In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Dokumentkategorien erstellen, in denen Sie Ihre Mitarbeiterdokumente speichern können, wie Sie Dokumentvorlagen erstellen und speichern und schließlich wie Sie eine Vorlage zuweisen, so dass Ihre Mitarbeiterdaten automatisch in diese Vorlage übernommen werden.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Dokumente Ihrer Mitarbeiter organisieren: Nutzen Sie Dokumentkategorien, damit jeder Mitarbeiter weiß, wo er für ihn relevante Dokumente wie Entgeltabrechnungen, Verträge oder Mitarbeiterhandbücher findet.
Ihre Arbeit optimieren: Erstellen Sie Dokumentvorlagen mit Platzhaltern. Personio füllt diese Vorlagen automatisch mit den Daten Ihrer Mitarbeiter.
Dokumente anpassen: Verwenden Sie entsprechend Ihren Anforderungen verschiedene Dokumentvorlagen. Egal, ob es sich um Zeugnisse oder Beförderungsbriefe handelt, Sie können Ihre sich wiederholenden HR-Prozesse anpassen und automatisieren, um sie effizienter zu machen.

Schritt 1: Dokumentkategorien erstellen

In Personio können Sie Dokumentkategorien konfigurieren, in denen Sie Ihre Mitarbeiterdokumente speichern können. Beispiele solcher Kategorien sind u. a. „Lohnbuchhaltung“, „Unternehmensrichtlinien“ oder „Zeugnisse“. Erstellen Sie Dokumentkategorien und passen Sie diese an, ehe Sie Vorlagen erstellen und speichern.

Um neue Dokumentkategorien zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente.
Klicken Sie auf den Reiter Kategorien.
Geben Sie im Feld Neue Dokumentkategorie den Namen Ihrer neuen Dokumentkategorie ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol.

Tipp
In diesem Bereich können Sie auch Kategorien bearbeiten und löschen. Systemkategorien sind mit einem Schloss gekennzeichnet und mit internen Prozessen in Personio verknüpft. Sie können daher weder gelöscht noch umbenannt werden.

Hinweis
Wenn Sie neue Dokumentkategorien anlegen, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Mitarbeiterrollen über Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen Zugriffsrechte für diese Kategorien gewähren. Erfahren Sie mehr über Zugriffsrechte.

Schritt 2: Dokumentvorlagen erstellen

Sie können in Personio Dokumentvorlagen verwenden, um auf ihrer Grundlage mitarbeiterspezifische Dokumente zu erstellen. Nutzen Sie dafür Platzhalter, Gender-Variablen und Auswahlblöcke. Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, benötigen Sie zunächst ein Textverarbeitungsprogramm. Personio unterstützt Vorlagen, die als Microsoft-Office- oder OpenOffice-Dokument angelegt wurden.

Sie können Platzhalter hinzufügen, die dann automatisch mit den entsprechenden Mitarbeiterdaten befüllt werden. Platzhalter müssen immer in zwei geschweifte Klammern gesetzt werden.

Personio unterstützt die folgenden drei Arten von Platzhaltern:

Vordefinierte Systemplatzhalter: für Systemattribute, die nicht geändert oder gelöscht werden können, wie Vorname oder Abteilung. Diese müssen auf Englisch benannt sein, zum Beispiel {{first_name}} oder {{department}}.
Benutzerdefinierte Platzhalter: für von Ihnen angelegte Attribute. Diese müssen genau so benannt werden, wie sie in Ihrem Personio-Konto gespeichert sind. Sie können beispielsweise ein Attribut für bevorzugte Pronomen erstellen. Als Platzhalter wäre dies {{Bevorzugte Pronomen}}
Attributsunabhängige Platzhalter: beziehen sich nicht auf Attribute und können manuell mit Freitext befüllt werden, wenn die Vorlage einem Mitarbeiter zugewiesen wird. Vielleicht möchten Sie in Ihrem Dokument die Ziele auflisten, an denen Mitarbeiter während eines kürzlichen Beurteilungszeitraums gearbeitet haben. Der Platzhalter könnte sein {{Ziel 1}}.

Eine vollständige Liste der Platzhalter und detaillierte Informationen darüber, wie Sie Dokumentvorlagen erstellen, finden Sie im Artikel Dokumentvorlagen erstellen – Platzhalter. Sie können auch Mustervorlagen anzeigen und herunterladen.

Schritt 3: Dokumentvorlage in Personio speichern

Sobald Sie Ihre Dokumentvorlage in einer Textverarbeitungsanwendung erstellt haben, können Sie diese in Personio speichern.

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente.
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen.
Klicken Sie unten auf der Seite auf Vorlage hinzufügen. Wählen Sie eine Dokumentkategorie, geben Sie der Vorlage einen Namen, und wählen Sie die Sprache des Dokuments. Wählen Sie die Dokumentvorlage aus, die Sie zuvor im Microsoft-Office- oder OpenOffice-Format erstellt haben.
Klicken Sie auf Hochladen.

Schritt 4: Dokumentvorlage zuweisen

Um eine Dokumentvorlage mit den Daten eines bestimmten Mitarbeiters zu befüllen, navigieren Sie zunächst in das entsprechende Mitarbeiterprofil und wählen Sie hier den Reiter Dokumente. Starten Sie die Dokumentkonfiguration, indem Sie über den Button Neu von Vorlage die gewünschte Dokumentvorlage auswählen.

Auf der linken Seite erscheint eine Auflistung aller Platzhalter sowie Ihrer individuellen Auswahl-Textblöcke. Die Daten können an dieser Stelle überprüft und ergänzt werden. Auf der rechten Seite wird Ihnen eine Vorschau des fertigen Dokuments angezeigt. Speichern Sie das Dokument wahlweise im Originalformat oder als PDF ab.

Das erzeugte Dokument ist nun, je nach Konfiguration der Zugriffsrechte, unter den Dokumenten des Mitarbeiters in Personio abrufbar.

Schritt 5: Dokumente hochladen

Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt hochladen. Weitere Informationen über diese beiden Optionen finden Sie in den folgenden Artikeln:

Nächster Schritt

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Wie können wir Ihnen helfen?

Dokumentkategorien und Vorlagen erstellen und verwalten (Implementierung)