Schritt 9: Konfiguration von On- und Offboarding-Prozessen

Damit sowohl Ein- als auch Austritte Ihrer Mitarbeitern erfolgreich verlaufen, bietet Personio Ihnen die Möglichkeit standardisierte Prozesse für diese Ereignisse zu hinterlegen. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter rechtzeitig eingerichtet sind oder dass Arbeitsmaterialien fristgerecht zurückgegeben werden. Für die jeweiligen Prozesse lassen sich unter Konto konfigurieren > On-/Offboarding eine beliebige Anzahl an Vorlagen und Schritten definieren.

Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration der Onboarding-Prozesse analog zu der Konfiguration der Offboarding-Prozesse funktioniert.


1. Erstellung von Onboarding-Schritten

Legen Sie zuerst beliebig viele Onboarding-Schritte einmalig an. Diese können Sie später in unterschiedlichen Onboarding-Vorlagen wiederverwenden. Überlegen Sie dazu, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen im Rahmen des Eintritts eines neuen Mitarbeiters anfallen. Entscheiden Sie sich für einen Standardschritt oder einen Emailversand, tragen den Namen des Onboarding-Schritts in das entsprechende Feld ein und navigieren Sie auf den Plus-Button.

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Ein Onboarding-Schritt wiederum kann mehrere Abschnitte haben, welche den Mitarbeiter beispielsweise dazu auffordern können ein Profilbild hochzuladen, seine persönlichen Daten zu vervollständigen oder Dokumente hochzuladen. Zu diesem Zweck können Sie aus acht verschiedenen, beliebig kombinierbaren Abschnitts-Typen wählen. Eine Übersicht aller Möglichkeiten Abschnitte zu definieren, finden Sie in der folgenden Tabelle:

Art des Abschnitts Beschreibung
Textinformation Zeigt einen Text an, der als Erklärung zum Ausfüllen des restlichen Formulars dienen kann. URLs werden automatisch zu Links konvertiert.
Dokument zum Download Wählen Sie ein Dokument aus, welchen dem Mitarbeiter zum Download angezeigt werden soll. 
Mitarbeiterattribut Verbindung mit einem bestimmten Mitarbeiterattribut, welches automatisch ausgefüllt wird.
Profilfoto Profilfoto für diesen Mitarbeiter hochladen.
Checkbox Zeigt eine Checkbox an, die der Mitarbeiter anklicken muss (oder kann).
Textfeld ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das der Mitarbeiter Text eintragen kann.
URL ausfüllen Zeigt ein Textfeld an, in das eine valide URL eingegeben werden muss.
Dokument hochladen Zeigt ein Formular an, in dem eine Datei hochgeladen werden kann, und mit einer Kategorie der Dokumentenverwaltung verknüpft werden kann. 


Sie haben die Möglichkeit, den Mitarbeitern für den Abschnittstypen Mitarbeiterattribut Bearbeitungsberechtigung zu geben. Weiterhin können Sie Abschnitte als Pflichtangabe hinterlegen, d.h. dass der Mitarbeiter einen Schritt erst als erledigt markieren kann, sobald dieser Abschnitt durchgeführt wurde.

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Viele Schritte werden bei allen neuen Mitarbeitern gleichermaßen durchgeführt, wie beispielsweise das Anlegen einer Personalakte oder die Begrüßung. Diese Schritte müssen nur einmal erstellt werden und können dann in beliebig vielen Vorlagen Verwendung finden.

 

2. Erstellung von Onboarding-Vorlagen

Nun können Sie beliebig viele Onboarding-Vorlagen erstellen, um beispielsweise Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, Büros oder mit verschiedenen Anstellungsverhältnissen individuell zu empfangen. Tragen Sie in das Feld Neue Vorlage den Namen der entsprechenden Vorlage ein und speichern Sie den Vorgang über den Plus-Button ab. Fügen Sie anschließend beliebig viele, zuvor angelegte Onboarding-Schritte der Vorlage hinzu, um ihren Onboarding-Prozess abzubilden. Wählen Sie zusätzlich einen Verantwortlichen für diesen Schritt und eine Frist aus.

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Alle Verantwortlichen erhalten 7 Tage vor Ablauf der Deadline die von ihnen zu erledigenden Schritte als Aufgabe auf ihrem Dashboard sowie eine entsprechende Email-Erinnerung. Wählen Sie ein Team als Verantwortliche, so können verschiedenen Abteilungen mühelos in den Onboarding-Prozess integriert werden. Die Zusammensetzung der Teams können Sie unter dem gleichnamigen Reiter definieren. Die Konfiguration der Onboarding-Teams erfolgt analog zur Konfiguration von Mitarbeiterrollen.

Sie haben die Möglichkeit bestehende Onboarding-Vorlagen zu duplizieren, umzubenennen und dann entsprechend Ihren Anforderungen zu editieren.

 

3. Aktivierung von Onboarding-Prozessen

Navigieren Sie im Profil des entsprechenden Mitarbeiters auf den Reiter Onboarding und wählen eine der angezeigten Onboarding-Vorlagen aus. Hier werden alle Onboarding-Vorlagen gelistet, welche zuvor angelegt wurden.

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Nach dem Zuweisen der Vorlage erscheint eine Liste aller nötigen Onboarding-Schritte mit der jeweiligen Frist sowie einem Status. Sollen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Schritte angezeigt bekommen, darf für das Zugriffsrecht Ansicht in der Sektion Onboarding kein Häkchen gesetzt werden. Weitere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie hier.

Auf diese Weise bekommt jeder Verantwortliche seine Aufgaben und kann diese nach und nach abarbeiten. Über die Farbmarkierungen können Sie den Fortschritt der einzelnen Schritte verfolgen. Weitere Informationen zu der Verwaltung von Onboarding-Prozessen finden Sie hier.

 

In den Helpcenter-Artikeln Best Practices für Onboarding-Vorlagen und Schritte und Best Practices für Offboarding-Vorlagen und Schritte finden Sie eine Übersicht über die gängigsten On- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

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