Schritt 10: Konfiguration von Dokumentvorlagen

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Dokumentvorlagen im System zu hinterlegen. Die Anwendung dieser Vorlagen, spart Ihnen im Alltag viel Arbeit und Zeit. Grund dafür sind praktische Platzhalter, welche bei Zuweisung der Vorlagen automatisch mit den entsprechenden Mitarbeiterdaten befüllt werden.

Erstellung von Dokumentvorlagen

Hinterlegen Sie in Personio Dokumentvorlagen und generieren Sie auf Grundlage selbiger mitarbeiterspezifische Dokumente. Nutzen sie dafür Platzhalter, Geschlechter-Variablen sowie Auswahlblöcke. Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, benötigen Sie zunächst ein Textverarbeitungsprogramm. Personio unterstützt Vorlagen, die als MS Office- oder als OpenOffice-Dokument angelegt wurden. Alle Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen finden Sie hier.

Um die fertige Dokumentvorlage in Personio zu hinterlegen, navigieren Sie auf Konto konfigurieren > Dokumente. Klicken Sie zunächst auf Vorlage hinzufügen. Legen Sie eine Dokument-Kategorie sowie die Sprache des Dokumentes fest und benennen Sie die Vorlage. Laden Sie Ihr Word- oder OpenOffice- Dokument abschließend hoch. 

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Zuweisung von Dokumentvorlagen

Um eine Dokumentvorlage mit den Daten eines bestimmten Mitarbeiters zu befüllen, navigieren Sie zunächst in das entsprechende Mitarbeiterprofil und wählen hier den Reiter Dokumente. Starten Sie die Dokumentkonfiguration, indem Sie über den Button Neu von Vorlage die gewünschte Dokumentvorlage auswählen.

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Auf der linken Seite erscheint eine Auflistung aller Platzhalter sowie Ihrer individuellen Auswahl-Textblöcke. Die Daten können an dieser Stelle überprüft und ergänzt werden. Auf der rechten Seite wird Ihnen eine Vorschau des fertigen Dokuments angezeigt. Speichern Sie das Dokument wahlweise im Originalformat oder als PDF ab.

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Das erzeugte Dokument ist nun, je nach Konfiguration der Zugriffsrechte, unter den Dokumenten des Mitarbeiters in Personio abrufbar.

 

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