage des Monats zu Grunde liegen sollen.

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2. Konfiguration von Abrechnungsgruppen und -perioden

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit verschiedene Abrechnungsgruppen zu hinterlegen, für die separate Lohnabrechnungs-Exporte erstellt werden. Legen Sie unter Konto konfigurieren > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungsgruppen fest, nach welchen Kriterien Sie Abrechnungsgruppen bilden möchten. Abrechnungsgruppen können nach allen Attributen des Typs Auswahlliste gebildet werden.

Legen Sie hier außerdem die Abrechnungsperiode für Ihre Lohnabrechnung fest. Für verschiedene Abrechnungsgruppen lassen sich unterschiedliche Abrechnungsperioden festlegen.

Bitte beachten Sie: Die Abrechnungsperiode legt fest, innerhalb welchen Zeitraums die gearbeiteten Stunden sowie Abwesenheitstage aufsummiert werden, insofern diese als Export-Attribute eingetragen wurden.

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Weitere Informationen zur Konfiguration von Abrechnungsgruppen und -perioden erhalten Sie hier.


3. Generieren des Lohnabrechnungsexports

Im Hauptmenü unter Lohnbuchhaltung erhalten Sie einen Überblick über die monatliche Lohnabrechnung. In der Vorschau des Lohnabrechnungs-Exports können Sie zwischen den Tabellenblättern Personaldaten, Abwesenheitsperioden und, falls separat aufgelistet, Gehaltsdaten wechseln. Die Abrechnungen der unterschiedlichen Gesellschaften werden stets separat aufgelistet. Über der Vorschau können Sie zudem die gewünschte Abrechnungsgruppe wählen.

Alle Änderungen, die seit Abschluss der letzten Abrechnung erfolgt sind, werden in der Vorschau sowie in der Export-Datei gelb markiert.

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Klicken Sie auf Jetzt Generieren um den Lohnabrechnungs-Export im Excel-Format zu erstellen. Mit Klick auf Abschließen und Versenden wird die Lohnabrechnung des laufenden Monats geschlossen und an die in der Konto-Konfiguration hinterlegten Email-Adressen versendet.

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Bitte Beachten Sie: Nach Abschluss der Abrechnung werden keine Änderungen mehr übernommen. Es werden demnach nur die Abwesenheitszeiträume bis zum Tag des Abschlusses der Abrechnung in den Lohnabrechnungs-Export berücksichtigt. 

Der Info-Bereich bietet Ihnen eine Übersicht über den aktuellen Status der Lohnabrechnung, den Abrechnungszeitraum sowie das Datum, seit dem alle Änderungen markiert werden. Eine Erläuterung der verschiedenen Lohnabrechnungsstatus finden Sie hier.

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