In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Dokumentkategorien erstellen, in denen Sie Mitarbeiterdokumente speichern können, wie Sie Dokumentvorlagen erstellen und speichern und wie Sie eine Dokumentvorlage mit den Daten eines bestimmten Mitarbeitenden befüllen.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Dokumente Ihrer Mitarbeitenden organisieren: Nutzen Sie Dokumentkategorien, damit alle Mitarbeitenden wissen, wo sie persönlich relevante Dokumente wie Entgeltabrechnungen, Verträge oder Mitarbeiterhandbücher finden.
Ihre Arbeit optimieren: Erstellen Sie Dokumentvorlagen mit Platzhaltern. Personio füllt diese Vorlagen automatisch mit den Daten Ihrer Mitarbeiter.
Dokumente anpassen: Verwenden Sie entsprechend Ihren Anforderungen verschiedene Dokumentvorlagen. Von Zeugnissen bis zu Beförderungsbriefen können Sie Ihre sich wiederholenden HR-Prozesse anpassen und automatisieren, um sie effizienter zu machen.

Dokumentkategorien erstellen

Dokumentkategorien in Personio helfen Ihnen, Mitarbeiterdokumente zu organisieren und speichern. Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien wie „Lohnbuchhaltung“, „Unternehmensrichtlinien“ oder „Zeugnisse“, bevor Sie mit der Erstellung und Speicherung von Vorlagen beginnen.

Um neue Dokumentkategorien zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente.
Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
Geben Sie im Feld Neue Dokumentkategorie den Namen Ihrer neuen Dokumentkategorie ein und klicken Sie auf + Hinzufügen.

Tipp
In diesem Bereich können Sie auch Kategorien bearbeiten und löschen. Systemkategorien sind mit einem Schloss gekennzeichnet und mit internen Prozessen in Personio verknüpft. Sie können daher weder gelöscht noch umbenannt werden.

Hinweis
Wenn Sie neue Dokumentkategorien anlegen, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Mitarbeiterrollen über Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen Zugriffsrechte für diese Kategorien gewähren. Erfahren Sie mehr über Zugriffsrechte.

Dokumentvorlagen konfigurieren

Sie können in Personio Dokumentvorlagen verwenden, um auf ihrer Grundlage mitarbeiterspezifische Dokumente zu erstellen. Nutzen Sie dafür Platzhalter, Gender-Variablen und Auswahlblöcke. Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, benötigen Sie zunächst ein Textverarbeitungsprogramm. Personio unterstützt Vorlagen, die als Microsoft-Office- oder OpenOffice-Dokument angelegt wurden.

Sie können Platzhalter hinzufügen, die dann automatisch mit den entsprechenden Mitarbeiterdaten befüllt werden. Platzhalter müssen immer in zwei geschweifte Klammern gesetzt werden.

Personio unterstützt die folgenden drei Arten von Platzhaltern:

Vordefinierte Systemplatzhalter: für Systemattribute, die nicht geändert oder gelöscht werden können, wie Vorname oder Abteilung. Diese müssen auf Englisch benannt sein, zum Beispiel {{first_name}} oder {{department}}.
Benutzerdefinierte Platzhalter: für von Ihnen angelegte Attribute. Diese müssen genau so benannt werden, wie sie in Ihrem Personio-Konto gespeichert sind. Sie können beispielsweise ein Attribut für bevorzugte Pronomen erstellen. Als Platzhalter wäre dies {{Bevorzugte Pronomen}}
Attributsunabhängige Platzhalter: beziehen sich nicht auf Attribute und können manuell mit Freitext befüllt werden, wenn die Vorlage einem Mitarbeiter zugewiesen wird. Vielleicht möchten Sie in Ihrem Dokument die Ziele auflisten, an denen Mitarbeiter während eines kürzlichen Beurteilungszeitraums gearbeitet haben. Der Platzhalter könnte sein {{Ziel 1}}.

Eine vollständige Liste der Platzhalter und detaillierte Informationen darüber, wie Sie Dokumentvorlagen erstellen, finden Sie im Artikel Dokumentvorlagen erstellen – Platzhalter. Sie können auch Mustervorlagen anzeigen und herunterladen.

Dokumentvorlage in Personio speichern

Um die Dokumentvorlagen, die Sie in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt haben, in Personio zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente.
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Vorlage hinzufügen.
Wählen Sie eine Dokumentkategorie, geben Sie der Vorlage einen Namen, und wählen Sie die Sprache des Dokuments.
Wählen Sie die Dokumentvorlage aus, die Sie zuvor im Microsoft-Office- oder OpenOffice-Format erstellt haben.
Klicken Sie auf Hochladen.

Dokumentvorlage zuweisen

So füllen Sie eine Dokumentvorlage mit den Daten eines konkreten Mitarbeitenden:

Gehen Sie zum gewünschten Mitarbeiterprofil > Dokumente > Neu von Vorlage.
Suchen Sie die gewünschte Vorlage und wählen Sie sie aus der angezeigten Detailansicht Vorlage auswählen aus.
Wenn die Vorlage Multiple-Choice-Textblöcke enthält, wählen Sie unter Optionen den entsprechenden Textblock aus.
Wenn die Vorlage Platzhalter enthält, füllen Sie alle fehlenden Variablen aus und prüfen Sie die vorab ausgefüllten Variablen.
Klicken Sie jederzeit auf Vorschau der Änderungen, um auf der linken Bildschirmseite eine Vorschau der Datei anzuzeigen.
Sobald das Dokument fertig ist, geben Sie unter Dokumentdetails einen Namen für das Dokument ein und wählen Sie, ob es als PDF oder im Originalformat gespeichert werden soll.
Klicken Sie auf Erstellen.

Abhängig von Ihren Zugriffsrechten können Sie das erzeugte Dokument unter den Dokumenten des Mitarbeitenden in Personio abrufen.

Dokumente hochladen

Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt hochladen. Weitere Informationen über diese beiden Optionen finden Sie in den folgenden Artikeln:

Nächste Schritte

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Wie können wir Ihnen helfen?

Dokumentkategorien und Vorlagen erstellen und verwalten (Implementierung)