Schritt 10: Konfiguration von On- und Offboarding-Prozessen

 

Damit sowohl Ein- als auch Austritte Ihrer Mitarbeiter erfolgreich verlaufen, bietet Personio Ihnen die Möglichkeit standardisierte Prozesse für diese Ereignisse zu hinterlegen. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter rechtzeitig eingerichtet sind oder dass Arbeitsmaterialien fristgerecht zurückgegeben werden. Für die jeweiligen Prozesse lassen sich unter Einstellungen > On-/Offboarding eine beliebige Anzahl an Vorlagen und Schritten definieren.

Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration der Onboarding-Prozesse analog zu der Konfiguration der Offboarding-Prozesse funktioniert - um den Artikel weniger komplex zu gestalten, sprechen wir im folgenden Artikel nur von Onboarding-Prozessen.


 

Erstellung von Onboarding-Schritten

Legen Sie zuerst beliebig viele Onboarding-Schritte einmalig an. Diese können Sie später in unterschiedlichen Onboarding-Vorlagen wiederverwenden und beliebig sortieren. Überlegen Sie, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen im Rahmen des Eintritts eines neuen Mitarbeiters anfallen. Entscheiden Sie sich für einen E-Mail-Versand oder einen Standardschritt, tragen den Namen des Onboarding-Schritts in das entsprechende Feld ein und navigieren Sie auf den Plus-Button.

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  • E-Mail-Versand
    Über den Onboardingschritt E-Mail-Versand können Sie verschiedene E-Mails vorformulieren, die im Rahmen des Onboardings versendet werden sollen. Der Versand kann manuell oder automatisch erfolgen. Definieren Sie Empfänger und Absender, legen Sie einen Betreff fest sowie den Inhalt der Mail. Fügen Sie ggf. einen Anhang hinzu und klicken Sie auf Speichern.

    Wir empfehlen, den E-Mail-Versand zunächst manuell einzustellen und die Automatisierung erst zu nutzen, sobald alle Onboardingvorlagen fertig eingerichtet sind.
  • Standardschritt
    Ein Standardschritt kann mehrere Aktionen beinhalten haben, um den Mitarbeiter beispielsweise dazu aufzufordern, ein Profilbild hochzuladen, seine persönlichen Daten zu vervollständigen oder Dokumente hochzuladen. Zu diesem Zweck können Sie aus acht verschiedenen, beliebig kombinierbaren Abschnitts-Typen wählen. Eine Übersicht aller Möglichkeiten finden Sie in der folgenden Tabelle:
Art des Abschnitts Beschreibung
Textinformation Zeigt einen Text an, der als Erklärung zum Ausfüllen des restlichen Formulars dienen kann. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
Dokument zum Download Wählen Sie ein Dokument aus, welches dem Mitarbeiter zum Download angezeigt werden soll.
Mitarbeiterattribut Verbindung mit einem Mitarbeiterattribut im Mitarbeiterprofil, das ausgefüllt werden muss.
Profilfoto Profilfoto für diesen Mitarbeiter hochladen.
Checkbox Zeigt eine Checkbox an, die der Mitarbeiter anklicken muss (oder kann).
Textfeld ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das der Mitarbeiter Text eintragen kann.
URL ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das eine valide URL eingegeben werden muss.
Dokument hochladen Zeigt ein Formular an, in dem eine Datei hochgeladen werden kann, und mit einer Kategorie der Dokumentenverwaltung verknüpft werden kann.


Sie haben die Möglichkeit, den Mitarbeitern für den Abschnittstypen Mitarbeiterattribut Bearbeitungsberechtigung zu geben. Weiterhin können Sie Abschnitte als Pflichtangabe hinterlegen, d.h. dass der Mitarbeiter einen Schritt erst als erledigt markieren kann, sobald dieser Abschnitt durchgeführt wurde.

Viele Schritte werden bei allen neuen Mitarbeitern gleichermaßen durchgeführt, wie beispielsweise das Anlegen einer Personalakte oder die Begrüßung. Diese Schritte müssen nur einmal erstellt werden und können dann in beliebig vielen Vorlagen Verwendung finden.

 

Erstellung von Onboarding-Vorlagen

Nun können Sie beliebig viele Onboarding-Vorlagen erstellen, um beispielsweise Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, Büros oder mit verschiedenen Anstellungsverhältnissen individuell zu empfangen. Tragen Sie in das Feld Neue Vorlage den Namen der entsprechenden Vorlage ein und speichern Sie den Vorgang über den Plus-Button ab. Fügen Sie anschließend beliebig viele, zuvor angelegte Onboarding-Schritte der Vorlage hinzu, um ihren Onboarding-Prozess abzubilden. Wählen Sie zusätzlich einen Verantwortlichen für diesen Schritt und eine Frist aus.

Wählen Sie ein Team als Verantwortlichen, so können verschiedenen Abteilungen mühelos in den Onboarding-Prozess integriert werden. Definieren Sie die Zusammensetzung der Teams unter dem gleichnamigen Reiter. Die Konfiguration der Onboarding-Teams erfolgt analog zur Konfiguration von Mitarbeiterrollen.

Sie haben die Möglichkeit bestehende Onboarding-Vorlagen zu duplizieren, umzubenennen und dann entsprechend Ihren Anforderungen zu editieren.

Alle für einen Onboarding-Schritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Frist die erste Benachrichtigungs-E-Mail sowie einen entsprechenden Eintrag in den To-dos ihres Personio-Dashboards. Zwei Tage vor Ablauf der Frist wird eine weitere Benachrichtigung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding To-dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Benachrichtigungen erinnert.

In den Helpcenter Artikeln Best Practices für Onboarding-Vorlagen und Schritte und Best Practices für Offboarding-Vorlagen und Schritte finden Sie eine Übersicht über die gängigsten On- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

 

Aktivierung von Onboarding-Prozessen

Navigieren Sie im Profil des entsprechenden Mitarbeiters auf den Reiter Onboarding und wählen eine der angezeigten Onboarding-Vorlagen aus. Hier werden alle Onboarding-Vorlagen gelistet, welche zuvor angelegt wurden.

Nach dem Zuweisen der Vorlage erscheint eine Liste aller nötigen Onboarding-Schritte mit der jeweiligen Frist sowie einem Status. Sollen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Schritte angezeigt bekommen, darf für das Zugriffsrecht Ansicht in der Sektion Onboarding kein Häkchen gesetzt werden. Weitere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie hier.

Auf diese Weise bekommt jeder Verantwortliche seine Aufgaben und kann diese nach und nach abarbeiten. Über die Farbmarkierungen können Sie den Fortschritt der einzelnen Schritte verfolgen. 

 

Aktivierung von Offboarding-Prozessen

Aktiven Mitarbeitern können keine Offboarding-Vorlagen zugewiesen werden. Der Reiter Offboarding erscheint erst im Mitarbeiterprofil, sobald die Beendigung des Arbeitsverhältnisses über das jeweilige Mitarbeiterprofil eingetragen wurde. 

Weisen Sie dem Mitarbeiter anschließend die passende Offboarding-Vorlage zu. 

 

Verwaltung von On- und Offboarding-Prozessen

Auf dem Dashboard behalten Sie den Überblick über den Fortschritt der On- und Offboarding-Prozesse Ihrer Mitarbeiter: Nutzer, die mindestens Ansichtsrecht auf den Onboarding-Bereich haben, sehen die Anzeige, wie viele und welche Mitarbeiter gerade einen On- oder Offboarding Prozess durchlaufen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Mitarbeiter navigieren, wird zusätzlich angezeigt, zu wie viel Prozent der Prozess abgeschlossen ist.

Mit Klick auf den Bereich öffnet sich die Mitarbeiterliste. In der Spalte On- bzw. Offboarding-Status wird pro Mitarbeiter nochmals der aktuelle Prozessfortschritt angezeigt. Über den Button Aktionen und der Funktion On-/Offboarding-Prozess abschließen können Sie mittels Masseneditierung die offenen Ein- oder Austrittsprozesse derjenigen Mitarbeiter schließen, die z. B. schon über einen längeren Zeitraum offene To-dos haben und ihr Onboarding nie komplett im Profil beendet haben.

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Weitere Informationen zu der Verwaltung von Onboarding-Prozessen finden Sie hier.

 

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